Pokud jste založili svou firmu jako S Corporation nebo C Corporation, většina států požaduje, aby jste pečlivě zaznamenávali aktivity společnosti. Pokaždé, kdy se vaše správní rada schází, vaše společnost potřebuje uchovávat záznam ve spisu pro účely dodržování předpisů.
Existuje dlouhý seznam možných transakcí a řešení, které možná budete muset zaznamenávat. To může zahrnovat cokoli od:
$config[code] not found- Vymezení nového důstojníka.
- Odstoupení ředitele.
- Nákup pojištění.
- Prodej akcií
- Získání kreditní / kreditní karty ve jménu společnosti.
Uchovávání záznamů může být hodně, aby se udržely rovně, zejména pro majitele malé firmy. Nicméně, správné jednání minuty jsou nezbytné pro udržení vašeho podniku v dobrém stavu a udržování vašeho osobního štítu odpovědnosti. Níže jsou některé z klíčových věcí, které potřebujete vědět, pokud jde o vedení zápisů ze schůzí.
Co jsou zápisy z jednání?
Zápisy z jednání schvalují oficiální zprávu o tom, co bylo učiněno nebo o němž mluvilo na oficiálních schůzkách, včetně jakýchkoli rozhodnutí nebo kroků.
Jsou přijímány během formálního zasedání představenstva nebo akcionářů společnosti, jako jsou počáteční a roční schůzky. Minulé zasedání obvykle zaznamenává sekretářka společnosti (nebo jiná osoba jmenovaná na schůzi).
Co by mělo být zahrnuto v zápisu z jednání?
Zápisy z jednání nemusejí obsahovat každý detail. Musíte pouze zdokumentovat klíčové informace a veškerá rozhodnutí nebo přijatá opatření. Obecně platí, že vaše zápisy by měly být dostatečně podrobné, aby sloužily jako "institucionální paměť" vaší společnosti.
Typické minuty obsahují následující:
- Základní informace o schůzce: datum, čas, místo.
- Kdo se zúčastnil, spolu se zvláštní poznámkou v případech, kdy účastníci přišli pozdě nebo odešli brzo.
- Položky agendy se stručným popisem každé položky.
- Akce hlasování s podrobným popisem toho, jak každý jednotlivec hlasoval, spolu s jakýmkoli zdržením.
- Čas, kdy bylo zasedání odloženo.
Ve většině případů nemusíte vytvářet minuty od začátku. Bezplatné šablony online můžete najít jako výchozí bod. Zvolte typ minut / dokumentace, vyplňte polotovary a vytiskněte je a budete splňovat vaše povinnosti v oblasti vedení záznamů.
Kdo je povinen pořádat setkání?
Většina států požaduje, aby jak korporace S, tak korporace C dokumentovaly důležitá obchodní rozhodnutí a hlavní schůzky, které zastáváte.
V současné době jsou následující státy ne vyžadují minuty, které mají být uloženy:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Severní Dakota
- Oklahoma
Kromě toho se společnosti LLC nevyžaduje, aby uchovávaly minuty.
Co mám dělat s minutami poté, co jsou zaznamenáni?
Zápisy nemusejí být podávány se státem, ale mohou být uchovávány s vašimi dalšími firemními záznamy, jako jsou například stanovy, nařízení a usnesení.
Stejně jako ostatní dokumenty byste měli mít po ruce minuty po dobu nejméně sedmi let. Členové společnosti, jako jsou akcionáři, důstojníci a ředitelé, mají právo na přezkoumání zápisu z jednání na základě "přiměřené žádosti" společnosti.
Ačkoli tyto doklady nemusíte podávat se státem, měly by být stále považovány za důležité dokumenty a jsou nezbytné pro ochranu dobrého stavu Vaší společnosti a vašeho omezeného ručení.
16 Komentáře ▼
