Klíčem k psaní efektivní zprávy je jen držet se faktů. Zaměřte se na nejdůležitější detaily. Nejlepší zprávy poskytují jasné a stručné vysvětlení daného tématu. Mnoho lidí se domnívá, že zpráva musí být dlouhá a zaplavena podrobnostmi, ale ve skutečnosti se efektivní zpráva dostane k bodu věci stručným způsobem. Než začnete psát zprávu, nejprve vytvořte seznam s odrážkami všech témat, o kterých je potřeba diskutovat. Zprávu můžete sestavit na základě těchto informací.
$config[code] not foundPřed sestavením sestavy načrtněte svůj přehled. Vytvořte obecné oddíly a rozdělte tyto oddíly do menších podkapitol s nadpisy, které jsou popisné a snadné sledovat. Vytvořte obrys do obsahu a obsah začleňte na začátek přehledu, takže čtenář bude schopen snadno odkazovat na informace ve zprávě.
Určete své publikum. Kdo čte tuto zprávu? To vám pomůže rozhodnout o tónu zprávy. Rozhodněte se, zda je neformální nebo formální. Bez ohledu na tón, který používáte, napište jednoduchým a přímočarým jazykem. Vyvarujte se "firemního mluvení", žargonu a velkých slov.
Spusťte sestavu s shrnutím. Shrnout klíčové body. Použijte kuličky pro jednoduchost a upozorněte na hlavní cíle zprávy. Vraťte se k tomuto shrnutí po dokončení zprávy, abyste potvrdili, že jste zaznamenali všechny nejdůležitější podrobnosti.
Uveďte konkrétní podrobnosti o každém pododdílu, který jste popsali v prvním kroku. Rozdělte je do krátkých odstavců. Každý odstavec by neměl překročit čtyři nebo pět vět. Vyvarujte se komplikovaných popisů: Uveďte svůj bod, příslušné statistiky nebo navrhované akce a přejděte k další části.
Pro ilustraci vašich bodů použijte vizuální prvky moderování. Grafy, grafy a fotografie, které podporují vaše nálezy, pomohou čtenáři pochopit pojmy.
Přečtěte si zprávu dvakrát po dokončení prvního návrhu. Vypněte zbytečná slova a redundantní jazyk. Správné gramatické a pravopisné chyby.
Rozložte text zprávy v atraktivní šablony s jednoduchým krytem. Na webu společnosti Microsoft jsou k dispozici zdarma šablony přehledů (viz zdroje). Vložte sestavu do spirálové vazby, aby čtenáři mohli snadno procházet stránky.
Tip
Minimalizujte počet stránek, pokud chcete, aby zpráva byla účinná.
Nedovolte, aby se vaše čtenář ztrácel nebo zastrašoval podle délky zprávy. Chcete, aby lidé přečetli zprávu v plném rozsahu spíše než jednoduše ji odstranit.
Umožněte dalšímu čtenáři podívat se na zprávu, aby se ujistil, že efektivně předává vaše body.
