Svatý grál řízení projektů: Ušetříte čas i peníze, zatímco stále vynášíte skvělý a vysoce kvalitní projekt. Je to cíl, který chce každá společnost dosáhnout, ale mnozí z nich z mnoha důvodů nečiní. Ať už je to nedostatek zdrojů, nedostatek rozpočtu nebo nedostatek znalostí, společnosti často dovolují, aby projekty úplně spirály mimo kontrolu v rozsahu, rozpočtu nebo jedním z mnoha jiných způsobů, jak projekty často vystupují z kolejí.
$config[code] not foundTakže jak běžný je problém projektů mimo kontrolu a co je důležitější, jaký je klíč k tomu, aby se tomu zabránilo?
Jak se projekt stává albatrosem
Před několika lety provedla Evropská oddělení pro strategii služeb studii, která určila, kolik projektů prošlo rozpočtem a co stojí společnosti v dlouhodobém horizontu. Jejich nálezy byly extrémnější než se předpokládalo:
- Celková hodnota smluv - 47,65 miliard dolarů.
- Překročení nákladů činilo 14,54 miliard dolarů.
- 57% z celkových smluv (105) zaznamenalo překročení nákladů.
- 33% z celkových smluv (105) utrpělo velké zpoždění.
- 30% z celkových smluv (105) bylo ukončeno.
Podobná studie publikovaná společností Harvard Business Review - analyzující celkem 1 471 IT projektů - zjistila, že průměrný přebytek byl 27%. Zatímco toto je samo o sobě podstatné, studie zjistila, že jeden z šesti projektů překonal svůj rozpočet v průměru o 200% a překročil své plány o téměř 70%.
Jaká byla příčina těchto problémů? Studie HBR zjistila, že je na vině řada faktorů. Ale mnozí z nich se dostali ke špatnému plánování a nedostatku informací. Některé společnosti hrubě podceňovaly náklady a čas, které se na daném projektu účastní. Jiní si zakoupili vlastní marketingový humbuk, což příliš zjednodušilo to, co se týkalo a nadhodnocovalo vlastní schopnosti.
Najít Happy Media
Je samozřejmé, že správné plánování projektů je nutné. Ale co přesně to znamená?
Zatímco vznešené cíle mohou ve fázi návrhu fungovat dobře, mohou být po celou dobu životnosti projektu zničující. Čím větší a delší je projekt, tím větší je prostor pro překonání příliš vysokých cílů a projekt překročí své rozpočtové a časové omezení.
Ale i při nejlepším plánování dochází k nepředvídatelným událostem. Mohlo by to být cokoli od změny požadované klientem až po nepředvídané změny na trhu, které vyžadují úpravu.
Jedním z nejlepších způsobů, jak snížit náklady na projekt a překonat rozpočet, může být jednoduché sledování času a výdajů na jednotlivé projekty pro zúčastněné zaměstnance. Tímto způsobem získají projektoví manažeři přesnější odhad rozsahu projektů a toho, co se vynaloží s ohledem na čas na projekt a skutečné výdaje na projekt. Doba sledování může rovněž odhalit, kteří zaměstnanci mohou vyžadovat trochu posunu nebo více pokynů pro přesné dokončení projektu se schopností.
Více často než ne, projekt překračuje své cíle dříve než později. Naneštěstí mnozí projektoví manažeři slepě sledují uvedený plán a velmi málo analyzují, aby se ujistili, že prozatímní cíle se vyrovnají rozpočtovým a plánovacím cílům. Pokud jste dosáhli 10% cílů projektu, ale spotřebovali jste 15% rozpočtu, není důvod se domnívat, že trend se bude měnit, aniž byste se zajímali a upravovali. Bez úprav byste mohli očekávat, že u 20% práce bude projekt spotřebovávat 30% rozpočtu a tak dále. Při této míře bude v době realizace projektu stát 150% přiděleného rozpočtu.
Některé zásady, které je třeba zvážit
S každým projektem je důležité, aby byly zavedeny milníky, které by vyhodnotily dosažený pokrok, a uvidíte, jak tento pokrok odpovídá parametrům a cílům projektu. Čím dříve se to děje, tím dříve se objeví potenciální problémy a je možné provést úpravy, aby se projekt udržel na cílovém místě.
Nezapomeňte zůstat v pravidelné komunikaci se zaměstnanci na projektu v případě, že potřebují trochu vyjasnění v průběhu milníků. Nejenže to udržuje projekt na správné cestě, ale také přidává soudržnost skupinovému úsilí.
S dobrým plánováním a pečlivým sledováním se vaše společnost může vyhnout neúspěšnému statistickému výsledku a může dosáhnout cíle úspor času a peněz při poskytování kvalitního produktu nebo služby.
Schůzka fotografií přes Shutterstock
2 Komentáře ▼
