Podvody s úhradou nákladů mohou být pro malé podniky velmi nákladné. Nedávná studie společnosti Chrome River Technologies uvádí, že existuje potenciál, aby náklady amerických firem ročně dosáhly až 1,9 miliardy dolarů.
To je přibližně 35 000 dolarů za podnik. Malé obchodní trendy hovořily s Annou Becknellovou, vedoucím viceprezidentem zákaznického úspěchu společnosti Chrome River Technologies o tom, co malý podnik potřebuje vědět.
$config[code] not foundPodobně jako název napovídá, podvod za úhradu nákladů je trestným činem, ke kterému dochází, když zaměstnanec uplatňuje nárok na zaplacení za falešné obchodní výdaje.
Jak zabránit podvodům při náhradě výdajů
Používejte aktualizovanou technologii
Správa a kontrola výkazů výdajů vyžaduje, aby byly efektivní moderní technologie. Použití ručních výkazů výdajů bylo číslem číslo jedna z průzkumu.
"Je úžasné, kolik malých a středních firem stále používá metodu svíčky a pastelky," říká Becknell. "Stále to dělají papírem nebo tabulkami Excel a zasílají je po firmě."
Problémem s těmito zastaralými systémy je neschopnost sledovat a sledovat trendy, které by měly vypnout alarmy. Technologie zahrnující nástroje, jako je automatizovaná analýza, vám pomáhá vyhledávat hotspoty jako stejný doklad, který byl odeslán několikrát.
Becknell říká, že automatizace snižuje náklady na úhradu nákladů na polovinu.
Rozumět mužům Cheat More
Podvody s úhradou nákladů nejsou jednou z oblastí, kde existuje rovnost mezi pohlavími. Ve skutečnosti zpráva uvádí, že muži mají více než dvakrát větší pravděpodobnost spáchání trestného činu než jejich ženská protějšky. Nejen to, že měli více než čtyřikrát vyšší pravděpodobnost, že přidají alespoň 1000 dolarů na své výdaje.
Poznejte, že mladší zaměstnanci spáchají více těchto zločinů
Ve skutečnosti téměř 83% podvodů za úhradu výdajů bylo spácháno zaměstnanci mezi 25 a 44 lety.
Implementujte formální písemnou politiku
Nejen, že je důležitá písemná politika, malý podnik by měl mít postup, který řídí, že zaměstnanci vedení zpracovávají to, co potřebují vědět. Becknell navrhne, aby zaměstnanci podepisovali dokument, který jim pomáhá převzít odpovědnost za politiku.
"Když podepíšete něco, je to emocionální připoutání," říká.
Zahrnout pravidla vysoké úrovně
Tato politika nemusí být příliš podrobná, ale musí stanovit hranice výdajových výdajů. Například, aniž by bylo nutné přesně stanovit částku, kterou můžete zaplatit za jízdu v kabině, měla by svým zaměstnancům říct, zda je přijatelná třída pro podnikání nebo trenér.
Jednoduchost by měla být jednou z benchmarku, kterou používáte zde.
Nekomplikujte proces
Účetníci často vidí příležitost hlouběji hloubit výdaje společnosti, když automatizují proces. Výsledkem je zpráva o výdajích, která je komplikovaná a má tendenci se dostat do gumy, aniž by byla řádně kontrolována.
Proto je důležité se podívat, kolikrát a proč výdajové zprávy přecházejí z člověka na člověka. Malé podniky by se měly snažit zjednodušit tuto část procesu.
Věnujte pozornost osobním nákladům
Jeden z největších výdajů na podvodné výdaje je nahrazení osobních výdajů za podnikové. Jednou z nabízených předmětů je nárok na víkendové jídlo, kdy zaměstnanec není naplánován na cestu.
Dávejte pozor na extravagantní výdaje
Více než třetina těch, kteří se přihlásili k podvádění v technologii Chrome River Technology, informovala o přidání částek v rozmezí od 100 do 499 USD. Množství, která vypadají pozměněná, jsou červené vlajky, které byste měli hledat. Například příjem, který vypadá, že používá dva různé druhy inkoustu, je obvykle mrtev.
Schválit schvalovatele
"Budete chtít souhlasit s těmito příjmy smysluplně a vycvičit schvalovatele," říká Becknell. Dodává, že je důležité, aby pochopili, co hledat, a že jsou zodpovědní za to, že zachycují podvodné nároky.
Používejte kreditní karty společnosti jako aktivní krok
Kdekoli je to možné, používání firemních kreditních karet odrazuje podvodné nároky. Jedná se o vynikající způsob, jak zablokovat důležité informace, jako je datum a částka jakékoli transakce.
Fotografie pomocí programu Shutterstock
