Plánovač schůzí na velké konferenční ubytovně je pověřen klientskou událostí od počátečního kontaktu, dokud skupina neopustí hotel. Plánovač zpracovává vše od rezervací schůzí a hotelových pokojů až po přípravu jídla a vybavení. Ve velkém zařízení mohou být někteří plánovači setkání, kteří mají všechny různé odborné znalosti a společně pracují na skupinových akcích. Příklady těchto různých oblastí zahrnují výhrady, potraviny a nápoje a vztahy s veřejností.
$config[code] not foundVztahy s veřejností a marketing
V této roli plánovač schůzek slouží veřejnosti jako zástupce ubytovacího a konferenčního zařízení. Plánovačem je zajistit, aby zařízení mělo pozitivní pověst a pomohlo přinést klientské rezervace. Schůzi plánovačů vytvářejí brožury, které popisují služby zařízení, reagují na e-maily nebo telefonické dotazy ohledně služeb plánování událostí a poskytují informace o aktuálních konferenčních zařízeních a službách pro použití na webových stránkách hotelu. V této roli plánovač vytváří obsah pro multimediální reklamu pro oddělení plánování událostí zařízení. Plánovač je rovněž povinen oslovit podniky a konvence, aby podpořil nové a pokračující podnikání.
Rezervace a registrace
Při práci především na rezervacích a registraci plánovač schůzky pomáhá klientům při rezervování hotelových a tanečních sálů pro účastníky. V závislosti na tom, jak velká je skupina a jaké aktivity se mají konat na místě, plánovač schůzí navrhne, které zasedací místnosti v konferenčním centru by nejlépe vyhovovaly potřebám klienta. Plánovač také pořizuje skupiny klientských skupin pro účastníky a pomáhá s případným přeplněným ubytováním. Součástí této role plánovače schůzek je vyjednávání skupinové diskontní sazby a případná pomoc při cestování. Projektanti schůzek také pomáhají při registraci návštěvníků na místě.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingPotravin a nápojů
Každá konvence potřebuje potravinářské a nápojové služby. Naštěstí pro klienty se plánovači schůzí na místě snadno postará o tuto záležitost. Plánovač schůzek pomáhá klientovi zjistit, kolik jídla je potřebné pro plánované množství účastníků. Část z toho pomáhá určit, zda mají být jídla podávána ve večeři nebo ve stylu bufetu a jaké nápoje by měly být nabízeny. Plánovač schůzky projednává menu s každým jídlem s klientem a pomáhá při vytváření rozpočtu nebo balíčku pro klienta.
Technické povinnosti
Existuje mnoho různých technických aspektů práce pracovníka schůzky ve velké konferenční ubytovně. Jedním z technických finančních aspektů role je pomáhat klientovi rozvíjet rozpočet a určit, jak mají být všechny služby v zařízení vypláceny. Plánovač schůzky organizuje celou událost klienta a ujistí se, že klient ví, jaké konferenční místnosti jsou k dispozici a kdy rozvíjí plán událostí. Navrhovatelé také odpovídají za nalezení, pronájmu a nastavení jakéhokoli audiovizuálního nebo jiného specializovaného vybavení, které klient potřebuje. Plánovač schůzek může na žádost klienta také vyhledat a zajistit zábavu.
