Stále více dodavatelů představí platformy Cloud a softwarové služby (SaaS), které spojují lidi online.
Nedovolte, aby se vám však průmyslové pojmy jako "Cloud platformy" a SaaS zaměňují. To vše znamená, že lidé používají softwarové aplikace, které jsou založené na webu, spolupracovat.
Účelem těchto spolupracujících softwarových systémů je napodobit pracovní prostředí, které jsme měli od první organizované kanceláře.
$config[code] not foundZamyslete se nad pracovním prostředím, které lidé používají od doby, kdy se organizovaná kancelář stala samozřejmostí. Vidíme to nejlépe ve starých filmech (nebo v epizodách šílených mužů) - každé oddělení na jiném patře, řady sekretářů sedících na psacích strojích IBM Selectric, mladých vedoucích pracovnících ve skříních, seniorů v kancelářích.
V mých dřívějších dnech v AT & T jsme neustále přeskupovali lidi tak, aby všichni členové národních účetních týmů seděli vedle sebe. Dokonce jsme viseli týmové známky ze stropu. Schůzky se konaly okamžitě a podělit se o dokument, jen jsem složil složku na kolegu.
Dnes se pracovní prostředí dramaticky změnilo. Více lidí pracuje vzdáleně z domova. Máme virtuální týmy, více konzultantů a externí personál. Rostoucí ceny plynu a ekonomické situace znemožní virtuální kancelář ještě více.
Každý má jiný popis virtuální kanceláře. Od osmdesátých let jsem provozoval virtuální společnosti. Vzpomínám si, že jsem nadšený, že mám e-mailový účet MCI a uvědomil jsem si, že nemusím komunikovat s hlasovou poštou a komunikovat s lidmi.
Od té doby mám mnoho zkušeností s tím, co funguje a co ne. Dovolte mi sdílet požadavky, které myslím, že by softwarové aplikace měly mít k tomu, aby pomohly lidem spolupracovat v dnešní "virtuální kanceláři":
Jednoduchost a znalost
Lidé přirozeně odolávají (někteří říkají nenávist) se mění. Rozhraní softwarové aplikace se musí podobat tomu, s jakým jsou lidé velmi dobře obeznámeni. Musí být také co nejvíce intuitivní.
To může znít jako základní, ale pokud se podíváte na hráče v prostoru spolupráce právě teď, jen málo to udělalo velmi dobře. Některé softwarové aplikace jsou tak funkčně cizí a obtížně použitelné, že se rychle po několika pokusích o vyřešení základních problémů vzdáváte. Chcete-li překročit propast a stát se dominantním na trhu, musí být uživatelské zkušenosti známé a jednoduché.
Přítomnost / Chat
Cítím, že "přítomnost" a schopnost okamžitě a přímo komunikovat je nejdůležitějším aspektem. Poznání stavu každého, s kým pracujete, je základním kamenem úspěšného systému.
Ve starším běžném kancelářském modelu bychom se mohli podívat do místnosti nebo se opřít o stěnu kabiny, abychom si povídali o počasí nebo o novém vydání produktu. Alternativou dnes je okamžitý chat nebo telefonní konference. Služby jako VOIP nebo bezplatné služby konferenčních hovorů umožnily rychlé a snadné nastavení konferencí ad hoc.
Kontrola / sdílení souborů a spolupráce v reálném čase
Jádrem podnikání jsou dokumenty a spisy. Jedná se o pracovní produkt a pracovní proces. S exponenciálním nárůstem počtu konzultantů, outsourcingů a partnerských komunit je schopnost uplatňovat smysluplné úrovně autority dokumentů jednou z dnešních zásadních imperativů.
Za starých časů jste to mohli ovládat kopírováním pouze určitých stránek pro určité příjemce nebo byste omezili distribuční seznam. Dnes v dobré aplikaci pro spolupráci můžete přiřadit různé úrovně autority s několika stisknutími kláves.
Přidejte podrobný audit trail pro bezpečnost, kontrolu, pohodlí a forenzní a máte přísady životaschopného dokumentu a systému správy souborů. Technologie spolupráce a push technologie v reálném čase automatizuje většinu těchto úkolů správy. V kombinaci tyto nástroje pro správu zastarávají - a eliminují - potřebu příloh e-mailů.
Brzy jsem se zmínil o odporu lidí ke změnám. Existuje mnoho potenciálně výkonných řešení na trhu pro kontrolu dokumentů, zálohování souborů a spolupráci. Výzvou, kterou všichni čelí, je (1) snadné použití a (2) minimalizace potřeby změny chování. Pro masové osvojení musíte napodobit způsob, jakým lidé dnes pracují, a automatizovat co nejvíce funkcí - nezkusit radikálně změnit jejich pracovní vzory.
Konference
Konference je široká kategorie - mám tendenci přemýšlet o tom v kbelících.
- Zobrazit a vypíše události jsou naplánované relace, které mají určeného moderátora a skupinové publikum. Na trhu nyní existuje řada produktů, které jsou velmi dobře ovládány různými cenovými modely a úrovněmi funkcí / funkcí, například Webex.
- věřím, že ad hoc sdílení je jedním z nejužitečnějších prvků ve světě spolupráce. Schopnost okamžitě sdílet obrazovku nebo pracovní produkt bez nastavení je tak blízko, jak se dostaneme k "opírání nad kubickou stěnou." Existují dva způsoby, jak to udělat: (1) produkty, které umožňují okamžité sdílení obrazovky (obvykle na základě jedné osoby) nebo (2) produktů, které umožňují sdílení a aktualizaci dokumentů v reálném čase mezi více uživateli. Využívám široce a považuji je za neocenitelné v "Virtuální kanceláři"
Změna
Každá generace vstupující na pracoviště přináší různé dovednostní sady a předsudky. První skutečná softwarová společnost, pro kterou jsem pracovala, měla domovský systém mainframe e-mailu. CFO bude mít svého správního asistenta vytisknout své kopie e-mailů. Bude ručně psát odpovědi a ona musela být ta, která má zadat jeho zprávu a poslat odpověď na e-mail.
Stejně jako v dnešním desetiletí je to tak směšné, že myšlenka, že jsme udržovali softwarové aplikace a soubory na našem místním počítači, zní stejně absurdně.
Mezitím potřebujeme hybridní řešení, které vyhoví našim pracovním návykům. Zrychlit používání cloud pro aplikace a data, ale dát lidem možnost pracovat z jejich desktopů.
Díky snadnější a pohodlnější práci na internetu bude tradiční pracovní plocha stejně funkční jako vaše mandle - stále tam, ale není potřeba.
* * * * *
O autorovi: George Langan je generálním ředitelem eXpresso Corporation, což je společná softwarová služba. George přináší na stůl rozsáhlé zkušenosti se softwarovými podniky. Jeho blog lze nalézt na adrese:
17 komentářů ▼
