Pro mnohé je volání na schůzku vítaným výskytem. Na mnoha pracovištích stráví pracovníci v setkáních příliš mnoho času, že všichni - příliš - často účinně nedosahují nic. Namísto toho, abyste schůzku, kterou spouštíte, umožnili sloučit se zbytkem bezcenných - a možná dokonce i bolestivých - setkání, které účastníci mohli předtím prožít, rozdělit své oddělení efektivním plánováním a průběhem svého setkání.
$config[code] not foundStanovte cíle. Všechna setkání by měla mít určitý účel. Před setkáním rozhodněte, co chcete dosáhnout. Při sestavování svého cíle napište stručné a snadno srozumitelné prohlášení, například "Chcete-li vybrat reklamní kampaň za čtvrté čtvrtletí."
Připravte si agendu. Seznamte se se všemi tématy, které chcete projednat na schůzi, v pořadí, ve kterém je chcete diskutovat. Přidejte další přehlednost do své agendy tím, že u každé položky projedete odhadovanou dobu, aby vám pomohli zajistit, že jste nezahrnovali příliš mnoho položek.
Sdílejte svůj cíl a program před schůzí prostřednictvím e-mailu. Tím, že sdílíme jak účel setkání, tak program s těmi, kteří se budou před příchodem účastnit, dovolíte jim, aby se psychicky připravili na setkání a zároveň jim poskytli příležitost, aby přišli připraveni s papírem nebo jinými materiály, téma.
Vytvořte roli. Vyberte osobu, která má sloužit jako sekretářka, a požádejte tuto osobu, aby si udělala poznámky, jak probíhá schůzka. Přiřaďte dalšímu účastníkovi schůzky, aby působil jako správce času. Tento jedinec bude sledovat hodiny a pomůže vám zajistit, aby jste dodrželi plánovanou přidělenou dobu pro každou položku programu. Prohlašujte se moderátorovi schůzky a zaujměte úkol včas a efektivně se přesouvat položky programu.
Zopakujte kontrolu schůzky, pokud se vám to podaří. Zvláště pokud účastník vašeho schůzky má tendenci vést jednání z cesty, je důležité, abyste vykonávali svou moc jako vedoucí schůzky a udržovali schůzku na kurzu. Chcete-li to efektivně provést, zdvořile připomínejte jednotlivci, že se snažíte unášet setkání příčiny setkání a požádat jej, aby zachránil své obavy ohledně diskuse později.
Přiřaďte úkoly. Během diskuse a rozhodování o věcech, které je třeba udělat, přiřaďte tyto úkoly na místě. Nastavte také datum splatnosti pro dokončení každého úkolu, čímž se zlepší pravděpodobnost, že se úkol skutečně provede. Požádejte jednotlivce, aby si zapsal tyto úkoly do zápisu.
Schůzku ukončete včas. Pokud povolíte, aby schůzka překročila svůj naplánovaný koncový bod, pravděpodobně zjistíte, že mnozí z účastníků psychicky zkontrolují situaci. Pokud dosáhnete konce přiděleného času a máte předměty, o nichž je třeba ještě diskutovat, uveďte je později z úcty k těm, kteří se na schůzce vydali.
Sdílejte minuty po schůzce. Pošlete e-mailem zasedání společně s poděkováním účastníkům za jejich spolupráci a odhodlání s 24 hodinami konání schůze. Pokud jste během schůzky přidělila mnoho úkolů, přidejte zdvořile připomenutí účastníkům, kteří budou následovat s přiřazenými položkami.
