Týmový asistent pomáhá provádět pracovní zátěž tím, že provádí administrativní úkoly, aby osvobodil členy kancelářského týmu od ostatních povinností. Vstoupí přímo do pomoci s aktuálními projekty, aby se zkušení partneři mohli zaměřit na způsoby, jak zlepšit projekt, řešit problémy nebo řešit požadavky klientů. Další administrativní pomoc je nezbytná pro splnění termínů a dokončení projektů včas. Asistenti pracují pod přímým dohledem vedoucích týmů.
$config[code] not foundAdministrativní povinnosti
Týmoví asistenti pomáhají při administrativních povinnostech, které vyžadují jen malý dohled. Programují schůzky s klienty a zajišťují, aby klienti včas obdrželi dokumenty a pohledávky. Organizují interní týmové setkání a připravují itineráře, aby zajistily, že všichni zaměstnanci jsou na stejné stránce. Mezi další zodpovědnosti patří: třídění e-mailů podle důležitosti, upozornění členů týmu na blížící se termíny, kopie, provozování pohotovosti, příprava dokumentů a organizování elektronických souborů. Rychlost, efektivní komunikační dovednosti a pozornost k detailu jsou nejvyšší požadavky na práci.
Data a výstupy
Pracovní týmy často potřebují další administrativní podporu, aby pomohly při vedení záznamů, správě dat a výsledcích projektů. Týmoví asistenti berou poznámky během setkání a sestavují tyto poznámky do projektových poznámek. Shromažďují a vkládají data do elektronických souborů tak, aby členové týmu měli k dispozici záznamy, které by podpořily jejich analýzy a výsledky projektu. Asistenti připravují výsledky projektu přidáním čísel stran, atraktivních obalů, seznamů termínů a obsahu písemných reportů. Počítačové dovednosti, dovednosti v oblasti vkládání dat a silné korektury pomáhají žadatelům vystupovat jako kvalifikovaní uchazeči o zaměstnání.
Stravování a cestovní zařízení
Asistenti projektu koordinují společné obědy a večeře s členy týmu. Objednávají a vyzvedávají stravu pro zaměstnance, kteří pracují dlouhé hodiny, aby splnili termíny. Cestují po cestách, včetně letů, ubytování a pronájem automobilů. Tím, že zkoumá trasy konference a informuje členy týmu o podrobnostech semináře, uvolní více času pro zkušené členy, aby se zaměřili na rozsáhlé a časově náročné projekty.
Finanční odpovědnost
Zajistit, aby tým zůstal v rozpočtu, je životně důležitá odpovědnost za práci. Týmoví asistenti sledují výdaje na projekty a doklady o nákupu a zaznamenávají tato čísla do účetních softwarových programů a tabulek. Nedělají rozhodování o nákupu vedoucích pracovníků, ale upozorňují vedoucí týmů, když rozpočty vypadají, jako kdyby mohly jít červeně. Asistenti objednávají zásoby a produkty, když zásoby klesnou. Rozpočet a základní znalosti účetních asistenčních projektových asistentů udržují navrhované finanční cíle.
