Tipy pro čas management přímo od Tech Geeks Industry

"Používám metodu 1-2-3. Plánuji jednu opravdu důležitou věc do svého dne, další dvě větší úkoly a tři nebo čtyři menší úkoly. Nejdůležitějším úkolem jsou dva 40minutové sloty, dvě větší úkoly za každých 40 minut a tři nebo čtyři menší úkoly sdílejí dva 40minutové sloty. Klíčem je naplánovat 1 hodinu pro každou 40minutovou časovou pozici. Použijte zbývajících 20 minut k přepínání úkolů, aktivitám s nízkou prioritou a odpočinku. "

Kallas také vyzdvihuje hodnotu jednobodového zadání. Multitasking se může v posledních letech stát normou, ale bez výrazných nákladů na produktivitu. Odhaduje se, že multifunkční pracovníci zaznamenávají 40% pokles produktivity, 50% delší na splnění úkolů a až 50% více chyb.

Daria Shualy, marketingová ředitelka daPulse, zdůrazňuje důležitost řízení času, nikoliv úkolů:

• "Rozhodněte nejprve o termínu a pak seznam úkolů, které se do tohoto časového rámce vejde. Ne naopak, což je seznam všech úkolů, pak se pokuste zjistit, jak dlouho to bude trvat. Přemýšlejte o tom, pokud máte jen dvě volné hodiny, je poměrně snadné posoudit, co se bude hodit do tohoto časového úseku.
• Rozdělte je na menší časové jednotky, nikoliv na menší úkoly. Zde je příklad: nastavte termín na dva měsíce, rozdělte to na týdny a zjistěte, co se vejde do každého týdne. Jak to dělá obrovský rozdíl? Ve skutečnosti je jednodušší posoudit, co můžete udělat za jeden týden, než jak dlouho trvá určitý úkol po určitou dobu.
• Nastavte smysluplné kontrolní body, abyste zjistili, zda splníte termín. Každý týden je takový bod. Protože pokud nebudete dokončit to, co plánujete na týden, je to jasný signál, že nebudete dělat dlouhodobý termín.
• Nikdy nestlačte termín. Jen ne. Tímto způsobem spravujete čas namísto toho, aby vás spravoval. Podívejte se, co dělat místo toho.
• Zaměřte se, zatlačte lépe, upřednostněte splnění termínu. Jediným způsobem, jak vždy dodržovat termíny, je nikdy je nesmí tlačit. Zůstaňte soustředěni, nechte vše, co vám nepomůže, abyste dosáhli konečného termínu. "

Existují čtyři věci, které stojí s těmito odborníky:

• Každý z nich stanoví priority. Podívají se na to, co musí dělat, a rozhodnou, co je nejdůležitější částí projektu. Příliš mnohokrát jsme nedokázali správně upřednostňovat naše úkoly, prostě skákat a snažit se vypořádat se s čímkoli, co se stane nejdříve. Příště, namísto okamžitého řešení projektu, posaďte se a přemýšlejte o nejúčinnějším způsobu, jak nejlépe dokončit úkol a mapovat ho.
• Jakmile Kallas a Shualy určují své priority v daný den, jsou neústupní při stanovení lhůt, stejně jako tím, že jim umožňují konečné množství času k dosažení tohoto úkolu. Shualy jde dokonce tak daleko, že nedovolí, aby jí něco způsobilo, že by se měla vrátit do konečného termínu. To je vážné odhodlání.

• Shualy zdůrazňuje potřebu rozdělit větší části času na menší kousky a použít je jako body ke kontrole pokroku, který dělá, aby zjistil, zda je na správné cestě a jaké úpravy může potřebovat. To je další oblast, kde nám někdy chybí loď. Můžeme se tak zabývat úkolem, že se nám nepodaří ustoupit a vyhodnotit, jak velký pokrok děláme, a zda jsou zapotřebí úpravy.
• Kallas zahrnuje čas ve svém plánu pro úkoly-přepínání, nízké prioritní úkoly a relaxaci. Bez ohledu na to, jak je organizovaná nebo efektivní, může být naše mysl potřeba čas přejít z jedné úlohy na druhou. Také potřebujeme čas na relaxaci a zachycení dechu, zvláště když jsme zapojeni do vysoce stresového úkolu. Ponechání pár minut na to, abychom to dokázali, jsme rozptýleni v našich produkčních obdobích, mohou mít velký rozdíl v udržení psychické ostrosti pro úkoly po silnici.

Každý z nás může mít k dispozici pouze 112 hodin týdně. Pro ty, kteří ji účinně využívají, však tato 112 hodin bude zdrojem, který bude platit neomezené dividendy.

Busy ovladač Photo přes Shutterstock