Memorandum nebo poznámka je dokument používaný pro komunikaci v rámci organizace. Tento typ dokumentu obvykle sděluje členům organizace problémy nebo poznámky, přesvědčuje ostatní, aby podnikli kroky nebo požádali o zpětnou vazbu. Poznámky jsou nezbytně krátké a stručné a odpovídají určitému formátu. Téměř každé profesionální pole používá poznámky ke komunikaci; učení, jak psát, je často důležité pro profesionální úspěch.
$config[code] not foundZjistěte obecnou představu o vaší poznámce a vašem zamýšleném publiku před psaním aktuálního dokumentu. Při psaní poznámek je velmi důležité posuzování publika. Například pokud problém zahrnuje pouze malou skupinu lidí, nevkládejte tuto poznámku do celé organizace. Zvažte jazyk vhodný pro diváky obecně. Možná budete chtít sdělit zprávu jiným způsobem než nadřízené.
Vyplňte sekci záhlaví. Všechny poznámky by měly mít stejné oddíly. Nejdříve se do sekce "To" zobrazí název přijímačů. Například "To: John Smith" nebo "To: Smith Co Staff" bude pracovat v řádku "To:". Pod řádkem "Do:" vyplňte řádek "Od:" s vaším jménem. Přímo pod řádek "Od:" uveďte část "Datum:" s datem zápisu poznámky. Měsíce jsou často zkráceny; Února se stane "únor". Konečně, vložte řádek "Subject:" s konkrétním názvem, který bude označovat, o čem se poznámka týká.
Napište zprávu dále; zaměřit se na ne více než na stránku. Vaše první věta by měla jasně uvést účel a kontext této poznámky. Dále případně vysvětlete pozadí události, situace nebo okolnosti předmětu memoranda stručně. Poté přesně vysvětlete, co chcete nebo očekáváte od těch, kteří obdrželi poznámku. Je-li vaše poznámka nezbytně delší než stránka, možná budete chtít na konci zprávy za účelem srozumitelnosti zahrnout krátký souhrnný odstavec.
Zavřete zdvořilý konec. Ujistěte se, že jste příjemci poděkovali za jejich čas při čtení poznámky a pozvali k diskuzi nebo připomínkám obsah samotné poznámky.
Zahrňte řádek "Připojen:" po uzavření, pokud potřebujete uzavřít další dokumenty s poznámkou. Stručně uveďte název příloh v tomto řádku, například "Připojeno: Pokračovat".
Přečtěte si poznámku, abyste odstranili veškeré informace, které jsou zbytečné a zjednodušují slovní věty. Cílem memoranda je krátkozrakost.
Přečtěte si poznámku o problémech pravopisu a gramatiky. Poznámky jsou obvykle považovány za odborné dokumenty. Neopatrné chyby a nepozornost v gramatice mohou špatně odrážet spisovatele.
