Nejenže vytváření pracovního místa bez papírů pomáhá podnikům šetřit peníze a utrácet méně, ale také je na cestě, aby byly šetrnější k životnímu prostředí. Pokud přemýšlíte o výměně skříňových spisů, které prasknou horami dokumentů pro bezpapírový systém, ale nejste si jisti, kde začít, podívejte se na následujících 10 kroků, které mají být bezpapírové.
Chystáte se v práci bez papíru
Sdílejte soubory digitálně
Namísto spoléhání se na tiskárnu, abyste mohli tisknout hordy dokumentů, sdílejte soubory s kolegy pomocí digitálních metod, jako jsou například Dokumenty Google. Dále, protože tato bezplatná služba prostřednictvím služby Gmail nepřetržitě ukládá, pracovní soubory se nikdy neztratí, na rozdíl od kopírky!
$config[code] not foundNick Candito, spoluzakladatel a generální ředitel společnosti Progressly, řekl Small Business Trends o některých klíčových cestách bezpapírových pomáhá podnikům. Když mluvíme o "adherence" a jak digitalizace zlepšuje pracovní postupy, Candito řekl:
"Není pochyb o tom, že digitalizace zlepšuje spolupráci. Když všichni mají přístup k důležitým dokumentům a důsledně shromažďují správné informace pro správnou osobu, když je to potřeba, maznete kola svého vnitropodnikového komunikačního stroje. "
Uložte soubory v cloudu
Firmy všech velikostí se spoléhají na papírování, které se brzy připraví, aby se staly náročnými požadavky na skladování. Namísto plnění důležitých dokumentů do archivních skříní je ukládejte pohodlně do systémů založených na cloudových počítačích, jako je Dropbox. Tyto bezpapírové digitální systémy vám ušetří neuvěřitelné množství prostoru v kanceláři, nemluvě o tom, že vám pomohou udržet důležité dokumenty v bezpečí.
Skenování a faxování Žádné další
Dokumenty pro skenování a faxování vyžadují použití papíru. Pomozte svému podnikání bez papíru pomocí aplikace skeneru v telefonu pro skenování dokumentů. Uložené dokumenty lze poté převést na PDF soubory a sdílet je s kolegy prostřednictvím e-mailu.
Podporujte digitální komunikace
Vyzvěte své zaměstnance, aby přijaly kulturu digitální komunikace, kde bývalé způsoby komunikace na papíře, jako jsou poštovní faktury a výplatní pásky, jsou nahrazeny digitálními metodami, jako jsou e-maily a rychlé zprávy.
Spoléhání se na digitální komunikaci namísto papírových zpráv pomůže ušetřit čas vašeho podnikání. Candito konstatuje, že pomocí digitálních pracovních postupů namísto papíru umožňuje vedení "sledovat vaši firmu a klíčová spolupráce v reálném čase as cílem analyzovat úzká místa s cílem zlepšit je, a tím zlepšit výsledky."
Vyměňte účty a výpisy papíru pro digitální tiskárny
Ať už se jedná o účty za energii, bankovní výpisy nebo faktury dodavatelů, všechny podniky generují účty a výpisy. Pokud jsou vaše účty stále vytvářeny v papírové podobě, požádejte je, aby byly zasílány digitálně. Obecně řečeno, banky a jiné organizace dávají přednost odesílání digitálních výpisů a pošty, protože šetří náklady na tisk a poštu.
Generujte digitální vizitky
Vizitky, přestože jsou podstatné, vyžadují značné množství papíru, který se hromadí stromům. Namísto toho, aby se vaše peněženka zvětšila bočními vizitkami, digitalizujte vizitku. Existuje spousta softwaru a aplikací, jako jsou Pearl Scan a CamCard, které skenují vizitky a převádějí je do digitálního dokumentu.
Používejte elektronické podpisy
Dokonce i naše podpisy mohou být podepsány elektronicky. Namísto toho, aby musel tisknout dokument, fyzicky ho podepisovat perem a odeslat mu příjemci, podpisy mohou být podepsány elektronicky, což znamená, že není zapotřebí časově náročné a nákladné papírování. Abode Reader lze použít k podepisování dokumentů bez nutnosti tisknout nic.
Takové digitální metody mohou pomoci zlepšit bezpečnost firmy. Candito říká: "S digitalizovanými procesy identifikujte řízení a kontroly přístupu, abyste zajistili, že přístup ke konkrétním dokumentům a systémům zajistí jen to pravé."
Setať a třídit existující papíry
Abyste úspěšně vytvořili bezpapírovou kancelář, budete muset "ztenčit" některé stávající papíry, které mohou sedět v kanceláři po dobu posledních 20 nebo dokonce 30 let. Dejte si ráno, nebo déle, aby prošly starými papíry a určovali, co může být provedeno skrz. Odstranění nadbytečných papírů z kanceláře vytvoří více prostoru, stejně jako bude neuvěřitelně uspokojující!
Uspořádání schůzek bez papíru
Spíše než rozdávat papíry na schůzkách, použijte projektory a technologii, která předává informace, které chcete sdílet z jednoho vizuálního zdroje.
Trénujte personál, abyste byli více digitálně uctiví
Bezpapírové podnikání vyžaduje určité digitální know-how. Z úkolů, jako je odesílání dokumentů prostřednictvím e-mailu k používání systémů založených na cloudových systémech pro ukládání souborů, pokud vaše pracovní síly postrádají digitální přitažlivost a investují čas a peníze do jejich výcviku, se pravděpodobně bude hodně odměňovat a neocenitelnou dlouhodobou investicí.
Candito říká, že bez papíru pomáhá optimalizovat výkonnost a zdola společnosti, a říká:
"Nakonec, to, co fotografujete při práci bez papíru, je vylepšená zkušenost zákazníků, a tím lepší zdola.
Házení papíru fotografií pomocí programu Shutterstock
2 Komentáře ▼
