Jak psát zápisy setkání sdružení

Zápisy ze schůze sdružení nebo organizace jsou oficiálními záznamy o opatřeních, které přijala správní rada skupiny, avšak nejsou určeny k tomu, aby byly všestranným přepisem. Příliš mnoho podrobností může představovat zmatený obraz o tom, co schůzka dosáhla, a vyzývá k nesprávné interpretaci. Klíčem k psaní vhodných schůzek je shrnutí a přesnost a postupujte podle standardních postupů.

$config[code] not found

Začněte minuty s názvem organizace a zaznamenejte datum schůzky a její umístění. Zápisy by měly zaznamenat všechny přítomné členy dozorčí rady, přítomnost usnášeníschopnosti a čas, kdy bylo schůzka volána k objednávce. Sekretář by měl také zaznamenat čas, kdy členové správní rady dorazí pozdě nebo opustí dříve, než budou mít jasný přehled o tom, kdo byl přítomen při přijetí hlasů.

Postupujte podle programu, abyste nejdříve zkontrolovali položky, jako jsou opravy a dodatky k minutám předchozího schůzky, přijetí zprávy trenéra nebo předložení zpráv výboru, které nevyžadují další kroky. U písemných zpráv, jako je například aktualizace od pokladníka, jednoduše připojte zprávu k minutám. Pro ústní zprávy krátce shrňte.

Zaznamenejte si podstatu toho, jakou akci přijme správní rada, ale nikoliv probíhající dialog mezi členy správní rady. Když je učiněn návrh, zaznamenejte, kdo podal návrh a který vyslal, a výsledek hlasování. Poznamenejte si další akce, která nebyla předmětem hlasování přijatá na schůzi, jako například předseda představenstva, který přiděluje úkoly pro nadcházející sdružovací akci, členy správní rady, kteří se dobrovolně stávají členem výboru a diskutují o budoucích aktivitách. Zápisy by měly obsahovat stručné shrnutí jakékoliv jiné diskuse.

Shrnutí problémů vznesených v rámci bodu "Nový obchod". Zatímco nový obchod by mohl být cokoli, zápis by měl především odrážet vyvstávající otázku, která ji vznesla, a jakoukoli směrnici od prezidenta nebo správní rady k řešení problému nebo "vypadat do toho. "

Ukončete zápisy s datem, časem a místem následující schůzky. Proveďte zápisy podle pokynů předsedkyně nebo předsedy představenstva, například online nebo v určeném spisovném.