Jedním z nejvíce stresujících časů pro většinu vlastníků malých podniků je, když se peněžní toky stávají těsnými, protože platby nepocházejí od zákazníků. Ne nutně, že se vaše podnikání nepohybovalo plynule, ale protože vaši zákazníci neplatí včas.
V této příručce k fakturaci a zaplacení se chceme s vámi podělit o osvědčené postupy pro fakturaci vašich zákazníků. Kromě toho se chceme podělit o způsoby, jak zajistit, aby jste byli zaplatili včas (nebo co nejblíže), takže se nebudete muset starat o peněžní toky.
$config[code] not foundPoužijte software fakturace
Použití softwaru pro fakturaci, jako je Hiveage, má několik výhod pro vaši firmu. Na začátku ukazuje svým zákazníkům, že váš účetní proces je profesionální a organizovaný. Budou také vědět, že nebudou moci proklouznout praskliny a zapomenout na platbu.
Na vašem konci budete moci snadno sledovat speciální nabídky nabízené konkrétním zákazníkům, jak rychle nebo pomalu zákazníci mají tendenci platit, které faktury jsou splatné a mnohem více.
Budete také moci spustit podrobné přehledy, které vám pomohou, když zákazníci mají zájem o fakturaci a historii plateb. Tyto přehledy můžete také spustit, když zákazníci protestují na množství produktů nebo služeb, které obdrželi ve vztahu k částkám, které byly fakturovány.
Diskutujte podrobnosti o faktuře na začátku
Když začnete pracovat s novým zákazníkem, je dobré, aby fakturační údaje byly potvrzeny co nejdříve. Někteří zákazníci přestanou platit fakturu jednoduše proto, že chybí jedna věc, například číslo objednávky. Zde je to, co musíte zřídit od začátku, abyste zajistili úspěšnou budoucnost fakturace.
Potřebuje váš zákazník svůj W-9 na začátku spolupráce? Chce zákazník určitý název projektu nebo číslo PO na každé faktuře? Má váš zákazník několik firemních adres a potřebuje určitou fakturaci pro správné směrování? Najděte tyto věci tak, aby neměly oprávněné ospravedlnění zpoždění plateb.
Většina zákazníků je v pořádku, protože je fakturována online prostřednictvím e-mailu. Ale někteří ještě chtějí, aby tato kopie přišla poštou. Nezapomeňte zaslat fakturu odpovídajícím způsobem.
Různí zákazníci mají různá pravidla, pokud jde o fakturaci. Některé faktury musí jít na majitele společnosti ke schválení a pak se spustí do účetnictví. Jiní musí jít do účetnictví s CC s projektovým manažerem, s nímž pracujete, aby mohly poslat své OK do účetnictví.
Příležitostně budete mít zákazníka, kde musí být faktura odeslána jako PDF jednomu osobě ke schválení. Poté musí být odeslána jiné osobě ke schválení. Nakonec musí být zaslána externímu účetnímu oddělení elektronicky.
Zjistěte, jaký je proces pro vašeho zákazníka a postupujte podle toho.
Jasně definujte své smluvní podmínky
Překvapivě někteří lidé neupřesňují platební podmínky. Po fakturaci ponechávají výchozí hodnotu při převzetí. Pokud vaše platební podmínky nejsou splatné při přijetí, měli byste je odpovídajícím způsobem změnit na faktuře. V opačném případě se lidé domnívají, že jste nezměnili platební podmínky z výchozího nastavení a vytvořili si vlastní platební podmínky.
Když už mluvíme o platebních podmínkách, je jedním z způsobů, jak se ujistit, že dostanete zaplaceno před provedením práce nebo odesláním produktu, nabídnout slevu na zálohu. Vaši zákazníci budou milovat šanci trochu uložit a budete milovat skutečnost, že se nemusíte obávat, že byste se ztuhli.
Jasně definujte, kdy očekávat fakturaci
Nechte své zákazníky předem vědět, že typicky fakturujete na konci měsíce, první měsíce, poloviny měsíce, týdně, dvakrát týdně nebo dokončíte projekt. Tímto způsobem vědí, kdy mohou očekávat, že obdrží Vaši fakturu a doufejme, že ji budete hledat.
Nabídněte více než jednu cestu k zaplacení
Jen proto, že 90 procent vašich zákazníků používá PayPal nebo platí online, neznamená, že ostatní 10 procent bude. Tím, že umožníte svým zákazníkům platit kreditní kartou nebo šekem, budete moci většinu zákazníků odstranit většinu platebních bariér.
Chcete-li zajistit, aby vaši zákazníci mohli platit způsobem, který chcete, zahrnout svou poštovní adresu na fakturu a povolit další platební možnosti, aby mohli platit online mimo PayPal.
Dobré alternativy zpracování platebních karet na PayPal zahrnují Stripe, Braintree a Authorize. Všechny tři mají podobné ceny ve výši 2,9% + 0,30 USD za transakci. Dodatečné poplatky zahrnují následující poplatky.
- Společnost Braintree neúčtuje transakční poplatky na prvních 50 000 kusů. Za mezinárodní transakce účtují další 1%.
- Braintree a Stripe účtují poplatek za zaplacení 15 USD.
- Stripe účtuje za transakce v zahraniční měně dalších 2%.
- Povolení poplatků je $ 49 instalační poplatek, $ 25 měsíční brána poplatek, 1,5% poplatek za mezinárodní transakce a $ 25 chargeback poplatek.
Jak si tedy vyberete? Zde je několik otázek, které se můžete zeptat na vaši firmu.
- Chcete přijímat platby telefonem nebo mobilním zařízením osobně?
- Chcete pouze přijímat standardní platby kreditní kartou (Visa, Mastercard, Discover, AMEX atd.) Nebo chcete také přijmout nové platební metody jako Apple Pay, Bitcoin nebo Venmo?
- Potřebujete fakturaci předplatného? Split možnosti platby?
- Máte zákazníky po celém světě av zemích, které nemohou používat PayPal?
Jakmile budete mít odpovědi na tyto otázky, měli byste být schopni porovnat funkce procesorů plateb s vašimi potřebami, abyste zjistili, který z nich je vhodný pro vaši firmu.
Také si povšimněte, že pokud máte zákazníky, kteří neplatí prostřednictvím služby PayPal, protože mají něco proti PayPalu, nemusejí mít rád Braintree, neboť společnost Braintree byla odkoupena službou PayPal.
Potvrďte, že jste zaslali fakturu
Víte, že se můžete spolehnout na fakturační software. Takže to nemusíte dělat, protože nevěříte ve svůj software, ale více, abyste získali první připomenutí, že ano, zaslali jste svou fakturu.
Po odeslání faktury prvnímu zákazníkovi pošlete e-mail na osobu, která má obdržet fakturu, a na kohokoli, kdo jej potřebuje zkopírovat, který jste právě zaslali na faktuře. Může být zahrnut jako neformální zmínka, která se týká aktualizací projektu.
Obvykle je to nutné pouze u prvotních zákazníků nebo zákazníků, kteří běžně zpožďují platby. U prvních zákazníků vám umožňuje ujistit se, že fakturační údaje jsou správné.
Odeslání jemných upomínek
Ne každý zaplatí 100% včas. Někteří lidé budou oprávněně tak zaneprázdněni, že neúmyslně zapomínají na fakturu. Na začátku si přejete předpokládat, že vaše faktura byla omylně zapomenuta a odpovídajícím způsobem nastavit připomenutí.
Při opětovném odeslání faktury jsou některé skvělé způsoby, jak přistupovat k připomenutí faktury, včetně následujících textů, včetně některých formulací pro zvláštní situace.
- Všimla jsem si, že jste ještě neviděl fakturu. Jen v případě, že to neproběhlo správně, je to znovu. Kópiu i prostřednictvím PDF přidám také v samostatném e-mailu. V dnešních dnech s filtry nevyžádané pošty nikdy nevíte.
- Vím, že jste nedávno spustili nový projekt. Jen v případě, že jste ji zapomněli do schránky, je zde faktura za poslední měsíc.
- Doufám, že jste měli dobrou cestu! Vím, že jste se pravděpodobně hodně snažili, takže jsem se chtěl ujistit, že to bylo na vrcholu seznamu, protože to bylo 30 dní.
- Toto je jen přátelská připomínka na mou fakturu od minulého měsíce. Čas letí, ale protože to bylo 30 dní, myslela jsem si, že ti to oznámím.
Z větší části by to mělo vyřešit problém a měli byste dostat odpověď - a platbu. Pokud nedostáváte odpověď od jedné osoby, vždy můžete někomu jinému poslat jemnou upomínku. Nechte, aby tato osoba věděla, že jste o vaší faktuře neslyšeli a že se chcete ujistit, že jste to udělali.
Pokud nemáte personalizované připomenutí, je to taky v pořádku. Můžete si vybrat místo toho automatické připomenutí!
Dejte nohu dolů
Pokud výše uvedené připomínky zůstanou bez povšimnutí, možná budete muset být trochu agresivnější. To je obzvláště důležité, pokud se faktura stala vážně po splatnosti. Některé věci je třeba vzít v úvahu dříve, než se vydáte na tuto cestu.
- Chcete, aby tato společnost zůstala jako zákazník? Pokud tak učiníte, soucit s pomalou platbou vám může vydělat jejich budoucí loajalitu.
- Můžete zastavit doručení nebo služby kvůli nezaplacení? Opět se může stát, že tato volba bude záviset na tom, zda chcete, aby tato společnost zůstala zákazníkem.
S těmito odpověďmi na mysli postupujte podle toho. Začněte zasláním faktury jak digitálně, tak poštou. Zavolejte zákazníkovi a dejte mu vědět, že jste věděli, že to může být těžké, ale jste dokončili dohodnuté služby nebo jste odeslali výsledky produktu. Platba je tedy splatná okamžitě.
Ano, může to být nepříjemné. Ale je to také podnikání. Pravděpodobně nejste jediným dodavatelem, u kterého váš zákazník později vyplácí platby, takže nebudete jediným, kdo vyřeší problém. Ale pokud jste jediný, kdo na ně vyvíjí tlak, budete pravděpodobně zaplatit nejprve. Nebo nejdříve po zaplacení základních služeb, nájemného a dalších účtů.
Přetrvávající problém může být frustrující jak pro vás, tak pro zákazníka, ale může být klíčem k získání platby. Někteří majitelé malých podniků oznámili, že jsou placeni až dva roky poté, co byl účet splatný. Zatímco pozdě nikdy není dobré, je lepší než nikdy.
Fakturovat obrázek pomocí programu Shutterstock
Více v: Populární články 9 Komentáře ▼
