Memo - zkratka pro memorandum - jsou téměř stejné jako dopisy. Hlavní rozdíl mezi nimi spočívá v tom, že dopisy sdělují informace lidem mimo organizaci, zatímco poznámky jsou obecně psány lidem uvnitř. Dalším rozdílem mezi písmeny a poznámkami je formát. Písmeno používá pozdrav ("Vážená paní") a zavřeno ("S pozdravem"); poznámka není. Poznámky vždy obsahují řádek předmětu. Poznámky mohou být formální nebo neformální podle toho, kdo je bude číst.
$config[code] not foundPlánování obsahu
Uveďte body, které musíte v poznámce učinit, a zapište si informace potřebné k podpoře těchto bodů. Zahrnout informace o pozadí, které jsou potřebné k tomu, aby témat získali kontext.
Objednejte si informace. Je-li téma komplexní, nepříjemné nebo kontroverzní, měl by být kontext pozadí nejspíš první. Jinak začněte s hlavním nápadem.
Zkontrolujte, zda jste nezanechali podpůrné nebo hlavní informace.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingZískejte podpůrné dokumenty, které budete potřebovat jako reference při psaní poznámek.
Naformátujte poznámku
Zkontrolujte, zda má vaše společnost preferovaný formát pro interfektní poznámky. Některé společnosti mají dokonce předtištěné formuláře. Použijte preferovaný nebo předtištěný formát, pokud je k dispozici.
Nastavte okraje a nechte nejméně 1 1/2-palcový prostor v horní a spodní části a 1palcové místo na každé straně. Obsah příspěvku by měl být umístěn na stránce; pokud je poznámka velmi krátká, měly by se zvýšit horní a boční okraje.
Nastavte styl textu dokumentu pro blokování formátu: vlevo zarovnaný, oddělený, s mezerou mezi odstavci.
Vytvořte položku
Zadejte součásti záhlaví, abyste spustili poznámku, jednu složku na jednu řádku. Každá složka by měla být následována dvojtečkou. Například: Datum: Do: Od: Předmět:
Vyplňte informace o předmětu pomocí stylu titulu. To znamená, že všechna slova v předmětu by měla být kapitalizována, s výjimkou článků, předpisů a konjunkcí s méně než čtyřmi písmeny, pokud tituly nezačnou či končí. Uveďte konkrétní téma.
Vyplňte řádky "Datum", "Do" a "Od", zarovnáním prvního slova každého slova s prvním slovem řádku předmětu. Datum by mělo být napsáno s uvedeným měsícem - například 4. července 2020. Pro řádky "Do" a "Od" použijte celé názvy.
Pokud je poznámka spuštěna delší než jedna stránka, vytvořte nadpis na druhé a následující stránce. Pokud je poznámka k více příjemcům, použijte zkrácenou podobu řádku předmětu, jediného místa a uveďte datum a poté znovu mezeru a vložte číslo stránky. Pokud se jedná o jednu osobu, můžete použít jiný formulář s uvedením jména čtenáře, čísla stránky a data na jednom řádku, zarovnaného jména, čísla centrovaného a data vlevo zarovnaného.
Napište tělo
Pokud čtenář potřebuje kontext, napište úvodní odstavec. Tento odstavec uvádí historii, uvádí problém, který má být uveden v poznámce a / nebo obnovuje paměť čtenáře o předchozích zprávách o tématu.
Uveďte hlavní myšlenku této poznámky. Pokud jste nezapsali úvodní odstavec, bude to počáteční čára. Zde oznamujete politiku, řešení, rozhodnutí, doporučení, nález nebo událost. Pokud nebyl uveden žádný úvod, uveďte krátký kontext, například "Jak jsme diskutovali …" nebo "Protože kavárna zažívá dlouhé linie …"
Poskytněte veškeré informace potřebné k vysvětlení, podpoře nebo úplnému zprostředkování informací, které čtenář potřebuje porozumět danému tématu.
Dokončit
Zadejte poznámky v dolní části, například "cc:", pokud posíláte kopii poznámky někomu kromě osoby uvedené v záhlaví.
Upravte poznámku. Zajistěte správnost pravopisu a gramatiky, vytvořte nápady a čtenář pochopí, co potřebujete říct.
Vytiskněte poznámku a iniciujte ji. Některé organizace chtějí iniciály napsané vedle řádku "Od" v záhlaví. Jiní chtějí iniciály v dolní části stránky. Zkontrolujte zásady společnosti.
Tip
Ať už píšete poznámku nadřízenému nebo podřízenému, několika lidem nebo informujete ostatní o kontroverzních nebo nevídaných tématech, udržujte tón podnikatelský a formální. Udržujte poznámky stručné, jasné a snadno čitelné.
Varování
Při psaní si pamatujte, že poznámky již nejsou dočasné, jak byly kdysi. Obsah pravděpodobné bude trvat neomezeně, uchovává se jako záznam o činnosti společnosti a historii. Takže napíšete s trvalostí na mysli.
