Přijímání zápisů na schůzce je účinným a užitečným způsobem, jak si všimnout akčních bodů, rozhodnutí a dotazů, které mají být vyřešeny během obchodního jednání, kdy se lidé mohou příliš angažovat v diskusích při přijímání poznámek. Obvykle je určen ministr, jehož úkolem je brát na zasedání poznámky, uspořádat je v čitelném formátu a vydat je účastníkům po ukončení schůzky. Na formálních schůzkách musí být zápisy z předchozí schůze dohodnuty a přijaty do přepisu dnešních schůzí zasedání účastníky schůze.
$config[code] not foundPřijmutí minut
Zjistěte, zda je na aktuálním zasedání k dispozici kvora. Usnášeníschopnost je definována jako minimální počet členů nezbytných k schválení návrhu a přijímání konečných rozhodnutí podle stanov organizace nebo skupiny. Bez usnášeníschopnosti se nesmí uskutečnit žádné oficiální setkání.
Přečtěte si sekretářku asociace, rady nebo skupiny, přečtěte si nahlas z předcházející schůzky, berte na vědomí účastníky a všechny akce, které se vyskytly.
Diskutujte o minutách z předchozího zasedání a před schválením proveďte opravy. Diskuse by měla být věcná a přátelská, ne otvírat staré debaty nebo konflikty.
Požádejte o pohyb z podlahy. Předseda nebo předseda představenstva, skupina nebo schůze požádá o přijetí návrhu na přijetí zápisu z předchozího zasedání ve znění pozdějších změn. Návrh může být podán jakýmkoli členem hlasovací rady a bude muset být vyslán někým jiným. Předchozí zápisy musí být přijaty předtím, než může pokračovat aktuální schůzka.
Požádejte všechny účastníky hlasovat, aby přijaly zápis. To se provádí pomocí přehlídky rukou, hlasem nebo předsedou, který se každý účastník ptal individuálně. Uveďte v zápisu z aktuálního zasedání poznámku, že předchozí byly přijaty.
Zhotovení minut
Získejte kopii agendy schůzky, abyste zjistili, co se má diskutovat. Tímto bude vymezeno tok minut, které mají být odebrány. Podle Róbertova řádového řádu je jako bod programu nutné před zahájením zasedání přečíst a přijmout předchozí zasedání.
Posaďte se vedle osoby, která předsedá schůzi, aby se objasnilo, jak probíhá schůzka. Použijte magnetofon pro záznam úkonů a ověření poznámek po ukončení schůzky.
Napište název zápisu, který zaznamenává datum, čas a místo konání schůze, jakož i jména každého účastníka na schůzi.
Vezměte si poznámky, jak schůzka pokračuje, a poznamenejte si každou věc, která je předmětem jednání. Zaznamenejte jména těch, kteří provádějí návrhy, a zda jsou přijata nebo zamítnuta. Zapište si, jak bylo toto rozhodnutí učiněno, ať už se jedná o ukázku rukou nebo jinou metodou.
Přepište poznámky o schůzkách co nejdříve po skončení setkání, zatímco diskuse jsou stále čerstvé.
Použijte šablonu z předchozích schůzek, abyste zaznamenali aktuální minuty. Pokud nejsou žádné předchozí minuty, vytvořte šablonu, která jasně uvede název schůzky, datum a účastníky.
Jasně ukažte všechna provedená rozhodnutí s úplnými podrobnostmi o tom, jaké rozlišení je.
Připojte všechny další dokumenty předložené během schůzky, aby byly zápisky zahrnuty do přílohy.
Tip
Psát bez zkreslení, uvádějící pouze přesné fakta o všech diskusích.
Ujasněte si nejednoznačných položek správce schůzky před oběhem minut.
