Nezapomenutelné události se nestane jenom. Organizování a vedení události trvá plánování. Ať už se jedná o konference, seminář nebo den ocenění zákazníků a zda máte plánované tři týdny nebo celý rok, úspěch vaší akce je v detailech. Zhromaždili jsme 42 expertů z malých obchodních událostí, včetně některých organizátorů každoročních ocenění Small Business Influencer Awards.
$config[code] not foundPlánování událostí pro malé firmy: Co dělat jako první
1. Rozhodněte své cílové publikum dříve než cokoli jiného. Prvním krokem - předtím než uděláte něco jiného - by mělo být jasně definovat, kdo je vaším cílovým publikem. Z tohoto všech ostatních rozhodnutí dojde, pokud jde o formát, obsah, ceny, umístění atd. Tento strukturovaný přístup vám také pomůže zůstat zaměřen na dosažení konkrétních cílů a neumožní, aby byl rozsah příliš široký nebo zhoršený.
2. Vytvořte seznam detailů - vše včetně osvětlení a veřejné dopravy, obsahu a občerstvení. Když se rozhodnete mít událost, všechno je důležité. Od obsahu programu a osvětlení po dopravu a parkování - všechno je zapotřebí. A vaše publikum vám přinese vše a … vaši značku. Vytvoření seznamu zajistí, že nebudete přehlížet věci.
3. mít jasný obchodní účel pro pořádání akce; Než začnete plánovat úspěšnou událost, ujistěte se, proč to děláte v první řadě, protože každé rozhodnutí po něm by mělo podporovat váš hlavní cíl. Je to vedoucí generace? Je to vytvoření povědomí o vaší společnosti nebo konkrétním produktu? Je to rozvíjet věrnost zákazníků? Nebo prostě chcete vydělat peníze (což je také v pořádku)? A ujistěte se, že tým si je vědom toho účelu, abyste neměli "rozsah creep".
4. Při plánování si dejte pozor na další události v oboru. Zkontrolujte kalendář. Ujistěte se, že vaše událost není naplánována nebo příliš blízko svátků nebo oblíbené dovolené. Stejně důležité je také zkontrolovat další události, ke kterým by se mohli účastníci cílovat.
5. Buďte flexibilní se změnami ve velikosti, umístění a dalšími detaily. Jak se dostanete do procesu plánování událostí, může se stát, že se vaše událost změní ve velikosti, umístění a mnoha jinými způsoby, než jste původně představil. To je přirozené a naprosto v pořádku, pokud neztratíte z dohledu důvod, proč děláte celou tuto práci. Určitá flexibilita je nutná.
6. Znal své omezení. Všichni víme, že cílem je hodit skvělou událost naživo. Za tímto účelem musíme také vědět, co můžeme nebo nemůžeme realisticky udělat - ať už je to rozpočet … nebo časově. Pokud se rozhodnete hrát živou událost v týdnu, plánujte ještě důvěrnější záležitost. Pokud je to velká událost, připravte se na několik měsíců dopředu. Je-li rozpočet malý, možná budete muset vyvážit kreativitu a mnoho práce do sebe.
7. Vytvořte cíle SMART. Vždy začít strategií. Stejně jako budování jakéhokoli podnikání, skvělá událost začíná silnou, přemýšlivou a měřitelnou strategií. Živé události jsou úžasný způsob sdílení vaší značky, propojení s cílovým trhem, získávání zpětné vazby o vašem produktu (a další!), Ale potřebujete vědět, co se snažíte dosáhnout. Držte se cílů SMART a načtěte, na co se zaměřujete. Poté se ujistěte, že postupujete v souladu s dosažením těchto cílů.
$config[code] not found
Rozpočet: Jak zaplatit za vaši událost
8. Vytvořte "plán financování" pro vaši událost a odhadněte čísla. Zjistěte, jak budete za tuto událost platit. Většina akcí je financována sponzorstvím, prodejem vstupenek, vnitřními marketingovými rozpočty - nebo kombinací všech tří. Když vytvoříte rozpočet na událost, budete muset odhadnout, kolik peněz můžete z každé oblasti realisticky zvýšit. Než si zarezervujete své místo nebo podepsáte smlouvy, je dobré začít nejprve podepsat sponzory nebo prodat vstupenky, abyste se ujistili, že máte dostatek zájem o váš návrh financovat.
9. Vytvořte rozpočet výdajů - a ušetříte peníze prostřednictvím "naturálních" dárců sponzorů. Události mají tendenci stát více, než si myslí průměrný majitel malého podniku - především pokud jde o místo konání a potraviny a nápoje. Nezapomeňte ocenit všechna povolení a licence, které budete potřebovat také. (To je místo, kde vám plánovač událostí pomůže vyhnout se bolestem hlavy.) Udělejte si ucelený přehled všech výdajů a pak zvýrazněte oblasti, kde si myslíte, že sponzoři mohou hrát roli v nabídce něčeho "v naturáliích". Čím víc pracujete s jinými značkami a partneři, kteří budou hostit vaši událost, tím více můžete uložit.
10. Zvažte crowdfunding jako novou možnost získat peníze na akci. Pokud se jedná o poprvé spuštěné události, použijte platformy crowdfunding, abyste snížili riziko. Uveřejněním vašich akcí na těchto platformách budou účastníci muset slíbit, že vstupenky se budou konat. Není-li splněn minimální počet požadovaných účastníků, událost se neuskuteční.
Marketing: Získávání lidí k účasti
11. Budete potřebovat DETAILNÍ marketingový plán. Vytvořte marketingový plán události. Čím více jste zorganizováni, tím profesionálnější bude vaše akce.
12. Buďte neúnavní ve svém úsilí nebo vaše akce selže. Pokud nechcete být na vaší akci sám … pak tržní, tržní, tržní, tržní … a trh ještě více.
13. Definujte správné důvody pro to, aby se lidé zobrazovali. Jaká je remíza pro účastníky? Musíte definovat, co děláte na události, která přinese ty cílové účastníky ve dveřích. Pro spotřebitelský produkt může být stranou se zábavnými a produktovými ukázkami a freebies. Pro obchodní dav by to mohlo být vzdělávací obsah nebo vzrušující, dobře známý odborný řečník. Ať je to cokoli, neztraťte spojení s tím, proč chcete, aby se toto konkrétní publikum uchvátilo.
14. Uveďte písemně, proč se má váš cílový trh účastnit - nepředpokládejte, že výhody jsou zřejmé. Při propagaci akce určitě řekněte cílovému trhu, co se dozví, komu se budou setkat a proč by tam měli být. Nepředpokládejte, že vaši přátelé řeknou svým přátelům. Používáte-li reproduktory, dejte jim reklamní kopii, aby mohli propagovat tuto událost svým divákům.
15. Naučte se mluvit s médii. Novináři jsou velmi zaneprázdněni a vždy v termínu … nemají čas slyšet prodejní hřiště. Dejte jim vědět, že informace existují a - pro budoucí příběhy -, že jste odborníkem v dané oblasti. Zahrňte tyto informace, když oslovíte.
16. Použijte Twitter hashtags. Twitter je úžasný pro propagaci událostí a pro vytvoření smyslu pro online komunitu kolem události. Jednoduše nastavte jedinečnou značku hash. Najděte nejdříve Twitter a ujistěte se, že se již nepoužívá. Umístěte značku hash přímo na webovou stránku události a pokud použijete tlačítko Tweet pro sdílení na webu, proveďte práci s hashtag přímo do časopisu premade. Když lidé pípali, propaguje událost automaticky na Twitteru.
$config[code] not found17. K propagaci hlavní události použijte společné předvolební události. Chcete-li zvýšit zájem o vaši událost, snažte se uskutečnit Hangout Google nebo chat Twitter několik týdnů před hlavní událostí. Pozvěte několik vašich řečníků k účasti v online společenské události. Uveďte náhled toho, co má přijít na hlavní události, tím, že provedete nějakou diskusi o tom, co budou řečníci pokrývat, nebo zvýrazněte činnosti. To vytváří předvídání.
18. Koupit reklamu na sociálních sítích. Nakupování reklamy na sociálních sítích je často přehlíženo malými událostmi. Sociální reklamní platformy (Facebook, LinkedIn a Twitter především) nabízejí hloubkové možnosti cílení, které mohou výrazně pomoci oslovit naše cílové publikum v naší geografické poloze. Dobrou zprávou je, že nejsou vyžadovány velké rozpočty a prodej jízdenek lze snadno měřit.
19. Použijte službu YouTube k propagaci vaší události. YouTube je po Googlu druhým vyhledávačem po celém světě. Nahrávání videí z našich předchozích událostí nebo rozhovorů s našimi reproduktory / umělci je skvělý způsob, jak přesvědčit potenciální účastníky, aby klikli na nákup. Video poskytuje významné vizuální signály, což výrazně ovlivňuje náš rozhodovací proces. S událostmi, které vždy pociťujeme, že nevíme, co se stane, video zmírní napětí.
20. Vytvořte skvělé propagační video s nízkým rozpočtem. Malá kreativita s plakátovou deskou, bezplatným hudebním klipem a dobrou videokamerou smartphone vytvoří zábavné video, které pomůže propagovat to, co přijde. Zde je dobrý příklad videa, který se prostě zaměřil na šikovný rozpočet, aby propagoval akci malého podniku.
21. Zúčastněte se místních blogerů. Buďte chytří s blogery. Zapojení místních blogerů k účasti na akci je obvykle skvělou strategií k získání publika před, během a po události. Blogerové se obvykle spoléhají na široký dosah a obvykle se nesledují tradičními mediálními pravidly.
22. Zapojte platformy pro registraci událostí, jako je Meetup. Použijte stávající platformy. Pokud se jedná o váš první pokus o spuštění události a nedostatek dovedností k jeho propagaci, podívejte se na Meetup.com. Kromě nabízení sady pro správu událostí online, Meetup je skvělým referentem pro příslušné publikum ve vaší oblasti. Obsahuje také funkce pro registraci a řízení RSVP, které jsou obzvláště užitečné, pokud jste nezkušení.
23. Používejte online registraci. Snadnější způsob, jak vyděsit lidi je tím, že máte analogovou registraci (faxy, bankovky nebo pouze u dveří). Nabídněte online registraci, abyste co nejdříve zajistili co nejvíce účastníků, což brzy pomůže předpovídat čísla a uvolnit rozpočet.
24. Zaregistrujte se na webových stránkách, které se týkají vaší skupiny. Jakmile víte, koho chcete navštívit, je dalším krokem, abyste se před nimi postavili. Existují weby, které se specializují na výpis událostí na národní úrovni (např. Meetup, Lanyrd) a místně tak začít tam a výzkum, které jsou nejvhodnější, abychom se dostali na seznam.
25. Nabídněte pobídky místních partnerů, aby vás prosazovali. Tiskové zprávy zaslané příslušným mediálním oddělením pomohou vytvářet novinky a můžete se podílet na získávání médií (online a offline) jako partnerů. Oni se dostanou na vaší akci za to, že ji zveřejní. Pokud se nechtějí zapojit do této úrovně, oslovte je s myšlenkou soutěže pro čtenáře, aby získali vstupenky.
26. Ujistěte se, že vaše reproduktory snadno propagují své příznivce. Máte-li nějaké odborníky / řečníky, kteří se účastní, povzbuzujte je, aby publikovali svou účast na svých socialních sdělovacích prostředcích / e-mailových předplatitelů.
27. Poskytněte včasné pobídky pro ptáky. Vstupenky na včasné ptactvo s levnější sazbou jsou skvělým způsobem, jak získat předčasné přihlášení tím, že dáte lidem podnět k tomu, aby nyní jednal, než aby čekali a zapomněli.
Tým: Kdo pomůže?
28. Pověřte odpovědnost. Bez ohledu na velikost vašeho podnikání se vždy snažte delegovat odpovědnost. Mít jednu osobu odpovědnou za každý detail obvykle nefunguje dobře. Kdykoli je to možné, nechte lidi převzít kontrolu nad oblastmi, které nejvíce těší. Například nechte potravinářství ve vaší společnosti zpracovávat detaily stravování. Čím více si někdo požívá své odpovědnosti, tím je pravděpodobnější, že je úspěšně provedou.
29. Pokračujte - a pokračujte znovu. Zkontrolujte si časně a často. Ačkoli nikdo nechce být mikromanaged, ujistěte se, že zaměstnanci a prodejci jsou na cestě se svými událostmi. Dokud lidé vědí, že očekáváte aktualizace z času na čas, je méně pravděpodobné, že se stanou frustrovanými, když zavoláte nebo pošlete e-mailem.
30. Sponzory jsou licenční poplatky - ujistěte se, že se jim to líbí. Máte-li sponzory - zacházejte s nimi jako s králi. Financují vaši událost a umožňují vám ji (pokud je to váš obchodní model). Před zahájením akce je velmi jasné, co dostanou jako sponzory.
31. Vždy podcente účast, pro sponzory. Pokud si myslíte, že můžete získat 100 účastníků, založte sponzorské hřiště na nižší odhad - zejména pokud je to vaše první událost. Je lepší dát sponzorům příjemné překvapení než zklamání.
32. Zeptejte se lidí na to, co si myslí, a buďte připraveni na dobrou nebo špatnou zpětnou vazbu. Požádejte o kritiky. Pokud jste udělali polovinu slušné práce, dostanete spoustu kudosů. Řekni děkuji, ale pak požádejte o CRITIQUE a buďte připraveni na to.
33. Zajistěte zkušený tým sociálních médií pokrýt vaši událost. Nezapomeňte tým sociálních médií. Ačkoli není pro každou událost nebo průmysl nezbytný, stále více a více událostí se zaměřuje na využívání virové síly jejich publika. Pokud se vaše publikum tweeting, Facebooking a fotografování na Instagram - měli byste dělat totéž a budete potřebovat vyškolený tým k vykonání.
34. Podívejte se na prodejce, kteří slouží vašemu výklenku a jsou ochotni se zapojit. Nejlepší dodavatelé, s nimiž můžete pracovat, jsou ti, kteří jsou obeznámeni s kulturou malých podniků. Podívejte se na dodavatele, kteří často pracují s malými podniky nebo kteří se budou zapojovat na větší úroveň, než je jejich role.
Den události: Vytahování
35. Opatrně nastavte očekávání - pak doručte. Ujistěte se, že publikum má skvělou (špatnou) zkušenost; a že jim dáte to, co očekávali z účasti.
36. Postoj je nakažlivý. Vaši hosté ve velké míře budou hrát váš postoj a dynamiku během akce. Vést příklad a mít dobrý čas.
37. Nechte davovou reakci vaším barometrem. Přečtěte publikum během události. Zeptejte se lidí, jak to dělají. Pokud se věci dělají skvěle a pokud nejsou, uvidíte.
38. Zeptejte se sami sebe: Jak je to relevantní pro účastníky? Ujistěte se, že nabízíte obsah, který je relevantní pro více než 80% diváků. Publikum musí odejít s hmatatelnou taktikou, jak zlepšit jejich podnikání a kariéru … a musí cítit energii mluvčího. Když mluvíme o vaší firmě a co děláte - aniž bychom nabídli publiku to, co potřebují, je ztráta času a peněz pro všechny.
39. Jako mistr obřadů nebo praxe řečníka. Znáte své podnikání, ale nepředpokládejte, že víte, jak prezentovat. Praxe dává vaši prezentaci, odpovídá na otázky a zabývá se náročnými a konfrontačními členy publika. Čím jste připraveni, tím lepší.
$config[code] not found40. Podívejte se na své nejlepší. Podívejte se na část … pohodlné, ale módní dopředu. Dokonce i když jste účetní nebo právník, vyberte svůj nejvýraznější oblek nebo kravatu. Lidé si pamatují, jak pohodlně jste ve vlastní kůži.
Havarijní plán: co dělat, když věci špatně
41. Představte si událost krok za krokem a vytvořte seznam se 2 sloupci: co by se mohlo stát nesprávné v jednom sloupci a váš pohotovostní plán v druhém sloupci. Buďte připraveni na nečekané. Možná zvukový systém selže. Možná, že vaše hlavní přednášející zbohatne. Dokážete se vyrovnat a jít dál?
42. Buďte připraveni zapůjčit si ruku, abyste vyplnili všechny mezery. Přestože plánování vpřed je skvělou receptou úspěchu, nikdy není dost. Něco neočekávaně vždycky přichází. Je tedy zapotřebí, aby se za zhoršující se okolnosti dal malý olejový tuk. To platí pro stravovací zařízení, požadavky na tisk, ubytování pro hosty, předpovědi počasí, zábavu a další.
Velké díky odborníkům přispívajícím k výše uvedeným tipům pro plánování malých obchodních událostí:
- Matt Telfer, marketingový manažer pro Heart Internet a blogger v marketingu Nerd Tipy 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, výkonný ředitel společnosti Doubet Consulting Tipy 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, plánovač událostí a majitel, L2 Event Production Tipy 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, manažer internetového marketingu a affiliate program, Denní denní tisk Tipy 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, generální ředitel, šéf specializované události, události Liz King Tipy 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, reproduktor události a editor blogu Event Manager Tipy 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, technologický evangelista a redaktor technologie Small Biz Tipy 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, zakladatelka a generální ředitelka malých obchodních trendů Tipy 16, 17, 20
Shutterstock: plán, rozpočet, prázdný, banket, tým, rozpaky
109 komentářů ▼
