"Musíme mluvit o rozpočtu projektu …"
$config[code] not foundŽádná fráze nemůže zasáhnout strach do srdce mladých i seniorů stejně jako naléhavý e-mail k projednání rozpočtu.
Pokud jste projektový manažer, dobře víte, jak těžké je udržet projekty včas a na základě rozpočtu. Mezi změnou rozsahu projektu, nerealistickými požadavky klientů a neočekávanými neúspěchy může řídit projekt často pocit, že jde o kočky.
Pokud zjistíte, že váš tým běžně běží nad rozpočtem (i když počáteční rozpočet se zdá, že se zcela nachází na hřišti), problém nemusí patřit s vaším týmem, vedením nebo klientem, ale s nástroji, které používáte. Ano, mluvím o drahé (a matoucí) platformě pro správu projektů, kterou používáte.
Výběr nesprávného nástroje pro správu projektů online může nastavit vaše podnikání na řadu problémů. Jedná se o jeden z nejčastějších způsobů, jak mohou podniky skončit plýtvání nějakou vážnou hotovostí, aniž by si to uvědomily. Chystáte se vybrat správný software pro správu projektů nebo si nejste jisti, zda je vaše stávající platforma správně vhodná pro potřeby vašeho týmu?
Dávejte pozor na následující červené vlajky:
Červená vlajka č. 1
Plánování projektů a práce ad hoc nepoužívají stejnou platformu.
Projektoví manažeři tráví 90 procent svého času. Neměl by váš software pro správu projektů usnadnit tento proces?
Při výběru systému správy projektů se rozhodněte pro platformu, která usnadňuje sledování všech aspektů vašich projektů z jednoho systému. Tímto způsobem, když se objeví úlohy ad-hoc, budete moci tyto úkoly přidávat na stejnou platformu projektu, což usnadní sledování pracovní zátěže a dostupnosti každého člena týmu.
Snadno zjistíte, kteří členové mají více času ve svém rozvrhu a kteří jsou nadměrně odhodláni bezproblémově posunout pracovní zátěž jako prioritu a změnu dostupnosti.
Červená vlajka č. 2
Neexistuje standardizovaný nástup na palubu.
Když řídíte virtuální tým, prvním krokem k úspěchu je standardizovat proces onboardingu.
Získejte všechny na stejné stránce od začátku se základním výukovým návodem pro používání nové platformy. Očekávejte dostupnost pomocí průvodce komunikace a kontaktního informačního listu.
Mezi nejlepší platformy pro správu projektů patří virtuální nástroje pro chat a interní programy pro zasílání zpráv. Pomocí stejného nástroje pro chat, který je součástí softwaru pro správu projektů, můžete okamžitě vyladit přiřazení úkolů, přidat poznámky k různým úlohám nebo posunout termíny, aniž byste opustili program.
Červená vlajka č. 3
Pro správu projektů používáte jednu službu a druhou službu sdílení souborů v cloudu.
Ano, DropBox a Dokumenty Google jsou skvělé, ale zjistím, že když spravuji velký projekt, je mnohem snazší, aby byly všechny soubory uloženy na stejném místě jako seznamy úkolů a schůzky na sdílení obrazovky / kolaborace.
Můj tým mám přidat číslo verze v každém názvu souboru a iniciály posledního člověka, aby provedl úpravy v souboru. Tímto způsobem, pokud existuje otázka ohledně obsahu nebo toho, co se změnilo, okamžitě vím, koho kontaktovat. To pomáhá udržovat soubory v pohřbeném e-mailovém řetězci a úpravy z duplikování.
Bez ohledu na konvenci pojmenování souborů, kterou si vyberete, vložte systém z prvního dne pro správu a sledování souborů a uložte je na jednom místě.
Červená vlajka č. 4
Neexistuje prostor pro diskuze ve spolupráci nebo virtuální schůzky.
Software pro správu projektů má více než jen sledovat úkoly a ukládat soubory.
Když provozujete virtuální tým, pravidelné schůzky mohou být výzvou. To znamená, že bez jasné komunikace by se celý projekt mohl rozpadnout. Vyberte den a čas (například pondělí v 10 hodin a ve čtvrtek ve 14:00), abyste měli týdenní návštěvu projektu.
Buďte ohleduplní z členů týmu, kteří žijí v různých časových pásmech; polední setkání jsou obecně nejsnadnější pro každého, kdo se "zúčastní". S určitým dnem a časem předem naplánovaným v předstihu zůstává každý na stejné stránce a projekt se posune vpřed.
Červená vlajka č. 5
Spousta zvonků a píšťalků, přesto však nemá dostatek jádrových funkcí.
Při výběru platformy pro správu projektů je lákavé vybrat ten s nejoblíbenějšími funkcemi.
Ujistěte se, že jádro funkce podporuje tyto zvonky a píšťalky. Ať už je to plná integrace s Gmail a DropBox, transformace jedním kliknutím z e-mailu na projektovou úlohu nebo instant messaging v rámci sdíleného pracovního prostoru, vyberte si funkce, které jsou vhodné pro váš virtuální tým.
Wrike, Zoho Projects a Clarizen jsou tři populární možnosti pro spolupráci na projektech, které nabízejí podobné funkce. Než se připojíte k jedné platformě, nechte je vyzkoušet, abyste zjistili, která z nich je nejvhodnější pro vaše potřeby.
Spodní linie
Dokončené projekty se neuskuteční prostřednictvím čisté vůle. Vynaložení příliš velkých finančních prostředků na drahé platformy pro správu projektů, které neuskutečňují práci, nejen uškodí vaší společnosti, ale také zpomaluje produktivitu a snižuje lhůty.
Vraťte se na cestu s platformou pro správu projektů, která sleduje úkoly, přehledy, ukládá soubory, nabízí přehled o celém týmu a poskytuje snadné virtuální schůzky / instant messaging vše ze stejného místa.
Bandaged Wound Photo přes Shutterstock
