Zaměstnávat zaměstnance je jednou z nejdůležitějších věcí, kterou majitel malého podniku udělá, ale málo má zkušenosti.
Níže je seznam, který vám pomůže získat důslednější výsledky. Pokud jste novým zaměstnáváním zaměstnanců nebo máte pouze rodinné zaměstnance, začněte zde:
Získat federální identifikační číslo
Než si najmete zaměstnance, můžete požádat CPA nebo právního zástupce, aby se zaregistrovali u vašeho IRS. Ale dělat to sami je docela rovně vpřed. Služba IRS umožňuje online aplikaci (klikněte zde pro online aplikaci IRS). Jedná se o jednu z jednodušších věcí, které IRS nastavil. Budete potřebovat informace o vaší společnosti, LLC nebo partnerství, včetně měsíce a stavu, který vznikl.
$config[code] not foundDále musí alespoň jeden jednotlivec zadat své číslo sociálního zabezpečení jako odpovědnou stranu.
Konečně budete potřebovat vědět, jak je vaše účetní jednotka zdaněna (např. S-Corp.). Pokud si nejste jisti, obraťte se na svého daňového zpravodaje. Po dokončení aplikace obdržíte EIN (identifikační číslo zaměstnavatele) v listinné podobě okamžitě online. K dispozici je také papírová aplikace, pokud si přejete (formulář SS-4).
Zvažte samostatný účet kontroly
Existují dva hlavní důvody, proč to chcete udělat před náborem zaměstnance. Jedním z nich je ochrana proti podvodům. Vaši zaměstnanci budou neustále získávat toto číslo a omezující částka, která je na účtu, omezuje potenciální škody. Bankovní podvody, elektronické a kontrolní podvody rostou. Náklady na samostatný účet jsou levné pojištění.
Druhým důvodem je oddělení daní ze mzdy. Udržení daně ze mzdy v současné době je to číslo jedna věc, kterou můžete udělat, abyste zvýšili šanci na obchodní úspěch. IRS a stát se při výběru těchto daní nehodí. Jejich tresty jsou konfiškutivní a budou se je snažit sbírat od vás osobně. Nejjednodušší je oddělit daně ze mzdy u každé mzdy do samostatného účtu.
Zjistěte své požadavky na podání mzdových prostředků
Podrobné informace o požadavcích IRS si můžete prohlédnout zde, ale většina majitelů firem spadá do měsíční platové, čtvrtletní kategorie souborů. IRS také shromažďuje federální daň z nezaměstnanosti (FUTA), která je zpravidla splatná čtvrtletně a vykazuje každoročně.
Formuláře W2 musí být zaměstnancům poskytnuty do 31. ledna následujícího roku a do konce února je podány do Správy sociálního zabezpečení. Je to dobrý nápad sladit informace, které jste zaslali IRS po celý rok s W2, které pošlete SSA, protože IRS bude. Většinou se na ně nerozhazují, a ušetříte tak škaredé překvapení.
Všechny federální platby musí být provedeny elektronickým federálním systémem daně (EFTPS) a musíte se zaregistrovat, takže nečekejte, až bude splatná platba. Státy mají obecně vlastní srážkovou daň z příjmů, stejně jako daň z nezaměstnanosti. Některá města navíc sbírají daň z příjmů. Ujistěte se, že jste zkontrolovali všechny své státní a místní požadavky. Zde je dobré místo, kde začít.
To vše zní trochu ohromující? Souhlasím. To je důvod, proč zhruba 60 procent malých podnikatelů zadává zpracování zpracování mezd. Je to mnohem levnější než placení pozdějších trestů.
Kompenzace pracovníků
To se liší podle státu, ale je bezpečné předpokládat, že pokud máte stávající zaměstnance (včetně členů rodiny) nebo chcete najmout zaměstnance, pak potřebujete odměnu pracovníka. Systémy odškodnění pracovníků jsou nastaveny tak, aby hradily náklady na zdravotní péči a škody u zaměstnanců, kteří byli zraněni při práci. Opět se liší podle státu, ale pokud nedodáváte odměnu pracovníka, podléhá vám pokuta státu, i když nikdo nebyl zraněn. Zde je seznam webových stránek každého státu o náhradě pracovníků.
Vytvořte nový balíček pronájmu
Ačkoli si můžete najmout jednoho nebo dva zaměstnance ročně, mít doklady na jednom místě, ujistěte se, že nic neztratíte, když to uděláte.
Pro každého zaměstnance musíte mít formulář IRS W-4 a formulář UCIS I-9. Nepovinné položky, které se budou lišit podle zaměstnavatele, zahrnují: Žádost o zaměstnání (viz níže), Nabídkový dopis (viz níže), Kontrola stavu (viz níže), Uvolnění testování léků (viz níže) 401k), Formulář pro schválení přímého vkladu, Dohoda o vybavení zařízení.
Má vaše společnost již zaměstnance? Poté budete chtít podívat na tyto užitečné tipy:
Kdy pronajmout
Většina majitelů malých podniků, s nimiž jsem se zabývala, nenajdete zaměstnance s plánem.
Stejně jako máte marketingový plán nebo finanční plán, vlastník by měl mít alespoň základní náborový nebo personální plán. Začněte se základním organizačním rozpisem pro váš stávající tým (i když se jedná pouze o čtyři osoby). Zjistěte, kde budete potřebovat přidat lidi v příštích dvou letech na základě celkového podnikatelského plánu a přidat je do své organizační schématu jako "čekající". Spojte tyto nevyřízené najímání se spouštěčem, například počtem zákazníků nebo výnosy dolarů. To činí rozhodnutí racionální oproti reakci na dočasné události.
Koho najímat
Jsem obrovský obhájce knihy "Kdo" od Geoff Smart a Randy Street. Než se rozhodnete přijmout zaměstnance, musíte se rozhodnout, kdo je to, co potřebujete.
Smart a Street navrhují psaní Scorecardu pro pozici, která podrobně popisuje poslání zaměstnance, jeho výsledky a dovednosti potřebné k dosažení. Jedná se o kritický krok, který by se neměl přeskočit. Zaměstnání špatného člověka je horší než vůbec ne najímat. Smart a Street také nastíní vynikající proces rozhovoru, který vám poskytne konzistentně lepší výsledky.
Žádost o zaměstnání
Používejte aplikaci pro každého. To zahrnuje i současné zaměstnance, kteří se mohou ucházet o zaměstnání. Konzistentní dokumentace vás ochrání před problémy s případy diskriminace.
V ideálním případě bude aplikace obsahovat zprávy pro vyhledávání na pozadí, ale firmy třetích stran kontrolují často potřebují své vlastní formuláře. Existuje několik otázek, které se nemůžete zeptat, takže je nejlepší použít formulář, který byl přezkoumán někým, kdo má zkušenost s lidskými zdroji ve vašem státě. Klikněte zde pro vzorové formuláře. Pokud je váš obor nebo situace neobvyklá, komplikovaná nebo pokud chcete získat více jistoty, kontaktujte místního právníka.
Kontroly na pozadí
Malé podniky obecně neprovádějí kontroly svých zaměstnanců, pokud nemají, jako dopravní společnost. Kontroly na pozadí jsou však levné pojištění.
Měli jsme odsouzeného zločince a přijali jsme si práci, která nevyřešila kontrolu. Odešla před tím, než se vrátili výsledky. Netušila jsem, co jí prochází hlavou, ale zachránila nám hodně bolesti.
Není špatným nápadem, abyste provedli svou politiku provádět periodické kontroly pravidelně, jako každý rok pro všechny zaměstnance.
Reference
Požádáte-li o ně o žádosti při náboru zaměstnance, zkontrolujte je. Mnozí majitelé předpokládají, že žadatel by nezneužil špatný odkaz a obecně mají pravdu. Někdy to ale dělají, a dovoluje vám potvrdit, zda mají dovednosti, které jste identifikovali ve vývoji Scorecard.
Odkazy by také mohly odhalit věci, které se v kandidátním rozhovoru nezachytily.
Testování léků
Mnoho vlastníků má z bezpečnostních důvodů politiku testování drog pro žadatele a stávající zaměstnance. Ale není obecně špatná politika.
Opět platí, že klíčem je důsledně uplatňovat tuto politiku. Obecně platí, že je nejlepší zahrnout všechny, aby nedocházelo k diskriminaci. I když se může zdát zřejmé, musíte dodržovat vaše zásady. Žádné vyjímky!
Někteří vlastníci firem nemají rádi zásady a říkají, že "toto je malý podnik a pravidla nejsou nutná." Nakonec se dostanete do špatné situace. Má-li politika jednoduché rozhodnutí.
Testování dovedností
Identifikovali jste potřebné dovednosti prostřednictvím Scorecardu. Rozhovor jste s kandidátem a jeho odkazy. Zdá se, že žadatel má správné věci.
Vezměte hádek práce z rovnice: otestujte dovednosti, které můžete. Existuje mnoho online zdrojů, které nenákladně posuzují dovednosti uchazeče, od softwarových dovedností až po telefonické dovednosti a služby zákazníkům. Pokud se jedná o technickou dovednost, zvažte certifikaci třetí strany. Mnohé organizace nabízejí svým členům certifikáty (účetnictví, administrativní pomocník) nebo se obracejí na místní odbornou školu.
Pokud jste zapsáni na kandidáta, ale nedostatek certifikace, najme je na zkušební dobu, abyste jim dostali čas na jeho získání.
Nabídkový dopis
Obvykle je to jednoduchá věc, ale může vám ušetřit bolesti hlavy po silnici. Správný dopis nabídky by měl odkazovat nebo obsahovat popis práce, počáteční datum, výši odměny, výhody a pracovní poměr. Zahrňte, pokud je zaměstnanec považován za "vůli", pokud se tyto zákony vztahují ve vašem státě.
Není nutné uvést všechny zaměstnanecké benefity, spíše odkazovat na příručku pro zaměstnance (a ujistěte se, že podepíší samostatné potvrzení o přijetí a čtení). Obecně většina majitelů malých podniků má zaměstnance "podle přání" a nemají zaručenou pracovní dobu.
Požádejte zaměstnance, aby podepsal dopis s nabídkou, který pozitivně přijímá podmínky uvedené v dopise. A konečně, pokud si nejste jisti, co chcete v nabídkovém dopisu zahrnout, obraťte se na místního zástupce, který má zkušenosti v oblasti zaměstnanosti.
Kultura
Často přehlížená vlastníky malých podniků je, zda se kandidát přizpůsobí kultuře vaší společnosti.
Viděl jsem spoustu zaměstnanců, kteří splnili všechny potřebné dovednosti a zkušenosti na Scorecardu, který nepracoval, protože nemohou pracovat se stávajícím týmem. Jeden z nejlepších nástrojů, který jsem našel, je index Kolbe. Toto měří konstantní myšlení člověka (tj. Vaši intelektuální reakci).
Osobně jsem to považoval za neocenitelný při určování, zda je někdo vhodný na pozici, a tím, že pomáhá všem komunikovat a spolupracovat lépe. Proveďte hodnocení sami a zjistěte, jestli to nezjistí něco zajímavého.
Nové hlášení o pronájmu
Všichni zaměstnavatelé jsou povinni hlásit nové zaměstnance do svého státu nejpozději do 20 dnů od přijetí zaměstnance.
Nepovinné vykazování zahrnuje ověření počtu sociálních pojištění u Správy sociálního zabezpečení. Obecně, pokud SSA nemůže odpovídat číslu sociálního zabezpečení jménu, zašlou vám dopis, který vás požádá o ověření. Neplatí pro zaměstnavatele žádnou penalizaci. Je to jen potíže.
Dalším volitelným programem je ověřit informace shromážděné na formuláři I-9 elektronicky s americkými zákazníky a imigrací. Tento program nazvaný e-Verify je od roku 2015 dobrovolný.
Pronájem fotografie pomocí programu Shutterstock
4 Komentáře ▼
