Administrátoři - nebo asistenti, jak se také nazývají - poskytují administrativní a logistickou podporu, kterou kancelář potřebuje, aby mohla fungovat. Základní povinnosti jsou závislé na popisu práce, zaměstnavatelé však obecně preferují kandidáty na počítači s vysokou komunikační schopností, horlivý organizační smysl a pokročilé multitaskingové schopnosti. Manažeři nejsou vždy k dispozici k dohledu nad každou částí projektu, takže je také důležitá schopnost pracovat nezávisle.
$config[code] not foundZákladní požadavky
Počáteční požadavky závisí na úloze. Vstupní pozice jsou zpravidla otevřená absolventi střední školy se základním kancelářské, počítačové a anglické gramatiky dovednosti. Třídy v těchto předmětech jsou k dispozici na místních vysokých školách a technických školách. Tyto instituce také přitahují lékařské a právní žadatele o sekretariát, kteří se potřebují naučit se specifickým průmyslovým žargonem, bere na vědomí Úřad statistiky práce. Mnohé dočasné agentury nabízejí podobné školení; zaměstnavatelé obecně dávají přednost bakalářskému titulu pro výkonné sekretářské funkce.
Koordinace a plánování
Od odpovědi na telefony až po aktualizaci kalendářů událostí se správní asistenti důkladně zapojí do každé významné organizační činnosti kanceláře. Směrování příchozí pošty a faxy příslušné osobě je součástí práce, stejně jako rezervace a schůzky zaměstnanců. Asistenti ve větších organizacích, jako jsou vysoké školy nebo veřejné instituce, také často slouží jako styčníci mezi svými šéfy a různými odděleními organizací.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingKorespondence a komunikace
Úprava a sestavování poznámek, zpráv a dalších kancelářských dokumentů je dalším klíčovým úkolem, který správci přiřadí administrativním pomocníkům. Úkoly na vyšší úrovni mají složitější odpovědnosti. Například výkonní asistenti mohou provádět výzkum a připravovat prezentace a tabulky, a školní obvodní asistenti lze očekávat, že vytvoří, upraví a vyrobí materiály pro oddělení, divize a školní publikace - plus bulletiny, kódy, informační bulletiny a programy výkonu.
Vztahy se zákazníky
Uvážení a dobrý úsudek jsou základními kvalitami pro administrativní pomocníky, kteří slouží jako veřejná tvář zaměstnavatele. Tato role často zahrnuje odpovědi na otázky a pomoc nespokojeným zákazníkům. Například pomocník v kanceláři správcovské společnosti by měl zaznamenat podrobnosti o stížnosti nájemce a pomoci mu vyřešit problém. Pomocníci potřebují pro řešení těchto situací lepší schopnosti řešit problémy a řešit konflikty.
Vedení záznamů a správa dat
Správní poradce udržuje institucionální paměť organizace prostřednictvím svých dovedností v oblasti vedení záznamů a správy databází. Ve školní čtvrti může například poradce koordinovat a spravovat soubory a indexy. Naproti tomu asociace majitelů domů může očekávat, že asistenti budou organizovat a řídit obecnou korespondenci, faktury, klíčenky, drobné peněžní příjmy a pracovní příkazy, jakož i interní dokumenty organizace. Ve větších organizacích mohou pomocníci spravovat sklady nebo firemní knihovny.
