Jako vlastník drobného podnikání již budete mít blízko ke zdrojům vaší společnosti, včetně kapitálu, zaměstnanců a zařízení. Ale co čas zaměstnanců? Čas je obtížné kvantifikovat a sledovat a jako takový mnoho majitelů malých podniků nesprávně zachází s časem, jako by to byl neomezený zdroj. To však nemohlo být dále od pravdy.
Nedávná studie McKinseyho zjistila, že pouze 9% vedoucích pracovníků bylo "velmi spokojeno" s tím, jak byl v současnosti zaměstnanec přidělován. Kromě toho téměř polovina vedoucích pracovníků uvedla, že jejich současné přidělení času neodpovídá cílům společnosti. A průměrný pracovník v kanceláři vám může říci, že příliš mnoho času stráveného ve společnosti se vynakládá na triviální úkoly, jako je například reakce na e-maily a účast na setkáních, které nejsou zásadní.
$config[code] not foundEfektivní řízení času je rozhodující pro produktivitu a ziskovost vašeho podnikání. Jak mohou firmy zlepšit správu času? Není to tak snadné, jak jen říkat zaměstnancům, aby využili svůj čas efektivněji. Místo toho musí vedoucí tým vybudovat firemní kulturu, která aktivně podporuje efektivní řízení času v celé organizaci.
Kultura, která efektivně podporuje řízení času
Ochrana soukromí zaměstnanců
Multitasking je hlavním mluvčím ve světě podnikání. Od zaměstnanců se očekává, že budou schopni efektivně žonglovat více úkolů najednou. Manažeři proto plní pracovní dobu různými projekty, schůzkami a podnikovými činnostmi.
Studie však stále více dokazují, že multitasking je neúčinný. Stanfordští vědci dokázali, že multitaskeri mají špatné organizační schopnosti, jsou snadno odvráceni a často se nedostávají do ohniska.
Pokud multitasking není klíčem k efektivnímu řízení času, pak co je to?
Odpověď je tok. Jak definuje autor a psycholog Mihaly Csikszentmihalyi, tok nastane, když vstoupíte do stavu intenzivní a bez námahy soustředění na tento úkol. To je často označováno jako "být v zóně" a zaměstnanci jsou mnohem produktivnější v tomto stavu než kdykoli jinde.
Ke zvýšení produktivity by zaměstnavatelé měli dělat vše, co je v jejich silách, aby udrželi zaměstnance v režimu toku. To znamená podporu podnikového prostředí ticha a soukromí. Kdykoli je to možné, manažeři by se měli vyvarovat zatížení svých zaměstnanců několika úkoly nebo je rušit pomocí zbytečných e-mailů a telefonních hovorů.
Mnoho zaměstnanců také těží ze soukromých kanceláří, spíše než pracovat v hlučných farmách.
Méně, efektivnější setkání
Jednou z největších problémů efektivního řízení času je firemní schůzka. Průměrné schůzky zabírají drahocenný čas a přeruší tok pracovníků zaměstnanců a zároveň vytvářejí velmi málo smysluplných výsledků.
Podle průzkumu společnosti Microsoft jsou neefektivní schůzky mezi špičkovými časovými úniky v průměrném pracovním týdnu. Kromě toho zaměstnanci tráví téměř 6 hodin týdně na setkáních a 69% zaměstnanců se domnívá, že tyto schůzky jsou neproduktivní.
Chcete-li lépe spravovat čas společnosti, vedoucí pracovníci by měli naplánovat schůzky, které jsou naprosto nezbytné. Schůzky by měly mít určitý účel: Rozhodnout se nebo vyřešit problém. Měla by existovat podrobná agenda otázek, o nichž se bude diskutovat a v jakém pořadí, a množství, které jim bylo přiděleno.
Pokud je schůzka určena pouze k šíření informací, zvažte odeslání e-mailu. Mnoho schůzek může být také volitelně, takže pokud je zaměstnanec v tomto kritickém režimu, může se rozhodnout, že přestane.
Sledování času
Každý manažer ví, že k tomu, aby se podnik mohl posunout vpřed, musí existovat jasně definovaný soubor cílů a cílů pro budoucnost. Nicméně stačí stanovit tyto cíle nestačí. Příliš často se vedoucí pracovníci a jejich zaměstnanci dostávají do každodenních úkolů a nikdy nenajdou čas na posílení dlouhodobých cílů. Toto je místo, kde přichází integrované elektronické sledování času.
Efektivní elektronické systémy sledování času by měly zachytit náklady, stejně jako čas strávený pro každého jednotlivého zaměstnance a projekt, a poté integrovat tyto informace do komplexního pohledu na přidělování času podniku. Tímto způsobem můžete zjistit, zda se současná alokace času vaší společnosti přizpůsobuje vašim cílům společnosti. Stejně jako u všech zdrojů, správné přidělování času snižuje množství odpadu a usnadňuje růst společnosti.
Peter Druckers, legendární manažerský poradce, jednou řekl:
Čas je nejsilnějším zdrojem a pokud není spravován, nic jiného nelze zvládnout.
V obchodním světě je čas drahocenný. V nejlepším zájmu každého zaměstnavatele je podporovat podnikovou kulturu, která ji měří, řídí a hodnotí.
Neproduktivní schůzka fotografií pomocí programu Shutterstock
11 komentářů ▼
