Práce v kanceláři vyžaduje, abyste měli specifické dovednosti a mohli používat určité typy zařízení, které jsou společné mnoha kancelářím. Pokud nejste obeznámeni se zařízením, budete se muset učit. Použité vybavení a dovednosti, které jsou potřebné, se mohou mírně lišit od kanceláře k kanceláři, ale celkově jsou podobné.
Zařízení související s papírem
Některé kancelářské vybavení jsou nezbytné pro papírové aspekty podnikání. Fotokopírovací stroje se používají k vytváření kopií dokumentů k distribuci nebo k vytváření světlejších nebo tmavších dokumentů. Tiskárny se také používají k tisku dokumentů a e-mailů, které mohou být potřebné pro dokumentaci. Mnoho úřadů také používá drtiče k likvidaci citlivých dokumentů, které již nejsou potřeba. Faxové přístroje se stále nacházejí v kancelářích, ale nejsou tak běžné. Některé kopírky mají funkce faxování.
$config[code] not foundPočítače
Dnes mnoho kanceláří využívá počítače k podnikání. Zaměstnanci používají e-mail pro komunikaci mezi spolupracovníky a klienty. Dokumenty jsou vytvářeny pomocí softwaru pro zpracování textu a tabulek organizovaných v počítači. Některé úřady také používají skenery dokumentů ke skenování všech papírových dokumentů do elektronického formátu. Tyto skenery jsou připojeny k počítači a papírové dokumenty jsou přeneseny do počítačových souborů, které pak do počítače přenesou operátoři. Zaměstnanci v kanceláři také někdy používají své počítače pro zadávání dat, v závislosti na typu kanceláře.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingKomunikační dovednosti
Aby mohl být zaměstnanec v kancelářském prostředí úspěšný, musí být schopen dobře komunikovat. Typ komunikace se bude lišit podle popisu práce. Někteří zaměstnanci budou muset být schopni dobře psát a komunikovat prostřednictvím e-mailu nebo případně i běžnou poštou. Ústní komunikace může být také důležitá. Někteří zaměstnanci kanceláře pravidelně odpovídají telefonním hovorům a mluví s klienty pro společnost. Dokonce i ti zaměstnanci, kteří nekomunikují s externími klienty, je dobrá komunikace mezi jejich spolupracovníky a šéfy velmi důležitá. V závislosti na pracovních místech mohou být jednání dokonce nezbytná.
Řízení
Dokonce i ti zaměstnanci, kteří nejsou v řídících funkcích, budou muset být schopni zvládnout svou práci. Zaměstnanec musí být schopen se podívat na pracovní zátěž a určit, které úkoly jsou důležitější, aby se dělal první a kdo může čekat. Musí být také schopen zvládnout svůj čas po celý den a využít ho, aby dokončil co nejvíce úkolů. Některé telefonní hovory musí být uskutečněny v určitou dobu, zatímco běžné denní úlohy mohou chvíli počkat.
Řešení problému
Ne všechny aspekty kancelářské práce jsou řezané a vysušené. Zaměstnanec bude muset používat dovednosti pro řešení problémů, aby pomohl najít nejlepší způsob, jak splnit úkoly a co lze řešit, aby se vyřešily jakékoli problémy, které by mohly vzniknout. Zaměstnanci musí být schopni pracovat společně a používat techniky brainstormingu, aby mohli řešit problémy a dokončit projekty. Zaměstnanec by měl prospěch z využití tvořivosti, aby přišel s řešeními a implementoval je do svých projektů.
Počítačové dovednosti
Mnoho kanceláří dává přednost tomu, aby najali zaměstnance, kteří mají zkušenosti se specifickými typy softwaru, které společnost používá, jako je finanční software. Pokud je někdo najat, který nemá tyto schopnosti, bude vyžadováno další školení, aby mohl dobře pracovat. Některé úřady budou také vyžadovat potenciálního zaměstnance, aby provedl test na psaní. Čím rychleji osoba může psát přesně, tím efektivnější bude zaměstnanec. Schopnost rychle se učit a řešit jednoduché problémy s počítačem je také důležitá dovednost, kterou mají mít zaměstnanci.
