Dny administrativních asistentů jsou plněny několika úkoly, včetně plánování, zasílání e-mailů a řízení projektů. Kromě toho je někdy nutné vzít vzkaz pro svého šéfa, když není k dispozici. Nesprávná, špatně napsaná zpráva může vášho šéfa potlačit. Chcete-li ji zapůsobit, poskytněte podrobnou zprávu shrnující povahu hovoru a požadovanou odpověď. Dokonce i když nejste správní asistent, můžete občas přijímat zprávy pro šéfa, který není k dispozici.
$config[code] not foundBěhem telefonování
Zeptejte se volajícího, jestli chce zanechat vzkaz. Pokud je odpověď "ne", vyčkejte chvíli, abyste podpořili zprávu. Řekněte mu, že váš šéf bude po celý den na setkáních, takže volání zpět nemusí být tou nejlepší volbou.
Požádejte volajícího, aby dal podrobnou zprávu. Někteří volající budou odpovídat slovy: "Jen mě zavolejte zpátky." Bohužel váš šéf nemusí být s takovým vágním vzkazem spokojen. V takovém případě odpovězte s otázkou: "Jistě. Co jí mohu říct, že tohle jde?"
Požádat o úplné jméno od volajícího. Křestní jména mohou způsobit zmatek šéfovi. Stačí se zeptat: "Mohu mít celé jméno?" při odebírání zprávy.
Požádejte o telefonní číslo volajícího. I když se to může zdát zřejmé, je snadné zapomenout na číslo, když se soustředíte na další aspekty hovoru. Pokud volající upřednostňuje kontaktovat e-mailem, napište to také.
Při zadávání otázek si napište všechny tyto informace na papírový papír. Zaznamenejte také datum a čas hovoru.
Zprostředkování zprávy
Uspořádejte si poznámky k volání na malý list papíru. Každá zpráva by měla vyplnit pouze jeden kus papíru. Vyhněte se psaní více zpráv na každé skluzu.
Zadejte datum a čas hovoru a poté jméno a příjmení volajícího v horní části papíru. Pokud také dala své postavení nebo vztah k vašemu šéfovi, například účetnímu nebo dodavateli, napište zde také.
Shrnout účel výzvy do jedné krátké věty. Napište to pod jméno volajícího. Buďte stručný a specifický, takže váš šéf se nemusí divit, o čem to jde.
Zadejte telefonní číslo volajícího v dolní části zprávy.
V případě, že byl hovor velmi důležitý, napište "URGENT" velkými písmeny v pravém horním rohu poznámky. Většina telefonních zpráv nespadá do této kategorie. Naléhavé zprávy se týkají mimořádných událostí v rodině nebo obchodních problémů, které by mohly mít značný negativní dopad na společnost.
Předat zprávy šéfovi, jakmile je k dispozici. Jakmile mu dáte každou zprávu, přečtěte si ji nahlas. Tímto způsobem není šance, že mu bude chybět důležitá zpráva.
Tip
Vědět, kdy mluvit. Pokud je zpráva opravdu naléhavá, zvlášť s rodinou šéfa, přerušte ji a okamžitě ji informujte o volajícím. Některé věci v životě jsou důležitější než obchodní jednání.
