Jak používat zařízení Office

Takže jste si zajistil práci v kanceláři, možná jako správní asistent nebo sekretářka. Nyní se musíte dozvědět, jak správně používat zařízení ve vaší kanceláři, protože vaše práce bude vyžadovat používání počítačů, odesílání faxů, vytváření fotokopií a další. S řádnou manipulací by zařízení ve vaší kanceláři mělo trvat několik let a mělo by to skutečně usnadnit práci. Čím lépe znáte, jak používat zařízení, tím lépe budete moci vykonávat svou práci.

$config[code] not found

Použití fotokopie

Přečtěte si návod k použití určený pro kopírku. Vyhledejte vypínač a zapněte stroj. Nechte stroj zahřívat dostatečně dlouho; starší stroje mohou trvat déle než nové modely.

Zvedněte kryt a položte dokument, který chcete kopírovat, na sklo lícem dolů. Dávejte pozor, abyste ji správně umístili; většina kopírovacích strojů má značky, které ukazují, kam umístit dokumenty. Spusťte kryt a pomocí ovládacího panelu vyberte počet kopií, které chcete vytvořit. Stiskněte tlačítko "start" a kopírování by mělo začít.

Použijte automatický posuv na kopírce pro kopírování dokumentů na několik stránek. Postupujte podle vodítka vedle zdroje, umístěte stoh dokumentů; mnoho kopírky auto-feed dokumentů lícem nahoru. Zjistěte, zda má váš kopírka možnosti automatického sbalení a sešívání dokumentů - většina novějších modelů to dělá. Zvolte tyto možnosti na digitálním displeji, stiskněte tlačítko "start" a váš stoh dokumentů bude fotokopírován, sdružen a sešíván pro vás.

Použití faxu

Přečtěte si pokyny výrobce.Před zapnutím ověřte, zda je faxový přístroj zapojen do zdroje napájení a telefonního konektoru. Získat faxové číslo pro cíl odesílaného faxu. Uspořádejte dokumenty, které odesíláte v pořadí.

Vyplňte obálku pro fax; bude obsahovat jméno a faxové číslo příjemce, jméno šéfa nebo kanceláře, faxové číslo vaší kanceláře, krátká zpráva adresátovi a počet stránek, včetně krycího listu.

Umístěte dokumenty lícem nahoru do zásobníku podavače. Vytočte faxové číslo příjemce. Chcete-li odeslat dokument, stiskněte tlačítko "odeslat" nebo "fax" v závislosti na zařízení, které používáte.

Ujistěte se, že je v kazetě s tonerem dostatek inkoustu a že je k dispozici dostatek papíru, takže můžete fax přijímat hladce. Počkejte, až zazvoní telefon, ale neodpovězte na něj; znamená to, že se blíží fax. Poslechněte si tóny "handshake", které vám říkají, že faxový přístroj odesílatele a váš fax komunikují. Sledujte počáteční tisk faxu a počkejte, dokud se neobjeví celý dokument.

Zkontrolujte počet stránek, které jste dostali proti číslu uvedenému na krycím listu, abyste se ujistili, že celý fax prošel. Obraťte se na odesílatele, abyste potvrdili přijetí tohoto dokumentu.