Starší sekretáři jsou obvykle zaměstnáni v kancelářích a vykonávají klíčové administrativní povinnosti, aby zajistili efektivní denní obchodní procesy. Starší sekretář může pracovat pod jedním nebo více manažery a očekává se, že bude vést záznamy o všech klíčových korespondencích v rámci podniku. Starší sekretářky jsou zaměstnáni v široké škále podniků ve veřejném a soukromém sektoru.
Role podpory
Primární úlohou vysokého tajemníka je uvolnit čas pro své nadřízené vykonáváním klíčových administrativních povinností. Starší sekretáři hrají klíčovou roli při zajišťování přesné a včasné doručování komunikace potřebným stranám. Vedoucí tajemník obvykle diktuje poznámky od vedoucích pracovníků, zapisuje si poznámky ve formátu dopisů nebo zpráv a distribuuje informace určeným příjemcům, jak je uvedeno na webových stránkách Champaign County. Vysoký tajemník by proto měl mít pevné uchopení gramatických pravidel a interpunkce a měl by být schopen používat základní kancelářské softwarové aplikace, aby poskytoval statistické údaje nebo využíval dopisní šablony. Vyšší sekretářka by také měla udržovat přesný plán schůzek pro svého nadřízeného a potvrdit opatření pro obchodní jednání se všemi očekávanými účastníky. Může být rovněž pověřena přípravou cest a uspořádáním ubytování pro mimořádné konference.
Komunikační role
Vyšší tajemník bude někdy požádán, aby koordinoval a dohlížel na klíčové pracovní úkoly, které jsou poskytovány administrativním pracovníkům, aby se zajistilo, že budou dokončeny efektivně a podle plánu. Od hlavních sekretářů se očekává, že vycvičí nové zaměstnance a rekvalifikují stávající zaměstnance, pokud budou upraveny veškeré změny v běžné obchodní praxi. Starší sekretář může také volat telefonní hovory z interních a externích zdrojů, předávat zprávy mezi odděleními a provést hovory na obrazovce, které přijali manažeři, aby bylo zajištěno, že jsou zaznamenány všechny relevantní informace. Může být rovněž pověřena žádostí o návštěvu návštěvníků na recepci, jak je popsáno na webových stránkách Total Jobs.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingDalší povinnosti
Starší sekretář může také mít na schůzkách zápisy a je obvykle pověřen přesným podáním korespondence z interních i externích zdrojů. Starší sekretářka je rovněž zodpovědná za monitorování klíčových kancelářských potřeb a za jejich doplnění. Může také pomoci při přípravě a zpracovávání rozpočtových odhadů a prodejních faktur a často asistuje při správě mezd. Vedoucí pracovníci sekretariátu často provádějí výzkum a vytvářejí zprávy o úrovních výkonnosti podniku, o tržních hodnotách a nákladech na nákup, jak je popsáno na webových stránkách Monterey County.
