16 způsobů, jak může virtuální telefonní služba pomoci vaší firmě

Při spuštění vašeho malého podniku je nepravděpodobné, že byste si myslel, že byste se rozhodli o nastavení telefonního systému, pokud jste o tom vůbec uvažovali.

Nejste sami v tomto: z 25-plus startup kontrolních seznamů jsme se podívali na online při zkoumání tohoto článku, pouze jeden z uvedených telefonních systémů a to bylo docela daleko dolů, pokud jde o prioritu.

To není strašně překvapující. Více než tři čtvrtiny malých podniků začaly v roce 2013 mít čtyři nebo méně lidí. S tak malým týmem má používání mobilních telefonů jen smysl.

$config[code] not found

Vzhledem k tomu, že tyto podniky rostou, jak z hlediska zaměstnanců, tak i klientů, je zřejmá potřeba pokročilejšího, přesto cenově dostupného telefonního systému. Koneckonců, neměli byste zapomínat ani na jeden hovor, ne?

A to je místo, kde virtuální telefonní systém vstoupí do obrazu.

Co je virtuální telefonní služba?

Po celá desetiletí nabízejí obchodní telefonní systémy na každém pracovním stole více než jen telefon. Od hlasové schránky až po směrování hovorů, přesměrování hovorů a konferenční hovory, moderní telefonní systémy změnily způsob, jakým podniky komunikují se svými zákazníky, partnery a uvnitř svých hradeb.

U mnoha malých podniků však byla cena interního telefonního systému zakázána. Kromě samotného zařízení (včetně telefonů) byly náklady na správu, řešení problémů a údržbu systému vysoké.

Koncem devadesátých let se však představilo nové řešení: virtuální telefonní služby. Stejně jako on-line aplikací, které používáte v cloudu, tyto služby umožnily malým firmám získat více funkcí za méně peněz tím, že vynaloží veškeré náklady na hardware, správu a údržbu a rozšiřují je v řadě firem. Kromě toho mohou firmy, které využívají služby virtuálních telefonů, používat své stávající telefonní zařízení, ať již připojené k síti nebo mobilní.

Výsledek? Malé podniky měly nyní přístup k robustním telefonním službám za mnohem nižší cenu.

16 způsobů, jak může virtuální telefonní služba pomoci vaší firmě

Od doby, kdy byly zavedeny, služby virtuálních telefonů neustále rozšiřovaly nabídku služeb. Abychom vám pomohli pochopit, co je k dispozici, podívejte se na nejčastější a také některé neobvyklé funkce níže.

Společné funkce virtuální telefonní služby

Zde je ukázka nejběžnějších funkcí nabízených virtuálními telefonními službami:

Telefonní čísla - Propagujte jedno hlavní číslo nebo vytvořte tolik místních místních telefonních čísel s přímou volbou a počtem 800, které potřebujete (varování: více čísel může znamenat vyšší cenu). Obvykle můžete nastavit identifikační číslo volajícího, které chcete použít, aby osoba, na kterou voláte, uvidí název vaší společnosti.
Virtuální recepční a samoobslužné menu - Pozdravte volající s profesionálním pozdravem a poté je pošlete na cestu, nebo nabídněte nabídku s možnostmi včetně adresáře rozšíření a místa a pracovní doby.
Držte hudbu - Můžete si dokonce vybrat vlastní!
Směrování hovorů - Pomozte vašemu volajícímu oslovit správnou osobu s pravidly automatizace, které můžete kdykoli změnit. Zjistěte, kdo přijímá hovor pomocí funkcí, jako jsou skupinové fronty a současně vyzvánění, a přenášejte své hovory na cestách pomocí funkcí "Follow-me", které předávají všechny hovory do mobilního zařízení. Můžete dokonce nastavit pravidla pro promítání, takže vám budou zasílány důležité hovory, zatímco méně hlasující hovory budou odeslány do hlasové schránky.
Další funkce telefonu - Většina virtuálních telefonních služeb nabízí přesměrování hovorů, parkování, ID volajícího, čekající hovor a neruší. Někteří dokonce oznamují volajícímu (tzn. Požádá volajícího, aby vyslovil své jméno, zaznamenal to a pak ho přehrál, než přijme hovor) a zablokování hovorů.
Klikni pro zavolání - Nechte své zákazníky zavolat kliknutím na tlačítko webových stránek.
Konferenční hovor - Je to jako on-line párty, kde máte práci.
Faxy - Příjem faxů a jejich doručení prostřednictvím e-mailu.
Hlasová schránka - Myslím, že je větší než jednoduchá schopnost přijímat hlasovou schránku. Mnoho virtuálních telefonních služeb předá nahrávku vašich hlasových zpráv na vaši e-mailovou adresu, kde je můžete okamžitě hrát.
Správa účtu - Změňte, spravujte a monitorujte telefonní systém pomocí snadno použitelného řídicího panelu online. Žádné složité systémy ke správě a žádné hardwarové řešení.

Méně časté funkce virtuální telefonní služby

Živá obsluha - Nic lepšího než mít živého člověka, který odpoví na váš telefon. Některé virtuální telefonní služby vám umožňují nabízet tuto zkušenost bez nutnosti přijímat recepční.
Přepisy hlasové pošty - Zaznamenáváním každé hlasové schránky doručené prostřednictvím e-mailu je nicméně hezké, ale během setkání nemůžete poslouchat. To je, když přepsaná hlasová schránka, vaše zpráva v textu, opravdu přijde vhod.
Flip hovoru - Potřebujete opustit kancelář, když jste uprostřed hovoru? Call flip vám umožňuje přenést hovor na mobilní zařízení, abyste mohli mluvit na cestách.
Webová a videokonference - Některé virtuální telefonní služby nabízejí možnost hostit web a videokonference podle potřeby.
Integrace - Integrace virtuální telefonní služby s často používanými aplikacemi vám umožňuje nastavit efektivní procesy. Například s RingCentral můžete odesílat příchozí faxy do konkrétních složek Box a povolit "click-to-call" v rámci řešení zákaznických služeb společnosti Zendesk.
Nahrávání hovorů - Pokud potřebujete zaznamenat hovor, pro právní nebo školicí účely nabízejí některé virtuální telefonní služby tuto funkci.

Rozhodnutí hlasem přes IP (VOIP)

Virtuální telefonní služby mohou být nabízeny jedním ze dvou způsobů:

Tradiční telefonní služba využívající telefonní ústřednu (pobočkovou ústřednu), která využívá stejné linky, jaké používají vaše domácí a mobilní telefony; nebo
VOIP, metoda, která směruje vaše hovory přes internet.

Zatímco VOIP je často levnější, existují dvě důležité fakta, které je třeba zvážit před výběrem virtuální telefonní služby, která využívá tento přístup:

Spolehlivost - VOIP vyžaduje trvalé a silné připojení k internetu. Pokud to není k dispozici, budete se dívat na zkreslené a přerušené hovory.
Pohotovostní služby - Nouzové služby jsou plně integrovány s tradičními telefonními službami, které využívají telefonní ústřednu, nikoliv však služby VOIP. To znamená, že služby jako 911 nemohou sledovat volání VOIP, což je vážné omezení, pokud máte někdy potíže. Zatímco se tento problém řeší, je to stále skutečný zájem.

Seznam služeb virtuálních telefonů

Abychom vám pomohli najít virtuální telefonní službu, která vyhovuje vašim požadavkům a rozpočtu, sestavili jsme níže uvedený seznam, abyste mohli začít.

Poznámka: Funkce a ceny se mezi službami značně liší.