Moje firma, Journyx, je již šestnáct let a během této doby jsme překonali jednu z největších ekonomických útlumů v historii, vznik současně vzrušující a děsivé sféry sociálních médií a velké změny v tom, jak je software zakoupen a dodáno. Nicméně jsme nebyli vždy tak otužilí.
Na začátku jsme se několikrát blížili k absolutnímu selhání.To nemá nic společného s naším produktem; zákazníci zjistili, že je dodávána za slibovanou funkčnost a poté za některé. Nemělo to ani co do činění s naším týmem, ani žádnou špatnou vnitřní politiku.
Důvod, proč vám říkám tento příběh, je, že tu máme poučení: nemáme jasnou vizi našeho potrubí a peněžního toku. Měli jsme potíže s předpovědí, kolik peněz bychom měli v bance několik týdnů v budoucnu. Byl to vážný problém a, bohužel, běžný problém. Možná dokonce i ten, který jste zažili ve vaší společnosti.
Je snadné, zejména pro malé a začínající podniky, zaměřit se na vzrušení tady a teď. Budoucnost je abstraktní koncepce pro podnikové podniky, dokud to není. Musíte se zaměřit na růst od začátku. Úspěch není sen, ale paradoxně vás může zničit, pokud nejste připraveni na to.
Nebyli jsme první společností, která by čelila obdobím růstu, které jsme nedokázali zvládnout, a my nebudeme poslední. Naštěstí je jednoduché zavést systém, který umožňuje inteligentní prognózu.
Následují pět kroků, které můžete podniknout, abyste se ujistili, že se vaše podnikání netýká stejných problémů:
1. Sledujte projekty individuálně
Sledování času stráveného na projektech je skvělé, ale při sledování jednotlivých projektů získáte maximální užitek. To vám umožní sledovat každý projekt jako jedinečný prvek ziskovosti společnosti. Tento přehled je nesmírně cenný při alokaci zdrojů, protože budete znát parametry pro každý projekt vzhledem k aktuální dostupnosti firmy.
2. Sledujte úkoly zaměstnanců a změny produktivity
V každé organizaci jsou přínosy vědět, co dělají vaši zaměstnanci v daném okamžiku, zřejmé: chcete, aby pracovali na úkolech, které jsou pro společnost skutečně přínosné. Je však také důležité zvážit, na kterých pracovištích jsou nejúčinnější. Zavedení systému, který umožňuje zaměstnancům sledovat čas před specifickými úkoly, vám umožní zjistit, kde jsou nejužitečnější. Kurzy jsou to, co se jim líbí nejlépe. Nemusíte denně měnit zaměstnanecké role, ale zvažte změnu, když důkazy naznačují, že dovedly dovednosti v nové oblasti a mohly by být užitečné i jinde.
3. Vytvořit databázi předcházejících projektů
Mít nevyčerpané projekty bude neuvěřitelně cenné, ačkoli stačí nějaký čas stavět. Pomocí těchto informací můžete zjistit, kolik lidí obvykle potřebuje k dokončení projektu; zlepšit přesnost vašich rozpočtů na základě rozsahu; a dokonalé časové osy založené na celkových parametrech projektu. Dokonce i ty nejméně efektivní projekty se stávají cennými, protože si od nich můžete shromáždit tolik informací. Budete vědět, co nefungovalo, jaké faktory vedly k přechodu na rozpočet a poučit se z chyb.
4. Vždy znáte dostupné zdroje
Kritickým úkolem jakéhokoli plánu projektu je vytvoření vašeho týmu. Tento úkol je jednodušší, když přesně víte, kdo je k dispozici (s dovednostmi, které potřebujete) a jaký bude jejich plán po celou dobu trvání projektu. Pokud máte automatizovaný systém řízení projektů, jsou pracovní plány snadno zřejmé a budou zaznamenány všechny žádosti o dovolenou. Budete také znát úkoly, se kterými pracují ostatní zaměstnanci, abyste se vyhnuli přílišnému protahování zdrojů nebo přidělení jednotlivce k úkolům, pro které nejsou vhodné.
5. Neustále sledovat použití zdrojů relativně k rozpočtu a plán
Pokud porovnáte čas a prostředky vynaložené na projekt v závislosti na procentuálním podílu, můžete zjistit, které projekty absorbují příliš mnoho zdrojů, aby zůstaly ziskové. To vám umožňuje přerozdělovat aktiva do projektů podle potřeby nebo dokonce zabít projekty, které jsou příliš daleko pro vaši společnost. Vždycky je vždy lepší určit problémy časně a dynamický sledovací systém poskytuje tento pohled. Někdy je nejlepší snížit ztráty a pokračovat; náklady se mohou rychle vyhnout kontrole, což způsobí, že se vaše situace zhorší.
I když je možné sledovat tyto systémy pomocí základních obchodních programů (používáme aplikace Excel a QuickBooks brzy), automatizované programovatelné systémy výrazně zkracují čas a chyby v katalogizaci. Bez ohledu na metodu, kterou zvolíte, začněte nejdříve, pokud jste dosud neučinili. Růst by měl být příčinou vzrušení, ne znepokojení.
1
