Krycí list při odesílání dokumentu faxem nebo faxem je stejně důležitý jako samotný dokument. Krycí list poskytuje zásadní informace o tom, kdo je faxem, kolik stránek by mělo být a na čem se dokument vztahuje nebo pro co má být použit.
Vyplňte všechny informace na horní straně krycího listu se otevřenou šablonou nebo papírovou formou. Pokud máte jméno osoby, kterou faxujete, použijte ji. Jinak použijte oddělení nebo obchodní název. Ujistěte se, že jste zadali faxové číslo, které posíláte, a telefonní číslo osoby, oddělení nebo firmy. To pomáhá osobě nebo úředníkovi, který přijímá fax, získat informace správné osobě nebo místu.
$config[code] not foundPočkejte všechny stránky, včetně titulní stránky, a vložte číslo do mezerníku pro počet stránek. To pomáhá přijímači zajistit, aby neztratili žádné stránky v přenosu.
Vložte všechny své identifikační údaje do formuláře. Při práci s tímto typem komunikace je důležité, aby přijímač neměl žádný problém identifikovat vás a odeslanou dokumentaci, stejně jako informace o tom, jak by měla být informace použita.
Zahrnout předmět faxu. Pokud jde o jakýkoli typ účtu, uveďte číslo účtu na řádku předmětu. Pokud jde o projekt nebo program, vložte to do předmětu. V oblasti poznámky uveďte všechny informace týkající se diskuzí o dokumentech.
Umístěte kryt nahoru na všechny ostatní stránky, které jsou faxovány, aby nejprve prošli. Tímto umožníte přijímači zjistit, zda obdržel všechny dokumenty při příchodu faxu. Poté fax odešlete normálně.
Varování
Před posláním odeslání zkontrolujte faxové číslo a ujistěte se, že vaše informace nepatří někomu jinému.
