Posláním dopisu slouží jako komunikace zaměstnance a dokumentaci jeho chování. Může být také použita pro budoucí disciplínu nebo ukončení studia, nebo jednoduše dokumentovat výkonnost zaměstnance pro účely budoucího posuzování. Mnoho společností požaduje, aby byla vydána jedna nebo více písemných důkazů před přijetím jakéhokoli disciplinárního opatření, takže je důležité vydat dopis, pokud nastane situace. Účinný důkaz důstojnosti povzbudí zaměstnance, aby zlepšil svůj výkon nebo chování.
$config[code] not foundDokumentujte jméno zaměstnance, své jméno, datum a "dopis o pokárání" v horní části dopisu. Můžete nechat místo pro váš podpis v horní části, u vašeho jména nebo na konci dopisu.
Uveďte, že problém byl diskutován dříve, pokud tomu tak je. Možná píšete důkazní dopis jako formální následné kroky ke schůzce nebo rozhovoru.
Uveďte, jak zaměstnanec porušil zásady společnosti. Dokumentuje všechny výskyty a specifické poznámky, jako je čas, datum a místo.
Viz příručka společnosti a všechny příslušné části. Zahrnout čísla stránek nebo částí pro referenci zaměstnance.
Vysvětlete, že chování musí být opraveno a proč. V závislosti na tom, že korekce chování zlepší efektivitu týmu jako celku, je přijatelné. Pokud je to vhodné, můžete také zahrnout, že oprava chování zlepší kvalitu práce jednotlivce.
Informujte zaměstnance o tom, jaké důsledky bude mít, pokud se chování nezlepší. V závislosti na situaci může být vhodná lhůta pro zlepšení.
Uveďte kroky, které může zaměstnanec přijmout, aby zlepšil své chování nebo výkon. Při vytváření návrhů buďte co nejpřesnější. To dává zaměstnanci správné informace a příležitost ke zlepšení.
Vytiskněte dopis o pokárání na hlavičkovém papíře společnosti a podepište jej. Zajistěte si kopie pro sebe, zaměstnance a svého nadřízeného. Požádejte, aby zaměstnanec počáteční, nebo podepište a zadejte svou kopii pro vaše záznamy, a vysvětlete, že je to pouze potvrzení, že dopis obdržel.
Tip
Před zapsáním dopisu přečtěte všechny předpisy, pokud je zaměstnanec členem odborové organizace.
