V roce 1917 se první Bankers Box® obrátil na hlavu. Jak název naznačuje, byl navržen pro bankéře, aby spravovaly bankovní záznamy. Brzy však byly přijaty podniky všeho druhu, aby organizovaly a archivovaly záznamy.
$config[code] not foundRychle vpřed 95 let. Svět se změnil, ale nemnoho věcí není. Jedna věc, která se nezměnila, je potřeba spravovat dokumenty a záznamy ve vaší firmě.
Správa záznamů se ve svém moderním světě stala ještě větší obavou. Například soudní spory jsou v dnešní době skutečností života. Problémy týkající se soudních sporů zvýšily ante, pokud jde o uchování záznamů - je důležité mít pevnou politiku pro uchovávání a zničení záznamů a schopnost je v případě potřeby přesně načíst. A to je jen jeden příklad.
Přesto příliš mnoho podniků buď nemá dobré řešení pro správu dokumentů a v důsledku toho nejistou zkušenost v důsledku špatně organizovaných záznamů - nebo outsourcuje kvůli vadnému vnímání, je to velká bolest hlavy, která se zabývá záznamy v rámci podniku.
A to je politováníhodné. Proč? Protože správa záznamů prostřednictvím in-house řešení je uskutečnitelná a má výhody - není to těžké, může to šetřit peníze, je to pohodlné, je to bezpečnější a dostane vás organizované.
Správa vlastních záznamů je dobře v dosahu malých a středních podniků.
Fellowes, společnost uznávaná za svůj závazek inovace na pracovišti, nedávno prozkoumala osoby s rozhodovací pravomocí v malých a středních podnicích s 1 až 1 000 zaměstnanci. Tento průzkum ukazuje výhody správy vlastních záznamů, a to následovně:
1) Šetřit peníze - 52% těch, kteří používají interní systém správy dokumentů, tvrdí, že jim ušetřil peníze / snížil výdaje. Nejen to, že 16% z nich říká, že interní systém správy dokumentů má "výrazný pozitivní dopad" na provozní náklady.
Ve skutečnosti jsou náklady klíčem k přechodu na vlastní řešení. Téměř 65% těch, kteří přešli na interní řešení pro správu dokumentů, uvedlo, že náklady na uložení dokumentů mimo místo, skartování, vazby a laminování byly rozhodujícím faktorem.
Chcete-li získat rychlý snímek potenciálních úspor vaší společnosti, zkuste Fellowes Savings Analyzer na adrese savingsanalyzer.fellowes.com.
2) Žádné další neočekávané a skryté náklady - Jedna z problémů, s nimiž se potýkají podniky, které používají úložiště a vyhledávání dokumentů mimo místo, jsou neočekávané poplatky, které mohou způsobit celkové náklady na správu externích záznamů. Vedle základních úložných a vyhledávacích poplatků jsou účtovány dodatečné poplatky za příplatky za pohonné hmoty, boxy s nepodstatnými rozměry, opakované boxování, zpětné získávání spěchu, dodávky rušivých zásilek, dodávky třetích stran, skladovací minima, manipulační poplatky, programové poplatky, zničení / podrobná faktura a poplatky za kopírování. In-house řešení může minimalizovat nebo eliminovat všechny tyto náklady. Tento graf ukazuje negativní dopad tolika poplatků:
Kliknutím zobrazíte větší obrázek grafu
3) Doby vyhledávání jsou rychlejší - Čas je peníze v podnikání. Pouze 14% uvedlo, že jejich prodejce mimo prodejní dokumentaci získal dokumenty ve stejný den, jaký požadoval. Téměř třetina tvrdí, že trvá tři dny nebo déle, než je možné získat záznamy - někdy víc než týden! Díky in-house řešení je rychlost ve vaší kontrole.
4) Efektivita a komfort zlepšení - Podle průzkumu 74% říká, že řízení externích dokumentů nemá žádný vliv nebo negativní dopad na efektivitu.
Fellowes vytvořil úsporný analyzátor pro výpočet vašeho potenciálu úspor. Spouštění kalkulačky trvá pouhých 60 sekund - zkuste to a uvidíte.
7 komentářů ▼
