Dobře organizovaná kancelář šetří čas a dělá šťastnější ty - a šťastnější spolupracovníky.
Nechtějí se bavit skrz hromady papírů, rozbité zásuvky, zamotané dráty a krabice, které sedí kolem sebe, nemusí vypadat jako velký problém, ale je to skutečné fyzické zatížení, když uvažujete o čase stráveném lovem na věci, které by měly být snadno nalezeny, ale nejsou. Neorganizované elektronické soubory a zmatek jsou stejně velkým problémem.
$config[code] not foundPak je tu duševní zátěž. Ať už si to vědomě uvědomujete nebo ne, nepořádek může zdůraznit všechny.
Zde je 21 způsobů, jak uspořádat své fyzické a elektronické pracovní prostory.
Vyjměte z podlahy
Jděte vertikálně s knihovnami a regály. Často vyčerpáme plochu nebo prostor na ploše. Vertikální ukládání umožňuje efektivnější využití prostoru a zvyšuje úroveň očí.
Vytvořte "centra aktivit"
Dejte vše, co potřebujete, abyste dokončili činnost v jedné oblasti, zejména pokud pravidelně provádíte činnost. Nebudete ztrácet čas hledáním a sestavováním toho, co potřebujete. Například balení a přepravní zásoby a nářadí by měly být v jedné oblasti. Nebo vytvořte regál pro věci, které si s sebou vezmete při cestování, jako je cestovní kufřík, neoprénové rukávy a přenosné nabíječky.
Soubor, skenování, skartování
Nepoužívejte počítač jako doručenou poštu, protože kritický papír (například šeky!) Se může ztratit. Podepsané smlouvy a další položky, které si přejete uchovávat v papírové podobě, by měly být okamžitě podány. Skenujte cokoli jiného do digitální podoby. Skartujte a odstraňte nebo recyklujte papír.
Složka pro vše
Máte složku pro všechny papírové dokumenty. Závěsné složky Pendaflex spolu s manilskými vnitřními složkami jsou levné řešení. Označte obě. Složky Pendaflex jsou vaším zástupným místem v kartotéce a měly by být tam vždycky. Vnitřní složka Manila je ta, kterou vytahujete podle potřeby. Pak je snadné přetvořit složku manila do pendaflexu.
Zalomení počítačových kabelů
Máte počítačové kabely a elektrické kabely v zamotaném nepořádku? Nejsi jediný. Naštěstí mohou speciální zákrutky a kryty šňůry udržet věci čisté. Označte své šňůry, abyste mohli najít to správné, když musíte něco odpojit nebo přesunout.
Použijte corkboards k udržení "Top of Mind" položky před vámi
Pokud potřebujete přečíst kontrolní seznam úkolu nebo nějakou připomenutí, připněte jej na korkovou desku přímo u stolu. To je dobré pro jakýkoli nový proces, dokud se nestane hlubokým zvykem. Jednoduše odpojte položku, když již ji nemusíte odkazovat.
Uložte všechny příručky na jednom místě
Musíte se vždy obrátit na provozní příručku tiskárny? Nebo se podívejte na leták s malými instrukcemi dodávaný s náhlavní soupravou Bluetooth? Pokud umístíte všechny manuály do vyhrazené zásuvky, plastové bedny nebo do složky - nebudete je muset hledat.
Vytvořte rozdělené zásuvky
Pokud vaše zásuvky nemají zabudované oddělovače, kupte si levnější kovové nebo dřevěné děliče - nebo ještě lépe, recyklovaný plast. Uspořádání nabíječek zařízení; pera; sponky; poznámkové bloky a poznámkové bloky; nůžky a další předměty. Nejen, že uspořádaná zásuvka ušetří čas, budete méně stresováni, pokud se nemusíte ponořit do míchaného nepořádek několikrát denně.
Použijte nástroj Labeler to Keep Shelves Organized
Nejsou to jen soubory, které potřebují štítky. Police a zásuvky mohou těžit z jejich označování. Tímto způsobem každý v kanceláři zná správné místo, kde se vrátí.
Uchovávejte seznam úkolů
Duševní nepořádek je stejně problém jako fyzická nepořádek. Jedním z klíčových bodů systému Getting Things Done je dostat věci z hlavy a na papír (nebo elektronický seznam). Tímto způsobem se můžete zaměřit na úkol. Stačí si nechat seznam úkolů krátký a přehledný.
Týdenní údržba a čištění
Na konci každého pracovního týdne dáte věci do týdne zpět na své místo. Skládané nebo archivované papírové zásobníky. Pokud nedovolíte hromadění nepořádek příliš dlouho, je snadnější zůstat organizované.
Použijte centrální cloudové umístění pro dokumenty společnosti
Fantastickým způsobem, jak šetřit čas a zabránit tomu, aby si každý vytvořil svůj vlastní systém "virtuálního archivace", je použít společné centrální místo pro dokumenty firmy. Možnosti, jako je například Disk Google nebo OneDrive, umožňují nastavit centrální složky podle tématu nebo klientů a sdílet dokumenty.
Používejte software pro správu projektů nebo Správce úloh
Systém řízení projektů udržuje zaměstnance na cestě s projekty. Ještě důležitější je, že odstraňuje seznam úkolů a pokynů pro zasílání e-mailů a zmatek, který z nich vyplývá.
Skenování příjmů a ukládání do cloudu
Poté můžete vyřadit papírové potvrzení. S novějšími mobilními aplikacemi ani nepotřebujete skener - stačí udělat fotografii. Díky pokročilým aplikacím můžete automaticky synchronizovat příjmy s účetními záznamy nebo záznamy z platebních karet (s vyloučením ručního zadávání klíčů).
Použijte Záložky prohlížeče pro Rychlý průvodce
Strávili jste někdy čas hledáním odkazů na opakované referenční stránky nebo přihlašovací obrazovky? Nebo si pamatujete, kde je najdete? Záložky a uspořádání záložek do složek, takže se k nim dostanete za pár kliknutí.
Uložit oblíbené seznamy opakovaných objednávek
Dalším časovakerem je ukládat oblíbené seznamy v on-line maloobchodních prodejnách, které pravidelně používáte. Tímto způsobem nemusíte hledat stejné dodávky pokaždé, když si koupíte. Stránky jako Staples.com vám umožňují uložit seznamy oblíbených a je to super.
Archivovat staré soubory
Pokud jste v minulém roce nepoužili soubory počítače (zejména e-maily!), Archivujte je. Stále je budete mít, ale nebudete je muset procházet, abyste našli aktuální položky. Zvažte nastavení zásady pro odstranění archivovaných souborů po určité době.
Máte odpovídající antivirový a antivirový software
Několik věcí může způsobit více narušení a zmatek než ztracené soubory nebo ztracený čas kvůli počítačovým virům a malwarovým útokům. "Nuff řekl!
Použití poznámky Uspořádání aplikace
Poznámka: Aplikace jako Evernote, Microsoft OneNote a SimpleNote vám mohou pomoci organizovat a ukládat webové výzkumy a elektronické poznámky.
Opravdu "inteligentní" telefony jsou časově šetrné
Chytré telefony používané moudře šetří čas a mohou nám být šťastnější. Možná budeme moci uniknout z kanceláře za rodinnou událost bez viny, protože jsme stále v kontaktu, kdyby se objevilo něco kritického. Mají výkonné smartphony s dostatkem vnitřní paměti pro spouštění potřebných aplikací.
Automatická synchronizace pro všechna zařízení
Když už mluvíme o smartphonech, majitelé firem i zaměstnanci používají více zařízení - snad stolní počítač, tablet a smartphone na osobu, a to ve stejný den. Ukládání dat z cloudu nebo alespoň možnost automatické synchronizace souborů je zásadní pro úsporu času a zabránění záměně z toho, že nemáte nejnovější soubor.
Upgradovat počítače pro paměť a rychlost
Možná si ani neuvědomíte, kolik času je zbytečné, když vše, co děláte, trvá déle, nebo horší, pravidelně zamrzne nebo havaruje. Adekvátní rychlost paměti a procesoru v loňském roce nemusí být v letošním roce úkolem. Takže upgrade!
To jsou mé 21 kancelářské úložné a organizační nápady. Jaké jsou vaše nejlepší tipy pro uspořádání vaší kanceláře a zkroucení dezorganizace a nepořádek?
Office Photo přes Shutterstock
10 komentářů ▼
