V podnikovém světě jsou rutinní obchodní dopisy součástí zásadních komunikačních postupů mezi společnostmi, klienty a dodavateli. Obchodní dopis je používán jako prostředek k poskytnutí důležitých informací příjemci o všech změnách, aktualizacích nebo zprávách, které organizace musí sdílet. Obchodní dopisy jsou formálními dokumenty a jako takové musí být napsány profesionálním tónem. Standardy pro formátování platí také pro zajištění důslednosti a profesionálního vzhledu obchodních dopisů.
$config[code] not foundOtevřete aplikaci pro psaní v počítači. Rutinní obchodní dopisy musí být napsány, nikoliv ručně psané. Vytvořte prázdný dokument a uložte jej do souborů počítače.
Zvětšete přibližně šest mezer od horní části stránky. Chcete-li místo hlavičkového papíru vaší společnosti ponechat místo v horní části vašeho dopisu, na které bude vytištěno písmeno. Zadejte datum v levé krajní části stránky. Napište datum, například "16. září 2011" spíše než "9/16/11".
Přesuňte dva mezery od data. Zadejte jméno adresáta, za ním následuje jeho profesní označení. Například pokud se adresujete dopisu generálnímu řediteli společnosti, napíšete "John Smith, generální ředitel." Přeskočte řádek a napište název organizace příjemce. Přeskočte další řádek a uveďte úplnou adresu, na kterou je dopis zasílán.
Zadejte svůj pozvánku dvěma místy dolů od vnitřní adresy. Pro rutinní obchodní dopis je vhodným pozdravem "Vážený pan Smith", za kterým následuje dvojtečka.Musíte vždy obsahovat osobní titul, například "Dr.", "Pane" a "Pane", pokud neznáte pohlaví příjemce. Pokud si nejste jisti o pohlaví příjemce, nezapomeňte ho na neutrální úrovni tím, že zrušíte osobní titul a použijete celé jméno v pozdravu, a tak jde "Drahý Chris Smith".
Přeskočte jeden řádek a začněte tělo dopisu. Formujte tělo levým ospravedlněním, nastavením bloku tak, aby vaše odstavce vypadaly čistě. Zadejte tělo svého dopisu stručným a profesionálním způsobem. Váš hlavní bod by měl být uveden na začátku. Můžete napsat: "Tento dopis je odpovědí na sloučení mezi …" Vyhněte se přidávání chmýří a plničů do těla vašeho dopisu. Příjemci chtějí přečíst pouze to, co potřebují vědět.
Nechte jeden odstavec mezi odstavci, pokud je tělo vašeho dopisu delší než jeden odstavec.
Zavřete obchodní dopis slovy "Děkuji vám", "Cordially" nebo "S pozdravem". Uzávěr by měl jít po posledním řádku v odstavci vašeho těla. Přeskočte čtyři řádky a zadejte své jméno. Prázdný prostor se použije pro mokrý podpis po vytištění písmen.
Uveďte všechny připojené přihrádky. Přeskočte řádek za zadaným jménem a napište Přílohy a zaškrtněte dvojtečku a pak název dokumentu, který odesíláte spolu s písmenem.
