Zprávy o schůzkách se zabývají účelem schůzky, relevantními fakty a jakým způsobem by příjemci měli reagovat na informace. Uložte si poznámku co nejpřísněji a nejpřísněji a pošlete ji elektronickou cestou nebo ji vložte do interních poštovních schránek vašich zaměstnanců. Pevná obchodní schůzka pomáhá manažerům, vedoucím týmů a spolupracovníkům sdílet informace se zaměstnanci o nadcházejících schůzkách včas a efektivně.
$config[code] not foundMemo Formát
Postupujte podle standardních postupů pro psanou obchodní komunikaci při formátování schůzky - jeden prostor a vlevo ospravedlňují obsah, přeskočte řádek mezi odstavci, vložte po každém období jedno místo a při zahájení nového odstavce nezadávejte. Použijte konkrétní nadpisy, jako například "Co přivést na schůzku", abyste pomohli příjemcům identifikovat důležité informace a poskytněte očíslované seznamy a odrážky tak, aby mohli rychle nalézt informace, které potřebují, doporučuje Purdue University Online Writing Lab. Nechte 1,5 palcový okraj v horní části - pokud nepoužíváte hlavičkový papír a musíte zvýšit okraj - a napište slovo "MEMORANDUM" velkými písmeny velkými písmeny v horní části stránky, doporučuje Loyola University v New Orleans.
Podrobnosti a předmět
Poskytněte konkrétní informace o schůzce. Nepoužívejte poznámky o schůzkách k diskusi o jiných otázkách, které nejsou pro schůzku relevantní, doporučuje univerzitní univerzitu v Marylandu. Zahrnout datum, čas a místo konání schůzky, hlavní téma a kdo vede schůzku v záhlaví. Adresujte poznámku jednotlivým zaměstnancům, celému oddělení, konkrétnímu týmu nebo všem zaměstnancům podle potřeby. Poskytněte stručné shrnutí toho, co bude projednáno na schůzi, a uveďte pokyny nebo přílohy, pokud chcete, aby zaměstnanci četli nebo připravovali materiály před datem schůzky. Uložte svou poznámku na jednu stránku nebo méně.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingProfesionální tón
Používejte běžný každodenní odborný jazyk ve své poznámce a vyhněte se slangu, sarkasmu nebo vtipy. Jasně uveďte, kdy, kde a proč pořádáte schůzku, a nesnažte se příjemcům zapůsobit naprosto slovem slov. Být přímý a specifický s detaily a pokyny ke schůzce, při zachování zdvořilého a zdvořilého tónu. Vyhněte se emocím a dodržujte základní fakta o setkání, podle Loyola University. Dokonce i když budete během schůzky diskutovat o emocionálně nabitých tématech, konfliktech nebo o obavách společnosti, vaše poznámky o schůzce potřebují klidný a neutrální tón.
Způsoby odeslání schůzky
Pošlete schůzku o schůzce stejným způsobem, jakým byste normálně komunikovali s kolegy a zaměstnanci. Například ředitel základního školství by mohl v interní poštovní schránce každého učitele vytisknout vytištěnou poznámku. Nebo by mohla posílat poznámky elektronicky na pracovní e-mailové adresy učitelů. Odesílejte svým zaměstnancům pouze textové zprávy, pokud jste je již předem informovali, že máte v úmyslu odpovídat. Poznámky jsou zpravidla příliš dlouhé, než se odesílají pomocí textových zpráv, pokud pouze dodáváte datum, čas a místo. Nepoužívejte osobní e-mailové účty zaměstnanců pro podnikání, ale neváhejte posílat poznámky o schůzkách na pracovní e-mailové adresy.
