V minulosti byl tajemník často považován za jeden z nejmenších na totemu. Časy se však změnily a role tajemníka se stala administrativním asistentem, člověkem, který je často nositelem fungování celé organizace. Ať už pracují pro jednoho výkonného ředitele, více manažerů nebo celou organizaci, pomoc asistentů při administrativních povinnostech umožňuje všem ostatním věnovat více času strategickým prioritám a rozvíjení podnikání, a to s vědomím, že detaily jsou pod kontrolou.
$config[code] not foundPřehled administrativních povinností
V nejvíce obecném smyslu jsou administrativní úkoly úkoly a činnosti, které jsou součástí každodenní činnosti podniku. Zahrnují odpovědi na hovory, přijímání zpráv, správu korespondence, objednávání spotřebního materiálu a udržování sdílených kancelářských prostor organizovaných a funkčních. Povinnosti mohou také zahrnovat vytváření zpráv, zadávání a správu dat, správu souborů, základní účetnictví a další finanční úkoly. Mnohé z těchto povinností jsou řízeny administrativními asistenty, jejichž úkolem je pomáhat jednotlivcům nebo týmům při přijímání některých nebo všech svých administrativních úkolů, avšak mnoho vstupních a středních útvarů zahrnuje také spravedlivé množství administrativní práce. Například správní asistenti mohou být zodpovědní za aktualizaci vlastní práce v systému řízení projektů nebo při reakci na e-maily. Převážná část většiny administrativních povinností je administrativní a často dochází ke správě a šíření informací.
Technologie
Vědět, jak je technologie jedním z nejdůležitějších aspektů administrativních povinností. To zahrnuje použití počítačů, faxů, kopírek, skenerů, telefonů a dalších kancelářských zařízení. Při většině administrativních prací se obecně vyžaduje použití běžných počítačových softwarových programů, včetně zpracování textu, tabulek, databází a desktopových publikací. Schopnost řešit problémy se sdíleným zařízením je také součástí mnoha administrativních popisů práce. Není to neobvyklé, například, že správní profesionálové musí být vyzváni k odstranění zaseknutého papíru nebo k výměně toneru v tiskárnách a kopírkách.
V některých podnicích se očekává, že administrativní asistenti budou umět používat software pro plánování a správu projektů. Ti, kteří pracují přímo pro vedoucí pracovníky, jsou obvykle povoláni spravovat kalendář svého šéfa a administrativní asistenti oddělení jsou vyzváni, aby naplánovali schůzky, sledovali dovolenou a nemocné dny a obecně věděli, kde jsou lidé a co dělají.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingSdělení
Další důležitou administrativní povinností je komunikace. Administrátoři jsou často povoláni komunikovat jak písemně, tak verbálně. Mohou být požádáni, aby napsali poznámky, korespondovali s kolegy nebo zákazníky pomocí e-mailu, aktualizovali příručky nebo webové stránky nebo upravovali a opravovali práci ostatních. Asistenti jsou také obvykle zodpovědní za telefonování, volání jménem šéfa a interakci s návštěvníky. Proto by úspěšný správní asistent měl mít vynikající komunikační dovednosti a být schopen psát a mluvit jasně a profesionálně.Plné pochopení pravopisu, gramatiky a standardů odborné psané komunikace je důležité, protože asistent zastupuje svého šéfa.
Vedení účetnictví a nákupu
Sledování výdajů je důležitý v každém podnikání a tento úkol často spadá do administrativního asistenta, který může být vyzván, aby vložil výdaje do tabulkového procesoru nebo účetního programu, shromažďoval a ověřoval výkazy výdajů zaměstnanců a řídil úhrady. V malém podniku může správní asistent také spravovat pohledávky, zasílat účty a platby za zpracování a vyřizovat vklady pro společnost. Správní odborníci jsou někdy také pověřeni drobnými hotovostmi, sledováním výdajů a přidáním finančních prostředků v případě potřeby. Jiné povinnosti v této oblasti mohou zahrnovat analýzu výdajů, pomoc při sestavování rozpočtu a řešení sporů mezi dodavateli.
Pokud jde o nákup, administrativní asistenti jsou zpravidla zodpovědní za dodávky, což znamená, že organizují a sledují kancelářské potřeby a doplňují objednávky podle potřeby. Provádějí výzkum prodejců a v případě potřeby požadují nebo vydávají objednávky. V některých případech mohou administrátoři také být pověřeni sledováním a řízením licencování softwaru nebo předplatného, což zaručuje, že jsou vypláceny okamžitě a správně využívány.
Výzkum a plánování
Mnoho správních odborníků je vyzváno, aby řídily výzkumné projekty a shromažďovaly informace. Může to být stejně jednoduché jako hledání telefonního čísla nebo adresy, nebo komplexnější projekt může zahrnovat vyhledání informací o zákaznících, porovnávání údajů a vytváření propracovaných tabulek nebo zpráv. Tyto projekty obvykle vyžadují práci v těsných termínech a předkládání informací.
V řadě případů zahrnují také administrativní úkoly plánování. Od týdenních schůzek zaměstnanců až po významné události jsou administrativní asistenti vyzváni, aby se postarali o detaily. Možná jste zodpovědní za rezervaci konferenční místnosti pro schůzku nebo rezervaci ubytování pro celou budovu nebo podlahu, objednání občerstvení a zajištění toho, že veškeré technické vybavení je připraveno a pracuje při zahájení schůzky. Plánování cest je další velkou odpovědností. Pokud společnost nemá cestovní kancelář, správní asistent může být osoba, která provádí průzkumy a knihování letů a hotelů, zajišťuje rezervace jídel a stará se o další podrobnosti, jako např. Registrace konference.
Specializované úkoly
V konkrétních odvětvích jsou administrativní pracovníci vyzváni, aby zvládli úkoly, které vyžadují odborné znalosti nebo dovednosti. Například právní a lékařské administrativní asistenty často potřebují dokončit úkoly, které vyžadují pochopení terminologie a postupů v oboru. Právní tajemníci mohou být vyzváni k vyplnění a podání papírů pro právní dokumenty, jako jsou předvolání, odvolání nebo nároky, které vyžadují základní úroveň právní znalosti a porozumění. Pro tyto administrativní asistenty je důležité také pochopení soudního systému a postupů, stejně jako vědění vedení právního výzkumu.
Povinnosti v oddělení lidských zdrojů se zaměřují na zaměstnanecké otázky a mohou zahrnovat plánování rozhovorů, zpracovávání podkladů a provedení počátečního přezkumu žádostí, aby se zajistila jejich úplnost. Někdo v této funkci bude s největší pravděpodobností muset mít pochopení a zkušenosti v oblasti lidských zdrojů a pracovního práva. V podstatě konkrétní pole a oddělení, které správní asistent pracuje, bude rozhodujícím faktorem v konkrétních povinnostech, přičemž některé oblasti vyžadují více zkušeností a znalostí než jiné.
Administrativní asistent kvalifikace
Zatímco většina pracovních míst zahrnuje přinejmenším některé administrativní povinnosti, většina je řešena administrativními asistenty. V téměř každém oboru existují příležitosti a většina pozic na úrovni vstupu je přístupná jednotlivcům se středoškolským nebo ekvivalentním vzděláním. Někteří zaměstnavatelé dávají přednost tomu, aby najímali administrativní asistenty nebo sekretářky s bakalářským vzděláním nebo zkušenostmi v oboru. Některé oblasti, jako je právo a lékařství, obvykle vyžadují, aby asistenti měli další vzdělání relevantní v oboru.
Bez ohledu na úroveň vzdělání většina zaměstnavatelů hledá administrativní asistenty, kteří mají zkušenosti a dovednosti v administrativní práci, včetně zpracování textu, tabulek a správy databází. Obvykle zaměstnavatelé vyžadují, aby asistenti měli dovednosti v produktech Microsoft Office. Některé komunity, dočasné agentury a vzdělávací programy pro dospělé nabízejí certifikační programy v kancelářském managementu, které vám mohou poskytnout výhodu, když hledáte práci. Většina zaměstnavatelů poskytuje také školení na pracovišti, které pomáhají asistentům přijít rychleji a seznámit se s jejich specifickými úkoly.
Kromě zaměstnání chtějí zaměstnavatelé najmout osoby, které mají vynikající komunikační dovednosti (písemné a slovní), organizační schopnosti, schopnosti rozhodovat a řešit problémy a mezilidské dovednosti. Profesionalita je také nutností, stejně jako schopnost multitasku a prioritizace. Protože se tolik zaměstnavatelů zabývá citlivými informacemi a je často vázáno federálními předpisy, diskrétnost a schopnost zachovávat mlčenlivost jsou také důležitými vlastnostmi.
Výhled na výplatu a zaměstnání
Průměrná mzda pro správního asistenta se značně liší, přičemž asistenti vstupní úrovně na dolním konci spektra získávají platy v poměru mezi 20 až 20 lety a nejvyšší placené výkonné asistenty dosahují téměř šesti čísel. PayScale.com hlásí, že správní asistenti získávají mediánový plat ve výši 38 736 USD, což je údaj, který je úzce odrazen údaji Úřadu statistiky práce, který uvádí mediální plat na 37 870 dolarů, což znamená, že polovina správních asistentů získává více a polovina získává méně. BLS uvádí, že nejvyšší placené asistenti vydělávají více než 62 000 dolarů ročně a tato částka se vyšplhá na 85 000 dolarů pro výkonné tajemníky. Platy se zvyšují s dlouholetými zkušenostmi a ti, kteří mají nejvíce zkušeností, vydělávají nejvíce.
BLS také žádá, aby poptávka po administrativních asistentech pravděpodobně klesla o 5 procent do roku 2026, neboť většina pozic nebude nová, ale spíše nahrazení zaměstnanců, kteří odjíždějí. Vývoj technologie a posun mnoha administrativních povinností k ostatním zaměstnancům představují velkou část poklesu. Také, jelikož mnoho organizací zjednodušuje operace, asistenti jsou přiděleni více než jednomu manažerovi nebo oddělení a přebírají více odpovědností.
Jak uspět ve správních povinnostech
Často jsou úžasní administrativní asistenti na prvním místě seznamu pro propagační akce, zvláště když mají vysokoškolské vzdělání a hluboké znalosti o průmyslu a podnikání. Berete-li svou práci vážně, může to vést k větším a lepším věcem, takže je ve vašem nejlepším zájmu nalézt způsob, jak se stát nepostradatelným pro vašeho šéfa a spolupracovníky.
Jedním z nejlepších způsobů, jak to udělat, je dozvědět se o svých šéfových cílech a prioritách a předvídat jeho potřeby. Podívejte se dopředu a máte předvídavost, abyste se připravili na žádosti nebo potřeby, než si je váš šéf uvědomí. Pokud například váš šéf navštěvuje určitou schůzku každý týden nebo měsíc, přečtěte si předčasně zápisy ze schůze a připravte si všechny dokumenty nebo zprávy, které se váš předseda očekává na schůzce v předstihu. Pokud uvidíte, že váš nadřízený se bude scházet po celý den bez přestávky, objednejte oběd a nechte kávu v čerstvém stavu. Nezapomeňte, že je to vaší úlohou, abyste šéfa vypadali dobře, a tak udělejte to, co musíte udělat, abyste představili nejvíce profesionální a kompetentní obraz.
Držet krok s vaším průmyslem může také pomoci být rocková asistentka. Zjistěte si terminologii a dodržujte trendy. Tímto způsobem můžete přispívat ke konverzacím a být přesnější ve své práci. Podrobnosti jsou důležité, takže pochopení toho, o čem všichni mluví, vám pomohou vyhnout se nákladným chybám. Velcí asistenti jsou také vynalézaví a vědí, kdy mají podniknout kroky a přesně co dělat. Nemůžete běžet se svým šéfem s každou otázkou nebo problémem; Váš šéf očekává, že se postaráte o věci, které se vrátí k učení. Pokud znáte vaši organizaci uvnitř a venku, kde najdete informace a firemní zásady a postupy, můžete být mnohem vynalézavější a vyřešit problémy.
Konečně, být skvělý asistent vyžaduje výjimečné organizační schopnosti. Možná budete vyzváni k zodpovězení otázek, k aktualizaci stavu nebo k vyřešení dalších problémů v daném okamžiku, a pokud nejste organizováni, nemůžete to udělat. Nejdůležitějším správním úkolem je udržet všechny desky točící a organizované je základem této dovednosti.
