Výhody a nevýhody tradiční organizace souborů

Tradiční podávání papíru bylo do značné míry nahrazeno nebo podporováno ukládáním souborů do počítačových databází. Existují výhody a nevýhody tradičního podání. Přestože papírové soubory jsou na dosah ruky a jsou snadno přístupné, zabírají také velké množství místa a odpadního papíru. Určení, zda je vhodný tradiční systém archivace, závisí na vaší firmě. Právnické firmy a společnosti, které mají lékařské záznamy, mohou zjistit, že jejich soubory se mění nebo rostou tak rychle, že tradiční podání papíru je jediným způsobem, jak udržet krok s každodenním vývojem.

$config[code] not found

Snadná dostupnost

Tradiční uspořádání souborů je snadné k přístupu. Soubory jsou fyzicky v centrální poloze. Pokud nemůžete najít něco, můžete strávit tak dlouho, dokud budete muset projít každý soubor, dokud nenajdete přesně to, co hledáte. Schopnost vidět, dotýkat se a číst soubory kdykoli budete potřebovat, vám pomůže přemýšlet o tom, jak inovovat aspekty vašeho podnikání.

Snadno pochopitelné

Tradiční systémy archivování jsou zpravidla snadno srozumitelné. Soubory lze uspořádat několika způsoby, včetně abecedy, podle témat nebo dovedností, číselně, podle data, podle místa nebo podle pořadí. Dokonce i když nejste původně pochopili používaný systém archivace, můžete to zjistit procházením souborů a věnováním pozornosti jejich definicím faktorům.

Video dne

Přinesl vám Sapling Přinesl vám Sapling

Zastaralý

Na druhé straně byly v mnoha organizacích nahrazeny tradiční papírové soubory s počítačem. Více společností skenuje a stáhne své soubory do kancelářských počítačů. Pomocí této metody mohou pracovníci najít soubory a nahrát je okamžitě pomocí vyhledávacího databázového softwaru, což šetří čas a zvyšuje produktivitu.

Obtížné chránit

Tradičně organizované soubory jsou obtížně chráněny. Požáry nebo jiné přírodní katastrofy mohou zničit soubory, což může vést ke ztrátě obchodu. Zálohování tradičních souborů je časově náročné a trvá hodiny kopírování, označování a opětovné podání.

Nedostatek prostoru a efektivita

Tradiční uspořádání souborů se může ztratit. Počet souborů, které chcete organizovat, roste s vaší firmou; může to být bolest v databázi a najít prostor pro všechny tyto papírování. Efektivní archivace položek se může stát také výzvou.