Koordinátoři konferencí nebo plánovači schůzek jsou obvykle zapojeni do všech aspektů konference, od získání počátečních smluv podepsaných k vyčištění v poslední den události. Mezi nimi existuje široká škála povinností, které můžete očekávat. Od roku 2014 existují v této oblasti značné příležitosti, které by měly trvat nejméně do roku 2024, jelikož předsednictvo statistik práce předpovídá nárůst zaměstnanosti pro koordinátory konferencí na úrovni přibližně 10 procent.
$config[code] not foundPředplánování
Jako koordinátor je vaší odpovědností zajistit, aby všechny podrobnosti potřebné vašimi klienty byly v písemné podobě před zahájením příprav na konferenci. Setkáte se s vedením organizace na konferenci, abyste zjistili podrobnosti o tom, kolik se očekává, že se zúčastní, jaké jídla a občerstvení jsou potřebné, o čem se cílová skupina skládá, o tom, jaký je účel konference a jaký rozpočet omezení klienta je pod. Dále budete muset jednat s dodavateli, zařízeními a dalšími poskytovateli služeb a zapsat si celkové náklady na tuto událost. Budete obvykle mít rozpočet, ve kterém musíte pracovat.
Organizujte událost
Jakmile dokončíte všechny podrobnosti o tom, kde se událost uskuteční a kdo poskytne služby, budete následně zodpovědný za organizaci těchto detailů do plynulé tekoucí operace. Budete muset zjistit, jaké místnosti budou používat různé reproduktory v závislosti na tom, jak populární se předpokládá, že workshop je a kolik hostů se chystá zakoupit vstupenky na bankety. S vaším klientem budete zodpovědní za výběr menu, uspořádání stolů a zábavy a zařizování mikrofonů a audiovizuálních potřeb reproduktorů. Pokud účastníci pobývají v jiných hotelech než v místě konání konference, možná budete muset zařídit jejich přepravu. Během události byste měli vytvořit detailní plán a seznam kontaktů pro každou službu.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingUdálost monitoru
Během konference se očekává, že budete volat, abyste se postarali o žádosti v poslední chvíli a zajistili, že prodejci jsou tam, kde by měli být. Počátkem prvního dne proběhne prohlídka zařízení, aby bylo zajištěno, že výstavní stánky jsou nastaveny odpovídajícím způsobem, že hotel je připraven pro hosty, aby přišli a že značka je přiměřená. Můžete mít přenosný vysílač nebo být připraven na svém mobilním telefonu, aby okamžitě reagoval na požadavky klientů. Kromě sledování průběhu konference i během jejího trvání bude vaší zodpovědností především řešit a řešit problémy, které vzniknou.
Následovat
Účinný koordinátor konference poskytuje následné kroky s klienty, aby zjistili, zda byla událost považována za úspěšnou. Budete také potřebovat inkasovat platbu bezprostředně po události a zaplatit dodavatelům. Vytvořte průzkum, který účastníci vyplní před odchodem z akce a sdílejte výsledky se svým klientem. Setkat se s vedoucími organizátory společnosti, která uspořádala konferenci pro zpětnou vazbu. Vzhledem k tomu, že mnoho koordinátorů konference je také zapojeno do prodeje svých služeb, může vás požádat o koordinaci příští schůzky nebo konference, když provedete toto sledování.
