Manažeři a vedoucí pracovníci mohou při plnění svých pracovních úkolů vyžadovat pomoc, například při zřizování obchodních schůzek. Výkonný asistent na vysoké úrovni nabízí administrativní podporu těmto odborníkům. Podle Příručky k diplomu mohou požadavky na vzdělání pro tuto pozici zahrnovat titul spolupracovníka. Další požadavky mohou zahrnovat výzkumné schopnosti, dovednosti v oblasti počítačového softwaru a interpersonální dovednosti.
$config[code] not foundAdministrativní povinnosti
Vysoce výkonní asistenti vykonávají běžné kancelářské povinnosti při práci v menších kancelářích. Mezi ně patří telefonování, výzkum dárkových nápadů a přijetí balíčků. Ve větší kanceláři mohou výkonní asistenti na vysoké úrovni dohlížet na pracovníky, kteří plní tyto povinnosti, jako jsou recepční.
Správa finančních záznamů
Správa finančních záznamů zahrnuje aktualizaci výdajových účtů, kontrolu firemních úvěrových účtů a žádostí o zpracování platby. Asistent je zodpovědný za uchování těchto finančních dokumentů na bezpečném místě. Při provádění této práce mají výkonní asistenti přístup k citlivým osobním informacím, jako jsou čísla sociálního zabezpečení, a při zpracování finančních záznamů se setkávají s osobními údaji. Diskrétnost je nutností.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingZastoupení na schůzích
Když se manažery, ředitelé nebo vedoucí oddělení nemohou zúčastnit schůzky, výkonný asistent na vysoké úrovni může zastupovat výkonnou moc. Tato jednání mohou zahrnovat jednání s dodavateli, prodejci nebo jinými vedoucími pracovníky. Výkonný asistent musí zastupovat společnost profesionálně. Někteří asistenti potřebují řešit spory a informovat výkonného ředitele, když problém není vyřešen rychle.
Cestovní přípravy
Asistent se stará o manažery a manažery. Patří sem volání hotelových rezervačních stolic a manipulace s autopůjčovnami. Někteří vedoucí pracovníci mají zvláštní požadavky, jako jsou dietní potřeby, a asistent je musí sledovat. Výkonný asistent na vysoké úrovni potvrzuje cestovní plány a informuje výkonného ředitele.
Kontrola dokumentů
Kancelářské práce vyžadují kontrolu, aktualizaci a archivaci. Tvorba dokumentace může obsahovat poznámky, formuláře a firemní faktury. Některé z těchto dokumentů vyžadují manažerské podpisy předtím, než je asistent může podat. Pracovní asistenti na vysoké úrovni obdrží školení o tom, jak se s různými dokumenty zabývají. Dokumenty jsou uloženy v skříních nebo přeneseny do počítače.
