Práce jako specialistka na administrativní podporu může být velmi užitečná pro organizovanou osobu, která má ráda multitasking, najde myšlenku pracovat v kanceláři přitažlivá a má skvělé komunikační schopnosti. Zatímco specifické úkoly se liší podle společnosti a pozice, funkce obvykle zahrnují kancelářský management, administrativní úkoly a povinnosti v kanceláři. Podle Úřadu práce statistiky, 2016 střední příjem pro kancelářské a administrativní podpory pozice byla 34.050 dolarů.
$config[code] not foundSpráva kanceláře
Vaše práce v administrativní podpůrné roli zpracovává úkoly potřebné pro bezproblémové vedení kanceláře. Možná jste zodpovědný za to, že budete držet krok s dohledem nad nákupem a inventarizací kancelářských potřeb a naplánováním údržby kancelářského vybavení. Zavádíte také postupy a rutiny, jako je například pořádání dodávky kávy každý druhý týden nebo požadavek aktualizovaných kontaktních informací o stavu nouzových kontaktů každých šest měsíců. V některých případech můžete řídit jiné pracovníky správy a koordinovat tok práce v rámci určitého oddělení nebo oddělení.
Komunikační tok
Specialisté na administrativní podporu mohou sloužit jako komunikační kontakt pro vedoucí pracovníky, které podporují. V této roli můžete být zodpovědní za otevírání a třídění pošty, prohlížení příchozích hovorů a e-mailů a nastavení schůzek se zaměstnanci, zákazníky a prodejci. Můžete také být kontaktním místem mezi vedoucími, na které se hlásí, a dalšími zaměstnanci a odděleními v rámci společnosti.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingSpráva dat
V administrační podpoře obvykle provádíte různé funkce pro správu dat, včetně správy papíru a elektronických záznamů, nastavení a správu tabulek a databází, vytváření zpráv, sestavování informací a někdy analýzu výsledků.
Zpracování textu
Můžete provádět funkce pro zpracování textu, od vypracování poznámek až po zadávání a úpravu zpráv, návrhů a dalších obchodních dokumentů. Můžete vytvářet rozvrhy bulletinů a brožur, stejně jako aktualizovat obsah na webových stránkách firem a blogů. Nejenže potřebujete vědět, jak používat aplikace pro zpracování textu a psát rychle a přesně, odborníci na administrativní podporu potřebují mít obchodní dovednosti v oblasti psaní, úprav a korektury.
Speciální projekty
Odborníci, kteří pracují jako specialisté na administrativní podporu, jsou často pověřeni vykonáváním nebo dohledem nad speciálními projekty. V závislosti na potřebách společnosti a oddělení se mohou jednat o nákup dodavatelů pro významné nákupy, audit zákaznických záznamů, analýzu trendů v absenci zaměstnanců a vyhodnocení nabídek produktů konkurence.
Plánování setkání
Vaše povinnosti by mohly zahrnovat koordinaci časů schůzek, naplánování konferenčních místností, rezervace míst na schůzkách mimo místo, zasílání pozvánek, sledování RSVP, vytváření a rozdávání agendy a zajištění stravování a nápojů. Během schůzek můžete také trvat několik minut a následně je rozdělit účastníkům.
Plánování cest
Plánování cesty jménem vedoucích pracovníků společnosti je důležitou součástí mnoha administrativních pracovních míst. Často vybíráte letecké společnosti, hotely a autopůjčovny, vyjednávejte o cenách, rezervujete rezervace a rušíte zrušení podle potřeby. Vytváříte a podáváte výkazy výdajů jménem firemních cestujících, kteří používají výpůjční doklady, nebo sladíte výpisy z platební karty společnosti používané pro služební cesty.
