V každé kanceláři existují úkoly, které je třeba dokončit, aby se podnik udržel v pohybu. Tyto úkoly, které spadají pod úlohu administrativní práce, jsou obecně poměrně jednoduché a snadno zvládnutelné a jsou obvykle přiděleny pracovníkům vstupní úrovně. Navzdory skutečnosti, že administrativní úkoly, jako je psaní a podávání, jsou poměrně základní, časově náročné - a v mnoha případech se vedoucí pracovníci a zaměstnanci středních stupňů soustředí na jiné priority a nemohou držet krok s tím, co je třeba udělat. Z tohoto důvodu řada firem zaměstnává kancelářské podpůrné pracovníky, kteří jsou konkrétně pověřeni řešením těchto úkolů.
$config[code] not foundSpolečné kancelářské aktivity
Název clerického podpůrného pracovníka se týká jedinců, kteří podporují nebo pomáhají spolupracovníkům s širokou škálou úkolů. Některé z nejběžnějších úloh, které spadají do této kategorie, zahrnují psaní dokumentů, archivaci, telefonování, správu poštovních zásilek, zadávání dat, kopírování, faxování a třídění a doručování příchozí pošty. Profesionální pracovníci podpory mohou také odpovídat za údržbu a objednávání dodávek a za práci s jinými úkoly, které jsou jim přiděleny, např. Při objednávání jídla na schůzky. Tím, že převezmou tyto povinnosti a odnesou je z jiných desek, pomáhají udržovat kancelář hladce a zajišťují, aby vše zůstávalo organizované.
Ačkoli obecná administrativní podpora se zaměřuje na tyto obecné úkoly, v některých podnicích nebo odděleních může být klerikální podpora zaměřena na konkrétní činnosti nebo vyžadovat specializované znalosti. Například kancelářské činnosti ve finančním oddělení mohou zahrnovat účetní úkoly, spravovat splatné účty a pohledávky, pomáhat s výplatou, nebo třídit a ověřovat výkazy výdajů. Pokud pracujete ve vládním úřadu, můžete být zodpovědní za podávání povolení nebo za správu poštovného. Bez ohledu na nastavení však většina duchovní podpory zahrnuje opakované, definované úkoly a ne strategickou nebo operační práci.
Dovednosti a vzdělávání
Většina kancelářských podpůrných rolí je vstupní úroveň, a proto obvykle vyžadují vysokoškolský diplom nebo jeho ekvivalent. Někteří lidé dokončují další školení v administrativní administrativě prostřednictvím vzdělávacího programu pro dospělé nebo komunitní program, zatímco jiní se do těchto rolí dostanou s bakalářským studiem jako prostředek, jak dostat nohu do dveří na místo s většími odpovědnostmi a vyššími platy.
Znalost základních kancelářských úkolů je nejdůležitější kvalitou pro administrativní role. Zatímco podniky budou poskytovat školení na pracovišti v konkrétních procesech a postupech, očekávají, že pracovníci s podporou kariéry přijdou do zaměstnání s obecnou kvalifikací.Tyto dovednosti zahrnují znalosti o tom, jak používat základní kancelářské stroje (fax, kopírka atd.); obecné počítačové dovednosti, včetně schopnosti psát 60 slov za minutu nebo rychleji, stejně jako základní zpracování textu a software tabulkového procesoru; podání; dovednosti v oblasti vkládání dat; a možnost používat telefon a naučit se telefonní systém společnosti.
Kancelářské podpůrné práce vyžadují také řadu měkkých dovedností. Profesionální chování je nutností, stejně jako výjimečné organizační schopnosti. Znalost zákaznických služeb je důležitá, zejména pokud budete komunikovat s veřejností a je důležité, abyste byli podrobně orientováni. V některých průmyslových odvětvích, jako jsou zdravotnictví a finance, se očekává, že pracovníci knižní péče budou obeznámeni s průmyslovými předpisy týkajícími se bezpečnosti informací a osobních údajů a podle toho budou vykonávat svou práci.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingKancelářské platy
Protože administrativní podpora je považována za vstupní úroveň, platy jsou poměrně nízké. Podle PayScale.com je průměrná hodinová sazba pro administrativní pozice ve výši 12,87 USD za roční plat ve výši přibližně 30 000 USD. Plat je obecně srovnatelná se zkušenostmi, ale i ti nejzkušenější odborníci na podporu zřídka vydělávají více než 40 000 dolarů ročně. Tam je prostor pro růst v této oblasti, ačkoli, tolik lidí pokračuje k vyšší-platit administrativní nebo exekutivní role asistenta, nebo se pohybovat na různých pracovních místech uvnitř organizace. Podle PayScale.com je také velmi běžné, aby poskytovatel služeb klinické podpory v medicínské oblasti přistoupil k tomu, aby se stal lékařem, registrovanou zdravotní sestrou nebo zdravotní sestrou.
Nejvyššími platícími průmysly pro administrativní podporu jsou vláda a odborné, vědecké a technické služby. Zdravotní péče je však také vysoce platitelnou oblastí a jedním odvětvím, kde se předpokládá v příštích letech alespoň určitý růst.
Trendy knižní podpory průmyslu
Stejně jako v mnoha průmyslových odvětvích mění technologie technickou podporu a způsob práce s nimi. Mnoho úloh, které byly dříve provedeny ručně, lze nyní provádět pomocí počítače, což šetří čas a zvyšuje potřebu dalšího školení. V této oblasti existují dva hlavní trendy, které mění tvar tváře duchovní podpory.
Za prvé, pohyb směrem k bezpapírovým kancelářím mění tvář - a v některých případech eliminuje potřebu - administrativní podporu. Společnosti procházejí bezpapírovými papíry nebo alespoň pomocí méně papíru, a to z mnoha důvodů, včetně zlepšené udržitelnosti, lepší organizace a snížení nákladů. Studie společnosti Gartner z roku 2014 ve skutečnosti zjistila, že náklady spojené s ukládáním a získáváním papírových dokumentů pro firmy v USA se nacházejí někde v rozmezí 25 až 35 miliard dolarů ročně. Pomocí digitálních služeb můžete vytvářet, ukládat a organizovat dokumenty, podniky mohou potenciálně šetřit peníze a stát se efektivnějšími.
Pokud jde o administrativní podporu, znamená to také, že je potřeba, aby někdo fyzicky podával dokumenty - nebo psal a tiskl dopisy, sledoval dokumenty atd. - se snížil. Zatímco některé společnosti se zbavují klerikálních pozic (Úřad pro statistiku práce projevuje do roku 2026 jen malý růst na poli, a to z velké části technologií), jiné mění platnost těchto pozic a vyžadují pokročilé počítačové dovednosti a zkušenosti s řízením elektronických dokumenty.
Dalším trendem ovlivňujícím kancelářské pole podpory je nárůst virtuálního asistenta. Virtuální asistenti, známí také jako VA, jsou asistenti nebo pomocní pracovníci, kteří pracují na dálku a poskytují mnoho služeb stejného jako asistenta v kanceláři. Mnohé VAs pracují pro podnikatele nebo majitele malých podniků, kteří potřebují podporu, ale nemohou si dovolit nebo nemají prostor nebo vybavení, aby si najali někoho, kdo by pracoval na plný úvazek v kanceláři. Technologie je opět v tomto odvětví klíčová, protože virtuální asistenti pracují prostřednictvím internetu, pomocí elektronické pošty, sdílení dokumentů a dalších technologií, které zvládnou úkoly svých zaměstnavatelů. Zatímco některé VA jsou specialisté a zvládnou úkoly, jako jsou sociální média a správa webových stránek, někteří podnikatelé jednoduše potřebují někoho, aby spravoval e-mail a odpověděl na dotazy zákazníků.
Vzhledem k tomu, že virtuální asistenti jsou obvykle samostatně výdělečně činní nebo pracují na volné noze, mohou často získat vyšší plat než pracovníci v kancelářích. Některé VA také pracují pro více klientů najednou, čímž se zvyšuje potenciál jejich výdělku. V průměru získá VA mezi 10 a 25 dolary za hodinu.
Přistání klerikální podpory
Zatímco administrativní pracovní místa nemusí být tak hojná, jako kdysi, jsou stále k dispozici. Většina otvoru vytváří obrat a asistenti opouštějící jiné příležitosti.
Dobrý životopis pro administrativní podporu zvýrazní vaše administrativní a technické dovednosti. Ukážte zaměstnavatelům, že jste organizováni, detailně orientovaní, dobrým řešením problémů a máte vynikající komunikační dovednosti. Ujistěte se, že zdůrazníte své technické dovednosti kvantifikovatelným způsobem. uveďte, jak rychle můžete zadávat slova za minutu a specifikovat software, který víte, jak používat. Jak podrobně vysvětlíte své zkušenosti, zdůrazněte úkoly a úspěchy, které odhalují vaše kněžské dovednosti, zejména ty, které vás mohou odlišit od jiných kandidátů. Především buďte pečliví svou gramatikou a pravopisem. Stejně jako u všech životopisů, typos a špatná gramatika se špatně odrážejí na vašich schopnostech, ale v oblasti, která je detailně orientovaná jako administrativní podpora, musíte být perfektní. Nikdo si nepůjde pisáka, který nemůže dostat své vlastní životopisy správně.
Kancelářské práce lze obvykle nalézt na pracovních místech nebo na webových stránkách firem. Dočasné agentury jsou také dobrým místem k nalezení tohoto typu práce. Práce jako temp vám dává příležitost postavit si své dovednosti u nejrůznějších firem. Některé agentury uskuteční dlouhodobé stáže, nebo byste mohli být zaměstnáni na plný pracovní úvazek poté, co pracujete jako temp. Statistiky jsou další způsob, jak vytvořit dovednosti pro podporu kancelářské práce. Ačkoli mnoho společností s formálními stážovými programy dovoluje stážistům pracovat na konkrétních projektech, stážisté se také často očekávají, že "zaplatí své dluhy" tím, že přijmou administrativní úkoly. Očekávejte, že budete v nějakém stáži strávit nějaký čas dělat nějaké podání, zadávání dat, správu pošty nebo telefonní hovory - ale podívejte se na to jako příležitost k rozvoji dovedností, které by se mohly ukázat jako užitečné později.
Učinit sebe sama nepostradatelnou
Jen proto, že administrativní práce je obvykle vstupní úroveň, to neznamená, že nemůžete být důležitou součástí týmu. Ve skutečnosti se tím, že jste nepostradatelní pro svého šéfa a spolupracovníky, můžete zvýšit své šance na to, že budete prosazováni, a nakonec budete mít svůj vlastní administrativní tým. Pro začátek si vezměte svou práci vážně a udělejte to nejlepší s každým úkolem - bez ohledu na to, jak náročné nebo nudné to může být. Stejně jako při každé práci budete mít část vaší práce, kterou milujete, a části, které nenávidíte, ale musíte s nimi jednat stejně důležitě a dělat je dobře.
Za druhé se naučí upřednostňovat. Je pravděpodobné, že na vašem talíři budete mít v daném okamžiku více projektů a úkolů, zvláště když poskytujete podporu celé skupině nebo kanceláři. Naučte se určit, co je hlavní prioritou a co může čekat, a rozvíjet systémy, které zajistí, že každý dostane to, co potřebují, když ji potřebují. Multitasking a časový management jsou životně důležité dovednosti pro pracovníka klinického podpory a seznámení se s cíli a prioritami společnosti a členů týmu vám poskytne nejvyšší úroveň podpory.
Za třetí, buďte ochotni jít navíc. Vaším úkolem je poskytnout podporu a to by mohlo znamenat, že byste zde a tam přijali několik dalších úkolů. Nepostradatelní asistenti jsou vždy ochotni se učit a udělají to, co je zapotřebí k tomu, aby nejenom dělali práci, ale také řešili problémy a předešli vzniku krizových situací. Pokud například zjistíte, že spolupracovník poslal poznámku, která obsahuje závažnou chybu, nepoužívejte pouze tisk a distribuci dokumentu. Potvrďte s přidruženým, že informace jsou správné - a proveďte změny podle potřeby.
Konečně, buďte profesionální a zdvořilí po celou dobu. Mohou existovat chvíle, kdy vás ostatní v organizaci zacházejí s krutostí nebo vám nedávají úctu, kterou si zasloužíte, ale přesto si udržujte vlastní profesionalitu. Léčba každého s laskavostí a respektem zvýší vaši akcii ve společnosti, zvláště pokud vyvinete pověst diskrétnosti a ochotu pomoci. Ve své kancelářské podpůrné pozici budete pravděpodobně mít přístup k velkému množství informací, ale odoláte pokušení klepy nebo sdílet to, co víte. Získání důvěry vašeho šéfa a spolupracovníků může pomoci napomoci vaší kariéře, zatímco slouží jako kancelářská klebeta poškodí vaši pověst a potenciálně vás nedoporučí.
