E-mail může být rychlý a účinný způsob, jak zůstat v kontaktu s kolegy, ale nesprávné použití je nejen neprofesionální, může to stát za vámi. Několik tipů vám pomůže udržovat profesionální emailovou etiketu.
Začněte adresováním e-mailu příjemci pomocí správného názvu, např. Vážený pane paní paní slečno Dr. atd. Nejčastější chyba je nedostatek formálnosti. Bez ohledu na médium komunikace je nezbytná jistá etiketa. Pokud byste se adresátovi osobně obrátili na svého oficiálního titulu, udělejte to i ve vašich e-mailech.
$config[code] not foundJe-li e-mail doručen více příjemcům, můžete nahradit Vážení pánové, dámy, pánové, zaměstnanci, atd.
Přeskočte jeden řádek a zadejte svůj obsah - výkaz s informacemi, kterými se článek zabývá. To by nikdy nemělo obsahovat slang, profanitu, nahotu, sarkasmus, vtipy, zhoršování jednotlivce nebo jakékoli jiné informace, které lze považovat za urážlivé pro každého.
Uložte svou zprávu přímo a do bodu. Základem je fakta, ne emoce.
Nikdy nezapomínejte, že e-maily jsou snadno předávány. Dokonce i v případě, že zamýšlený příjemci neposílá e-mail, některé společnosti monitorují e-mailovou korespondenci, která není známa uživateli počítače. Také, jakmile je něco v tisku, ať už elektronicky nebo jinak, může být odkazováno na dobu neurčitou. Přátelský příjemce dnes může být protivníka zítra.
Přeskočte řádek a uzavřete správným podpisem. Mělo by obsahovat vaše celé jméno, název společnosti, případně oddělení, adresu firmy a kontaktní telefonní informace.
Příklad:
S pozdravem;
John Smith, redaktor ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Telefon: (213) 456-7485 Mobil: (213) 654-8768
V řádku předmětu napište e-mail správně, aby byl snadno identifikován.
Vždy kontrolu pravopisu! Pravopisné chyby odrážejí špatně autora.
Zkorigovat. Pak nechte sedět po dobu 20 minut nebo co nejdéle a znovu zkontrolovat. Je-li důležitý bod nebo záležitost řešena, před odesláním příjemcům je třeba provést další individuální korekturu.
Je velmi snadné zasáhnout tlačítko pro odeslání, ale ovládáte nutkání, protože jakmile je e-mail odeslán, nemůžete opravit chyby.
Nepoužívejte smajlíky, tak roztomilé, jak se mohou zdát.
Nepoužívejte příliš mnoho barev. Snažte se udržet barvy maximálně na dva emaily.
Vždy sami můžete kopírovat korespondenci BCC (Blind Carbon Copy), a to iv případě, že váš e-mailový program automaticky uloží kopie odeslaných e-mailů.
Brzy zvyknete na formalitu. Příjemci ocení vaši profesionalitu a vy můžete pomoci vyhnout se potenciálně škodlivým chybám.
