Úlohou správních asistentů je podpora profesionálních pracovníků, aby mohli účinně plnit své povinnosti. Ať už ve vládě, v podnikání nebo v neziskových organizacích, administrátoři udržují kancelář bzučení tím, že pečují o základní věci, jako jsou papírování a počítačové záznamy. Obvykle také vykonávají některé administrativní povinnosti, ale konkrétní úkoly závisí na úrovni práce a typu úřadu.
$config[code] not foundKaždodenní odpovědnost
Správní asistenti plní povinnosti, jako je uspořádání schůzek, plánování schůzek, vedení kancelářského kalendáře, telefonování a editace korespondence. Zachovávají kancelářské soubory a databáze a vytvářejí počítačové tabulky a prezentace. Často jejich povinnosti zahrnují také nákup zboží a správu zásobovací místnosti.
Jejich úkoly v oblasti služeb zákazníkům zahrnují přijímání návštěvníků kanceláří a vidí, že dostanou pomoc, kterou potřebují.
Další povinnosti
Další práce správních asistentů často závisí na konkrétním odvětví. V advokátní kanceláři pomáhají administrátoři připravovat právní dokumenty, zatímco v lékařských úřadech účtují pojišťovny. Na školních úřadech patří mezi úkoly vedení studentských záznamů a komunikace s rodiči.
Úroveň a pracovní pozice určují, kolik zodpovědnosti odpovídá správnímu asistenti. Administrátoři na úrovni vstupu se zaměřují na administrativní funkce a základní počítačové úlohy, ale administrátoři s pokročilými znalostmi v oblasti počítačů obvykle přebírají administrativní povinnosti, včetně dohledu nad klíčovým personálem a školení nových zaměstnanců. Administrátoři mohou také provádět výzkum, psát zprávy, dělat zápisy na schůzkách, dohlížet na jiné administrátory a dělat cesty.
Znalosti a dovednosti
Organizační schopnosti jsou zásadní protože hlavním úkolem administrátora je udržovat kancelářské záznamy a sledovat schůzky a schůzky. Administrátoři musí také být schopni dobře komunikovat v angličtině ústně a písemně a provádět internetový výzkum. Práce vyžaduje znalost kancelářského vybavení, včetně počítačů, kopírovacích strojů, telefonních systémů, faxů a videokonferenčních zařízení.
V závislosti na pozici a průmyslu, administrátoři potřebují znalosti s různými počítačovými programy, jako je e-mail, účetnictví, databáze, tabulkový procesor a software pro zpracování textu.
Kvalifikace pro práci
Administrátoři potřebují minimálně vysokoškolský diplom, který zahrnuje kurzy v kancelářských praktikách a počítačový software. Další školení v oblasti angličtiny a počítačových dovedností je užitečné a mnozí administrátoři absolvovali nějakou třídu odborné školy nebo vysoké školy nebo mají přidružený titul. Zaměstnavatelé také obvykle vyškolejí nové zaměstnance ve svých kancelářských postupech a slovní zásobu konkrétního podniku - například právní slovní zásobu.
Administrátoři mohou získat dobrovolnou certifikaci od Mezinárodní asociace správních odborníků. Certifikace vyžaduje od dvou do čtyř let zkušeností, v závislosti na vzdělání administrátora, a uchazeči musí také absolvovat zkoušku.
