Jako majitel malé firmy, volný čas pravděpodobně není něco, co máte spoustu. To, co máte spoustu úkolů, je splnit a splnit termíny. Takže jak můžete lépe splnit tyto úkoly v kratším čase?
Níže jsou uvedeny 50 tipů pro úsporu času, které vám pomohou ušetřit čas během vašeho pracovního dne.
50 Tipy pro úsporu času pro malé firmy
1. Nastavte cíle
$config[code] not foundKaždé ráno napište podrobný seznam úkolů, které chcete splnit ten den.
2. Vytvořte plán
Zjistěte, kdy a jak budete mít každou položku na svém denním seznamu - budete potřebovat pomoc, zásoby atd.?
3. Upřednostněte podle významu
Je nevyhnutelné, že někdy budete muset vypustit položky z vašeho seznamu úkolů, a proto se brzy rozhodněte, jaké jsou nejdůležitější věci a upřednostněte.
4. Prioritize podle naléhavosti
Budete se muset dostat do těch projektů, které mají naléhavé lhůty, takže nechte ty, které mají být příští týden zapsány později.
5. Rozdělit velké úkoly
Pokud váš seznam obsahuje některé ohromující položky, rozdělte je do menších a spravovatelných úkolů.
6. Buďte realističtí
Neočekávejte, že vše za hodinu provedete. Znal své omezení a schopnosti.
7. Sledujte svůj čas
Abyste lépe porozuměli tomu, jak skutečně trávíte čas, věnujte pár dní a napište vše, co děláte, a jak dlouho trvá. Zahrňte přestávky, e-mail, sociální média a vše ostatní, abyste zjistili, jaké jsou vaše největší ztráty času.
8. Nastavte termíny
Potřebujete nějakou motivaci k dokončení projektu? Nastavte si termín pro sebe a řekněte to ostatním, aby vám pomohli udržet si zodpovědnost.
9. Mějte jedno oko na hodinách
Nechcete se neustále poslouchat o čase, ale také nechcete nechat den odejít od vás, protože jste nevěnovali pozornost. Zůstat na trati.
10. Nastavte připomenutí
Máte-li termín nebo schůzku přicházející, nastavte v telefonu připomenutí, které brzy zmizí.
11. Plánování přestávky
Každý si musí užívat přestávky po celý den, takže se ujistěte, že jste je při plánování svých úkolů na den.
12. Čas plánování e-mailu a sociálních médií
E-mail a sociální média mohou být velkým časem. Neodpovídejte na každý e-mail, jak to přijde, a nenechávejte Facebook nebo Twitter otevřené po celý den. Namísto toho naplánujte krátký blok nebo dva po celý den, abyste tyto úkoly splnili.
13. Používejte systém Central Social Media Management
Používáte-li sociální média pro marketingové účely, pravděpodobně máte více než jeden účet. Použití centrální palubní desky, jako je HootSuite, vám pomůže vyhnout se mezi jednotlivými místy, a dokonce vám umožní naplánovat příspěvky po celý den, takže se nemusíte neustále podepisovat.
14. Vyhněte se rozptýlení
Kromě sociálních médií a e-mailu existuje řada dalších rozptýlení, které mohou způsobit ztrátu času po celý den. Pokud pracujete doma, vypněte televizor. Pokud pracujete v kanceláři, použijte jinou cestu k vodnímu chladiči, abyste se vyhnuli chatrným spolupracovníkům.
15. Stick na jednu úlohu najednou
Multi-tasking může znít jako spořič času, ale není. Zaměřte se na jeden úkol, dokončete jej a pak pokračujte.
16. Dávkové úkoly
Může být užitečné provádět podobné úkoly postupně. Proveďte například všechny telefonní hovory pro den zpět-dozadu.
17. Stimulujte úkoly
Když máte opravdu obtížný úkol dokončit, udělejte si odměnu za dokončení. Může to být stejně jednoduché jako přerušení.
18. Zaměřte se na výsledky
Měli byste mít představu o tom, proč děláte každý úkol na vašem seznamu. Zeptejte se sami sebe, jak každá položka ovlivní vaši společnost a zaměří se na výsledky.
19. Nedotýkejte se nedůležitých detailů
Pokud něco nebude mít velký vliv na vaše podnikání, nemusíte se na to zajímat. Perfekcionismus může být velkým časem.
20. Vytvořte dobré návyky
Vytvořte zvyk pravidelně třídit soubory, včas reagovat na e-maily a rychle provádět všechny další úkoly, které se objeví ve vašem seznamu úkolů, takže se rychle stává rutinou.
21. Odstranění nepodstatných
Odeberte položky, které už nesplňují účel vašeho poslání, jak fyzicky tak i elektronicky.
22. Použijte e-mailové filtry a archivy
Použijte filtry e-mailů a archivy, abyste trávili hodiny, které hledají určitou zprávu. Váš e-mailový program s největší pravděpodobností nabízí snadné nástroje pro udržení veškeré komunikace v organizaci, a proto moudré využití těchto funkcí.
23. Omezení setkání
Schůzky mohou být zásadní, ale mohou se také změnit na časové úniky, pokud budou trvat příliš dlouho nebo se stanou příliš často. Přijměte a naplánujte pouze důležité setkání.
24. Najme si virtuálního asistenta
Virtuální asistenti vám mohou pomoci při každodenních každodenních úkolech, jako je e-mail, vedení účetnictví, plánování a výzkum. Zvažte, jak dostat nějakou pomoc, pokud ji potřebujete.
25. Využijte platformu pro správu projektů
Služby jako Basecamp nabízejí vašemu týmu způsob, jak komunikovat ve skupinách, stanovit termíny a sdílet a upravovat soubory, aniž by museli držet krok s několika různými e-mailovými vlákny.
26. Udržujte projekty na jednom místě
U dokončených projektů i těch, které dosud probíhají, máte jednu složku nebo oblast, o kterých víte, že je můžete najít.
27. Vyhněte se hodinám Rush
Pokud dojíždíte nebo musíte jet na schůzky, berte na vědomí dopravu a stavbu, abyste neztrácel čas na cestě.
28. Mají virtuální setkání
Pokud je to možné, vyhněte se cestování a místo toho zvážit použití programů jako Skype nebo GoToMeeting.
29. Automatizovat mzdy
Spíše než ručně sledovat hodiny a výdaje, investujte do mzdového systému, který pro vás bude dělat všechnu práci.
30. Vezměte si poznámky
Uchovávejte s sebou notebook s sebou vždy, abyste si poznamenali poznámky a nápady nebo používali aplikaci, jako je Evernote, k ukládání nápadů, obrázků a další, takže nebudete trávit čas tím, že byste o nich později přemýšleli.
31. Využijte technologie
Je k dispozici tolik aplikací a služeb pro ukládání a organizaci, jako například Dropbox, který vám umožní přenést vaše fotografie, dokumenty a videa kdekoli. Najděte ty, které pro vás pracují.
32. Nenechte se odvézt
Pokoušet se zvládnout a využívat příliš mnoho aplikací a služeb produktivity najednou může být časem zbytečné. Nepoužívejte tolik z nich, že jim věnujete více času, než ušetříte.
33. Delegát
Požádejte váš tým, aby se ujal úkolů, pro které nemáte čas nebo s těmi, s nimiž víte, že budou dělat dobrou práci.
34. Investujte do účetního softwaru
Udržování nekonečných tabulek může vést k mnoha bolestem hlavy a ztrátě času. Udržujte všechny informace o svém účtu organizované na jednom místě.
35. Udržujte organizovaný pracovní prostor
Nepoužívejte strávit hodiny střelbou do svého pracovního stolu a hledat konkrétní dokument, kdybyste mohli zavést systém archivace a najít ho za několik vteřin.
36. Zálohujte soubory
Ať už na externím pevném disku, v tištěných kopiích nebo online zálohování, vytvořte zálohy všech vašich důležitých souborů v případě zhroucení počítače. Zvažte online službu jako Carbonite nebo Mozy pro tento účel.
37. Uchovávejte šablony pro běžně používané formuláře
Neztrácejte čas psát stejné odstavce znovu a znovu, kdybyste mohli mít uloženou obecnou šablonu. Stačí jít dovnitř a učinit několik aktualizací pokaždé, když používáte místo namísto začátku od nuly.
38. Použití zkratek
Používejte zkratky klávesnice a prohlížeče a udržujte všechny běžné programy na snadno přístupném místě na pracovní ploše.
39. Automatizujte výdaje
Využijte automatické platební služby, kdykoli je to možné, abyste se vyhnuli pozdním platbám a času strávenému fakticky placením účtů každý měsíc.
40. Použijte kalendář založený na cloudu
Aplikace kalendáře vás mohou informovat o důležitých schůzkách a termínech a nemusíte je trvat dlouho. Zvažte použití Kalendáře Google pro tento účel.
41. Mají systém spolupráce
Ať už používáte platformu, jako je Basecamp nebo Google Docs, nebo se držte tradičních metod, měli byste mít nastavený systém spolupráce, aby se váš tým nestal zmatený a neorganizovaný.
42. Řekněte "Ne"
Neberte úkoly jen proto, že vás někdo požádá. Pokud nemáte čas a nepomůže vám vaši práci, nedělejte to.
43. Využijte nejdelší dobu
Doba strávená v čekárnách, v metru nebo dokonce na dlouhých výjezdech výtahu by mohla být použita k aktualizaci vašeho kalendáře, psaní poznámek nebo k provedení dalších jednoduchých úkolů.
44. Vyčistěte staré soubory
Vymazání počítače ze starých souborů může nejen zabránit tomu, aby jste je museli procházet při hledání důležitějších souborů, ale může také urychlit váš počítač a ušetřit vás od osudu nekonečných stránek načítání.
45. Používejte mobilní aplikace
K dispozici jsou aplikace pro mobilní produktivitu, aplikace pro mobilní kalendáře, mobilní seznamy aplikací, které vám mohou pomoci dosáhnout úkolů a šetřit čas, aniž byste byli před počítačem.
46. Znát své návyky
Pokud jste včasný pták, dostat své nejdůležitější úkoly z cesty brzy. Pokud jste noční sova, nenechte se přinutit, abyste se ráno obrátili na velké projekty. Zahrajte si své silné stránky.
47. Zkrácení pracovního dne
V blogovém příspěvku na Freelance Folder vysvětluje Lexi Rodrigo, že čas, který jste si vydělali z vašeho pracovního dne, vás přinuti, abyste dosáhli více času v daném čase.
48. Nechte prostor pro nečekané
Věci, za které jste neměli v plánu, přicházejí po celý den. Vezměte to v úvahu při vytváření seznamu úkolů.
49. Mějte klidné hodiny
Pokud pracujete v kanceláři, umístěte na své dveře znamení "nerušte", když pracujete na důležitém úkolu. Pokud pracujete z domova, tichý telefon během toho času. Pokud dojde k rozptýlení, můžete ztratit svou koncentraci a skončit tím, že budete trávit více času, než je nutné.
50. Nepřekračujte plán
Možná byste byl příliš optimistický ráno o tom, kolik toho den můžete udělat. Vytvoření příliš úplného seznamu vás ovšem později přemohne.
Pokud implementujete i některé z výše uvedených tipů na úsporu času, začnete si všimnout rozdílu ve vašem pracovním dni a vaší produktivitě - a možná si všimnete, že máte trochu více volného času.
Více v: Růst malých podniků 71 Komentáře ▼
