Se všemi dostupnými komunikačními metodami si možná myslíte, že vaši zaměstnanci nebudou vyžadovat školení o interfektních zasílání zpráv. Pravdou je, že různé možnosti často ztěžují výběr správné cesty. Stanovení několika pravidel a osvědčených postupů zajišťuje, že zaměstnanci vybírají správnou volbu, pokud jsou v dialogu zapojeny více kanceláří. Když máte jasné protokoly, dochází k méně konfliktům a nedorozuměním.
$config[code] not foundVytváření zásad a postupů
Zpracování, psaní, revize a zveřejňování zásad a postupů formalizuje základní interakce, ke kterým dochází ve vaší společnosti. Pokud nechcete věnovat čas tomu, aby tyto situace zvážila, narušení zabezpečení a obavy o ochranu soukromí by mohly vykolejit vaše operace. Je třeba stanovit standardy pro shromažďování, zpracování, přenos a využívání informací mezi kancelářemi, e-mailem, speciálními obálkami pro poštovní zásilky a dalšími rychlejšími metodami. Dávejte pozor na ochranu osobních údajů a údajů o zákaznících a ujistěte se, že dodržujete právní předpisy. Zaměřte například zaměstnance na zjištění podezřelých e-mailů, které představují phishing nebo jinou podvodnou činnost na internetu.
Vývoj šablon
Školení zaměstnanců o interfaciální komunikaci by mělo zahrnovat použití šablon pro e-maily, informační bulletiny, prezentace a další kancelářské informace. Vytvořením standardního formátu vynucujete používání firemního loga, písem a barev. Publikování těchto stránek na intranetových stránkách společnosti je usnadňuje přístup všem zaměstnancům. Školení zahrnuje popis účelu šablony, jak ji přizpůsobit a použít.
Vedení cvičení na hraní rolí
Neúčinná interofiskální komunikace nastává, když se lidé jasně nevyjadřují, pozorně naslouchají a navzájem se zcela respektují. Tím, že provádíte cvičení zaměřená na budování týmu, poskytujete svým zaměstnancům příležitost procvičit komunikaci v prostředí, které není ohrožující. Například rozdělte skupinu zaměstnanců z různých míst na páry. Požádejte účastníky, aby uvažovali o náročném rozhovoru, například o ukončení zaměstnání. Jedna osoba hraje roli manažera a druhá osoba hraje roli zaměstnance. Po pěti minutách doručování zprávy požádejte účastníky, aby diskutovali o rozhovoru a o tom, co proces pomohl nebo nepomohl. Nemůžeme se vyhnout rozporům nebo jednání na pracovišti. Nicméně tím, že se naučíme, jak dešifrovat vzory, které nepřispívají k řešení, můžeme konverzovat bez obrany, poslouchat pravý smysl toho, co je řečeno, zůstat klidný i přes obvinění a hněv a zaměřit se na produktivní řešení problémů.
Odměňování a rozpoznání dobrých komunikátorů
Jakmile vytvoříte vzory efektivní komunikace, udržujte trend tím, že odměňujete a rozpoznáte ty lidi, kteří šíří konflikt a spolupracují. Můžete například odměnit týmové hráče, kteří zodpovědně využívají sociální média k propagaci firemních produktů distribucí malých žetonů vašeho ocenění, jako jsou dárkové karty, lístky na film nebo kupony. Můžete také veřejně poděkovat zaměstnancům za jejich schopnost informovat lidi na setkáních, událostech a ceremoniálech společnosti. Například poskytněte certifikát o dosažení nejlepšího zpravodaje distribuovaného ve vaší společnosti.
