Co si myslíte: Podhodnocujeme důležitosti e-mailu? Možná proto, že se ztratí v nevyžádané poště nebo kvůli alternativním kanálům ve twitteru, LinkedIn a Facebooku? Chytrý člověk mi nedávno připomněl, že email je páteří sociálních médií.
A v nedávném příspěvku o obchodní etiketě ve fóru Open Express společnosti American Express odborník na malý podnik Steve Strauss napsal:
"E-mail je nyní dominantní formou obchodní komunikace a měl by být považován za takový. Některé jednotné politiky pomáhají všem zůstat na cestě. "
$config[code] not found
Říkám, že i s "e" před ním je to stále pošta. Je to vaše obchodní komunikace. Není to jen prodej. A naše ponoření do rychlé a bezstarostné textové komunikace neznamená, že bychom neměli věnovat pozornost vlastním e-mailům. A jestli to uděláte - a tváří v tvář, jste - udělejte to správně. Myslím, že můj seznam zde není nic, o čem všichni už nevíme, ale možná budeme potřebovat připomenutí. Doufám, že to pomůže:
1. Udržujte je krátký. Jsme všichni zaneprázdněni. Většina z nás sklízí naše e-maily, hledá klíčové body a snaží se rychle a rychle vstoupit z nich. Nikdy jsem nenapsal nic, co by nebylo užitečnější, když by to bylo na polovinu.
2. Proveďte souhrn předmětu. Zdá se, že je to zřejmé, ale skenujte své vlastní e-maily a najdete většinu předmětů, které jsou v nejlepším případě náhodné. Máme vlákna, které rostou jako sněhové koule spojené s tématem první zprávy, což je téma, které se dávno změnilo. Připojili jsme se k tématům, jako jsou titulky, a snažili jsme se nás oklamat, abychom si přečetli další informace. Nezní to jako spammer. Popište svou zprávu v řádku předmětu.
3. Začněte a ukončete "vy". To je jeden ze základů psaní obchodního dopisu: Adresujte své vlastní čtenáře. Začněte první odstavec se slovem "Vy" a uveďte něco jako "zeptali jste mě …" nebo "jste chtěli …" nebo "jste se zmínili" nebo "potřebujete". čtenář se zbaví toho, čím se ptáte.
4. Na jednu zprávu se vztahuje pouze jedno téma. Zjistíte, že vaše skutečné výsledky e-mailů jdou nahoru, když rozdělíte e-maily do jedné zprávy pro každé téma. Tyto další zprávy, které byste chtěli zahrnout, se mnohem pravděpodobněji ztratí. Zrušte zprávy.
5. Použijte odpovídající tón. Buďte opatrní a správně s tónem. Sarkasmus, parodie a ironie jsou těžké dát do studeného tvrdého černého a bílého textu. Tóny jsou snadno snadno porozuměny. Nikdy nepište e-mail, který by mohl být nesprávně vyložen a předán někomu mimo kontext. Nikdy nezapisujte e-mail, který by byl trapný, pokud by byl citován.
6. Neposílejte další kopie. Je to zpráva, ne archiv nebo trezor. My všichni nenávidíme ty kryty - vaše zadní strana další kopie budou všude přes e-mail na kohokoli, kdo by vás nejasně někdy obvinil z toho, že jste něco neposlal, neupravil nebo následuje. Pošlete svůj e-mail lidem, kterým je určen, a nikdo jiný.
7. Respektujte pravopis a gramatiku. Použijte nejméně kontrolu pravopisu, ale rozpoznáte, jak to děláte, že kontroly pravopisu nechycují spousty ostrých chyb. Použití "tam" pro "jejich", například, nebo velmi časté zmatek apostrofů a množného čísla, jako kdyby každý pluralitní slovo potřeboval apostrof. Vyzkoušejte toto vyhledávání na Googlu nebo můj osobní oblíbený, 10 běžných chybových hlášení na oatmeal.com. Tyto chyby způsobují vaší komunikaci, jaký velký kus špenátu zachytil ve vašich zubech.
8. Nezapomeňte, že to není soukromé. Váš firemní e-mail patří společnosti a váš osobní e-mail může být vyzván k soudu. Lidé, kteří chtějí a vědí, jak se mohou v e-mailu spát. Nikdy nezapisujte do e-mailu nic, co je pro vás nebo vašeho příjemce nepříjemné, nevhodné, fanatizované, nezákonné nebo hloupé.
9. E-mail není pro argumenty. Rozzlobená slova nejsou biologicky odbouratelná. Nikdy se nedotýkejte e-mailu. Projděte chodbu nebo se spojte s telefonem. Naučil jsem se to sama o sobě těžkou cestou, když jsem si myslela, že moje brilantní používání anglického jazyka by mohlo nějakým způsobem znamenat lepší bod, než jsem mohl se staromódním projevem. Nikdy to není. E-mail téměř nikdy nezíská bod nebo zastaví argument. Takřka vždycky dělá věci horší, ne lepší.
10. Uvažujte o těchto vláknech. Většina našeho e-mailového softwaru vytváří dlouhé e-maily, jako děti vytvářejí sněhové koule v kopcích. Každý nový e-mail je shromážděn níže v podprocesu. Je tam někdo, kdo alespoň zrovna jednou neuvědomil, že je zděšení, příliš pozdě, že jste omylem zaslali dlouhý závit, který obsahoval příliš mnoho informací nebo nějaký trapný komentář k někomu. Neznáš to, když se to stane? A pak kromě tohoto problému existuje prostě prosté zbytečné informace, protože každý nový e-mail v podprocesu obsahuje všechny předchozí e-maily. Přemýšlejte o tom, kolik kalů posíláme potrubím. Musí všichni v každém e-mailu připomenout vše, co bylo řečeno ve všech souvisejících e-mailech?
