Kancelářské úkoly, jako je psaní, archivování a telefonní hovory, byly jednou odsouzeny k sekretářům, výkonným asistentům a administrativním zaměstnancům. Ale s větším počtem pracovních míst, které vyžadují technologické dovednosti, není pro odborníky (včetně právníků, lékařů, učitelů apod.) Očekáváno neobvyklé očekávání, že budou vykonávat své každodenní úkoly. Protože mnozí pracovníci používají počítače, administrativní práce se stala nezbytnou součástí prakticky všech zaměstnání a zaměstnání. Sponzorka společnosti GoodTemps Carissa Doshi se zabývá tím, proč jsou tyto šest klerikálních dovedností životně důležité pro kancelářské pracovníky: psaní, archivování, zadávání dat, používání telefonu a znalost Microsoft Word a Excel.
$config[code] not foundTypické dovednosti v kanceláři
Bez ohledu na to, zda žádáte o výkonného asistenta nebo právního zástupce, měli byste mít nějaké kněžské dovednosti. V závislosti na vaší roli se tyto dovednosti nemusíte odvolávat jako přísně klarické - popisovat je jako kancelářské dovednosti mohou být přesnější.Například správní asistent přirozeně stráví většinu svých pracovních úkolů, které vykonávají administrativní úkoly. To znamená, že právníci, zdravotní sestry a další profesionálové se také spoléhají na jejich typizaci a související technologické dovednosti při přípravě dopisů klientů, při sestavování shrnutí návštěvy lékařské kanceláře, při psaní právních sdělení nebo při psaní poznámek na notebooku během procesu. Správní asistent by se při jeho popisu mohl zmínit o svých "knižních dovednostech", zatímco zaměstnanec právník by mohl jednoduše používat termín "kancelářské dovednosti", aby vysvětlil, že zná svou cestu kolem klávesnice. Dlužíte rozšířené a víceúčelové používání kancelářských a kancelářských dovedností k počítačům, notebookům, tabletům a smartphonům.
Zlepšete svoji schopnost psát, Microsoft Word a Excel
Porozumění umístění písmen na klávesnici a písmena, na kterých odpočíváte prsty, je klíčem (bez použití slovníku) pro rychlé a přesné psaní. Než odešlete svou žádost o práci, která požaduje psaní jako požadovanou kvalifikaci, proveďte online test na psaní, jako je ten, který nabízí LiveChat. Test online psaní měří vaši rychlost (slova za minutu nebo WPM) a přesnost. Mnoho zaměstnavatelů oceňuje přesnost nad rychlostí. Například pokud zadáte 100 slov za minutu a přesnost je pouze 60 procent, budete trávit čas opravováním chyb. Můžete se také snažit psát 50 WPM s přesností 100 procent. Existuje spousta on-line výukových programů, které vám pomohou zlepšit své dovednosti psát.
Administrátorské dovednosti v dnešní době jsou obecně synonymem schopnosti používat aplikace na počítači, jako jsou aplikace Microsoft Word, Excel a často PowerPoint a Access. Vaše znalost aplikace Microsoft Word, Excel a dalších softwarových aplikací závisí částečně na vašich schopnostech psát. Totéž při zadávání dat. Když vytváříte korespondenci, zprávy nebo jiné písemné materiály ve vyprávěcím formátu, pravděpodobně budete používat aplikaci Microsoft Word. Tabulky, které vytvoříte, budou vyžadovat znalosti z oblasti vkládání dat a znalosti o aplikaci Microsoft Excel, které vyžadují přesnost a v některých případech i rychlost, v závislosti na tom, jak rychle musíte vytvořit svou práci. Termín "zadávání dat" obvykle odkazuje na dovednosti klávesnice (tj. Psaní), které obsahují čísla, spolu s vaší úrovní komfortu s pravou stranou klávesnice, která je podobná přidávání 10 klíčů.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingTelefonní a kancelářská komunikace
Sekretáři, administrativní asistenti a recepční jsou obecně povinni odpovídat na kancelářské telefony, které se mohou pohybovat od jediné telefonní linky po víceřádkový telefon nebo ústředny jako VOIP (Voice Over Internet Protocol).
Bez ohledu na počet telefonních linek, které musíte odpovědět, je správná telefonní etiketa důležitou oblastí kancelářské práce. Obvyklé telefonní povinnosti kancelářského dělníka zahrnují jasné a profesionální odpovědi volajícím, stejně jako znalost správného směrování a přesměrování hovorů. Dokonce i když nejste recepční, měli byste vědět, jak správně reagovat na volající v případě, že obdržíte chybný hovor. Pokud žádáte o neadministrativní pozici, neuvádějte telefonní dovednosti do svého životopisu - jednoduše se podívejte na své písemné a slovní komunikační dovednosti, protože je nepravděpodobné, že vám bude přidělen telefonní povinnost. Na druhou stranu, pokud máte zájem o neadministrativní postavení a jste záložní správou recepce nebo pokud řídíte úředníky, uveďte své znalosti o komplexních telefonních nebo rozvaděčových systémech, takže je zřejmé, že jste s tímto zařízením obeznámeni.
Popisuje vaše kněžské schopnosti
Jak popisujete své kněžské dovednosti a schopnosti, může záviset na pozici, o kterou se ucházíte. Pokud se v pracovním vysílání výslovně uvádí, že klerikální povinnosti jsou součástí práce, pak v každém případě by váš životopis a aplikace měly obsahovat sekci pro "Kancelářské dovednosti". V této části uveďte softwarové aplikace, na které pracujete; pokud jste pokročilý uživatel, zahrnout to ve svém popisu. Máte-li školení nebo certifikaci v těchto aplikacích, můžete také zahrnout, že v popisu svých dovedností nebo v jiné části vašeho životopisu pro školení a certifikace. Kromě toho, pokud máte značné množství let zkušeností s některými aplikacemi, seznamte se také.
Například váš životopis může obsahovat: "Microsoft Word - 10 let zkušeností, včetně silné znalosti vytváření komplexních reportů, kompilace korespondence a využití funkcí pro hromadné korespondence pro efektivní zpracování hromadných zásilek Microsoft Excel - 8 let zkušeností, včetně 3 let pomocí funkcí, jako je vytváření víceformátových vzorců, kontingenčních tabulek a VLOOKUP. "
Pokud žádáte o zaměstnání, kde nejste součástí správního týmu, nebo pokud nepožádáte o administrativní práci, zvážíte popis svých technologických dovedností způsobem, který se nezdá být jako účetní hledající sekretářku pozice. Pokud je například zveřejnění úkolu pro účetního, který má znalosti o softwarových a produkčních aplikacích, neuvádějte do seznamu "Kancelářské dovednosti". Zahrňte stručný popis vaší odbornosti s konkrétními aplikacemi, jako jsou Microsoft Excel, Access a PowerPoint - často se jedná o aplikace, které zaměstnanci v profesionálních rolích musí být pohodlně používat. Opět platí, že pokud jste pokročilý uživatel aplikace Excel nebo jste absolvovali školení nebo certifikaci v aplikaci, kterou účetní používají, zahrnujte to do svého životopisu. Můžete použít záhlaví "Produktivita aplikací" nebo něco podobného, takže nevypadá to, že jste více zaměřeni na klerikální aspekty práce, kterou chcete, spíše než na kvalifikaci, kterou přinášíte do tabulky pro vyšší úroveň.
Administrativní pomocník, který vyžaduje pracovní dovednosti
Úlohy administrativního asistenta vyžadují administrativní dovednosti, ačkoli zveřejnění práce nemusí výslovně uvést "Zde jsou kněžské dovednosti, které musíte v této roli fungovat". Uvedené úkoly jsou příklady úkolů, které vyžadují administrativní dovednosti. Zde je ukázka pracovního místa pro pozici administrativního asistenta, který vyžaduje administrativní a kancelářské dovednosti:
Institut pro veřejné zdraví ABC hledá pomocného správce, který bude podporovat manažera laboratoře veřejného zdraví a pomáhá s každodenním provozem laboratoří veřejného zdraví. Tento výkonný administrativní asistent bude umístěn v sedmém patře ústavu, aby pozdravil návštěvníky, studenty, fakulty a zaměstnance. Vedle poskytování nejvyšší úrovně služeb zákazníkům poskytne tato osoba všeobecnou kancelářskou podporu pro fakultní pracovníky a zaměstnance v laboratořích a pomůže manažerovi laboratoře veřejného zdraví a výkonnému řediteli ústavu veřejného zdraví s řadou administrativních činností a souvisejících úkolů.
Výkonný správní asistent bude: vítat, orientovat a odkázat návštěvníky; přímé telefonní hovory, přijímání zpráv a odpovědí na otázky týkající se Ústavu veřejného zdraví a laboratoří veřejného zdraví; pomáhá při objednávání, přijímání, skladování a distribuci kancelářských, laboratorních a výukových potřeb; pomáhat s dalšími úředními povinnostmi, jako je fotokopie, faxování a archivace, podle potřeby; monitorovat a doplňovat kancelářské potřeby denně, včetně dodávek jako jsou papír a toner pro kopírky a tiskárny; pravidelně sledují konferenční místnosti, aby zajistily dostatek zásob kancelářských potřeb a prezentačních materiálů; udržovat čistotu a bezpečnost pracovního prostředí v apartmánu centrální kanceláře a dalších veřejných prostranstvích v celém sedmém podlaží; dodržovat bezpečnostní postupy pro zaměstnance a vyžadovat dodržování bezpečnostních postupů pro návštěvníky v celém provozovně; zadávat objednávky s využitím interprofesního nákupního procesu a udržovat vedení účetnictví a využívání dodávek v sedmém patře; rezervovat sedmé podlaží konferenčních místností pro Institut veřejného zdraví; sloužit jako hlavní kontaktní místo pro fakultu a zaměstnance laboratoře; předložit žádosti o údržbu kancelářského vybavení a vybavení; koordinace vyzvednutí a doručení přes noc a expresní poštovní služby (např. FedEx, UPS); a slouží jako primární kontaktní místo pro fakulty, návštěvníky a studenty.
Zaměstnanci účetní (neadministrativní), kteří vyžadují klerikální dovednosti
Stejně tak existují i jiné pozice, které nejsou role administrativního asistenta, ale vyžadují podobné knižní dovednosti, například účetní. Tento vzorový pracovní pohovor pro zaměstnance účetního má několik povinností, které vyžadují administrativní dovednosti. Nejsou však výslovně uvedeny jako administrativní či kancelářské dovednosti. Například:
Účetní zaměstnanec společnosti XYZ Industries bude zodpovědný za přípravu zápisů v účetních listech, měsíčních a koncových uzávěrech, zúčtování bank, udržování dlouhodobých aktiv a sladění hlavních účetních knih. Kromě toho se budete podílet na plnění požadavků, přezkoumávat plány zpravodajských procesů a spolupracovat s našimi externími audity na čtvrtletních přehledech a ročních auditech. Hlavní odpovědnosti - připravuje zápisy do deníku a odsouhlasení účtů, včetně hotovosti, předplacených výdajů a výplatní listiny; uskutečňování konce měsíce, deník, bez dozoru; udržovat knihu o fixních aktivách, odpisy a odsouhlasení; analyzovat výkazy příjmů a rozvahy a sdělovat zjištění vedení; podílet se na celostátních iniciativách; napomáhat v koncových, čtvrtletních a koncových uzavíracích procesech včetně přípravy měsíčního finančního uzavření; implementovat, udržovat a dodržovat vnitřní kontroly v rámci systému SOX a účetních postupů zajišťujících dodržování GAAP; oznamovat finanční údaje a sdělovat je užitečným a srozumitelným způsobem; řídit pronájem kapitálu a měsíční splátkové kalendáře.
Požadavky na práci zahrnují: osvědčené analytické dovednosti, jako je identifikace problémů, shromažďování příslušných údajů, vyvození platných závěrů a doporučování zlepšení a nápravných opatření; zkušenosti s vyúčtováním a obeznámenost s odsouhlasením účtu; zkušenosti z účtů pohledávek upřednostňovány, stejně jako znalost Microsoft Excel; základní znalosti v zápisu do deníku a zkušenosti s účty; organizační, písemné a slovní komunikační dovednosti; a schopnost pracovat v tabulkách a databázích; věnování a potřebné dovednosti k plnění kritických obchodních termínů.
Nikdy nepodceňujte význam kněžských zkušeností
Ať už žádáte o administrativní asistentku nebo advokáta, nepodceňujte důležitost kněžských dovedností nebo klerikálních zkušeností. Znalost vaší cesty kolem kancelářských operací a knižních dovedností je užitečnou kvalitou v jakékoli práci. Vaše znalost kancelářských procesů a jejich ovládání je samozřejmě nezbytná v administrativní roli. Pokud se ucházíte o úlohu, od níž se očekává, že bude dohlížet na úředníky, budete potřebovat manažerské dovednosti, ale pochopení významu kancelářských dovedností je také cenné, protože to znamená, že můžete koordinovat pracovní zátěž a řídit pracovní očekávání ostatních, kteří o vás informují. Navíc v neadministrální nebo nonlerikální roli, mít kancelářské dovednosti také naznačuje, že jste schopni nastoupit jako člen týmu, když správní asistent nebo sekretářka není k dispozici nebo pracuje na jiných prioritách.
