Správná telefonní etiketa je nezbytná pro prezentaci profesionálního obrazu a vedení kanceláře hladce. Získání jemných odstínů je důležité, protože telefonát obvykle představuje první setkání zákazníka se společností. Stejná nepsaná pravidla se vztahují také na vztahy spolupracovníků, kde jedna hrubá osoba může snadno narušit jinak harmonické prostředí. Učení základních základních pravidel etikety kancelářských telefonů vás nyní ušetří z rozpaků později.
$config[code] not foundSdělte se okamžitě
Nenechávejte volajícím hádat o vaší totožnosti v odpovědi na ně. Reagujte na vaše celé jméno a oficiální firemní pozdrav, pokud to váš zaměstnavatel vyžaduje. Například recepční na front office může říci něco jako: "Dobré ráno, tohle je Jane Doe mluvící, jak vám mohu pomoci?" Nikdy jíst nebo žvýkat gumu, když jste na telefonu. Pokud volající opustí zprávu, zopakujte podrobnosti nahlas, takže ví, že jim rozumíte. Poznamenejte si čas a datum každého hovoru předtím, než začnete přenášet zprávu.
Omezte hlasitý telefon
Omezte hlasitý odposlech na soukromé nastavení, jako jsou konferenční hovory, kde lze snadno udržovat hlasitost za zavřenými dveřmi. Uchovávejte je ven z kabin nebo otevřených prostor, abyste se vyhnuli rušivým spolupracovníkům. Při podnikání se ujistěte, že všechny strany vědí, že používáte hlasitý odposlech a získáte jejich souhlas před spuštěním. Jakmile skončí schůzka, ujistěte se, že jste skutečně odpojili hlasitý odposlech, aby nezúčastněné strany nemohly slyšet žádné příležitostné komentáře, které vy nebo ostatní uděláte.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingOdpojte sluchátka
Při psaní na sluchátkách nebo sluchátkách s mikrofonem na svém pracovním stole, např. Pomocí toalety nebo osobním přerušením ve společném prostoru, uchovávejte sluchátka nebo sluchátka Bluetooth. V opačném případě se spolupracovníci budou snažit dostat vaši pozornost, protože nebudou mít žádnou představu o tom, zda telefonujete.Nosit sluchátka nebo sluchátka, když je nepoužíváte, je také hrubá, protože naznačuje, že nejste ochotni spolupracovat s jinými lidmi.
Snižte hlasitost
Při telefonování nikdy neztrácejte své okolí. Mluvte v tichých a konverzačních tónech vždy, ale snižte hlas, pokud spolupracovníci podráždí podrážděný vzhled, radí Barbara Pachterová, kariéra v kariéře, která byla v rozhovoru s Business Insiderem v říjnu 2013 uvedena v článku "Pravidla o osm etiketách telefonu, které by každý profesionál měl vědět". Dodržujte podobná pravidla pro zařízení, jako jsou mobilní telefony. Nechte je vibrovat, aby nedošlo k narušení pracovních funkcí, a zvolte normální vyzváněcí tóny. Spolupracovníci nesmějí sdílet svou lásku k abrazivnímu hip-hopu nebo rychlému kovu, například.
Myslete na své hlasové zprávy
Uveďte své jméno, titul a pokyny pro volající v pozdravech hlasové schránky. Dodržujte pokyny uživatele zaměstnavatele. Například univerzita Pacifiku vyžaduje, aby zaměstnanci pravidelně aktualizovali své pozdravy - takže volající se nevěří, jestli je pracovník stále na dovolené. Buďte stručný ve svých hlasových zprávách, protože příjemce nemusí mít čas slyšet víc než základní informace. Řekněte však, že vaše telefonní číslo je pomalé, takže volající neskončí znovu a znovu.
