Je tu zodpovědnost, kterou by většina malých firem vlastně chtěla zapomenout. Je však nutné, aby někdo provozoval něco většího, než je jediný podnikatel. To je vaše povinnost vést záznamy o vašich zaměstnancích. Zatímco to nemusí být nejvíce vzrušující část řízení podniku, je to důležité.
Požadavky na uchovávání záznamů o zaměstnancích
Federální, státní a místní vlády mají všechny různé požadavky, pokud jde o uchovávání přesné dokumentace o náboru a dalších funkcí lidských zdrojů, které mají chránit jak zaměstnance, tak podniky. Jako podnikání, nedokážete si uchovávat tyto záznamy po ruce, by vás mohlo nechat otevřené k neoprávněným ukončením nebo podobným důsledkům bez papírování, abyste se bránili. Zde jsou některé z požadavků, které vaše podnikání může uspokojit, pokud jde o vedení záznamů zaměstnanců.
$config[code] not foundUdržujte záznamy o pronájmu po dobu jednoho roku
Při náboru na novou pozici vyžadují federální zákony, jako je zákon o amerických zdravotních postiženích a hlava VII, abyste byli při procesu pronájmu nediskriminační. Takže byste měli uchovávat všechny žádosti, životopisy a další dokumenty z procesu pronájmu po dobu nejméně jednoho roku poté, co byla práce vyplněna v případě, že by někdo ze stran, který tuto práci nedostal, rozhodne o podání žaloby.
Udržujte záznamy o mzdách po dobu tří let
Mzdové záznamy jsou nezbytné pro zajištění toho, aby zaměstnanci byli spravedlivě kompenzovaní za odpracované hodiny a za to, aby vaše podnikání splňovala jakoukoli nadčasovou a minimální mzdu. Zákon vyžaduje, abyste tyto záznamy uchovávali pro zaměstnance, kteří nejsou osvobozeni od daně, po dobu tří let. Zaměstnanci se však mohou rozhodnout také podat soudní spory, pokud se domnívají, že jsou splaceny zpět za případné přesčasy. Takže může být užitečné, abyste je udrželi po ruce po dobu až pěti let po ukončení.
Mějte I-9 formuláře pro rok po ukončení
I-9 formuláře jsou vyžadovány pro podniky ukázat, že oni ověřili zaměstnanec je způsobilý pro práci ve Spojených státech. Podle zákona jste povinni tyto formuláře uchovávat po dobu tří let po nástupu zaměstnance nebo jeden rok po ukončení zaměstnání, podle toho, co nastane později. Musíte také ukládat tyto formuláře odděleně od ostatních osobních záznamů.
Udržujte oddělení papírování po dobu pěti let po ukončení
Vedení dokumentů souvisejících s ukončením nebo odloučením je také důležité, pokud se potýkáte s jakýmikoli neoprávněnými problémy s ukončením. Držte rezignační dopisy a ukončete rozhovor na papíře po dobu tří let po odchodu zaměstnance a oddělení papírování po dobu pěti let.
Udržujte zprávy FMLA po dobu tří let po ukončení
Zákon o rodinné zdravotní dovolené je zde, aby zajistil, že oprávněným zaměstnancům bude pobírat neplacené volno, pokud je jejich práce chráněna v případě lékařské nebo rodinné záležitosti. Pokud zaměstnanec podá žádost o dovolenou na dovolenou, měli byste tyto informace uchovat ve svých dokumentech po dobu nejméně tří let poté, co tento zaměstnanec rozdělil způsoby vašeho podnikání, bez ohledu na to, zda byla dovolená udělena, či nikoliv.
Udržujte Formuláře důchodového pojištění po dobu šesti let
Pokud poskytujete zaměstnancům penzijní požitky, měli byste tyto informace uchovávat po dobu nejméně šesti let po skončení nebo ukončení zaměstnaneckého poměru podle zákona o zabezpečení důchodového zabezpečení zaměstnanců. Kromě toho soudy rozhodly, že je odpovědností společnosti prokázat, že poskytla dostatečné pokrytí a výhody v případě, že zaměstnanec žaluje, spíše než odpovědnost zaměstnance k prokázání pokrytí byla nedostatečná.
Udržujte záznamy o testování léků po dobu pěti let
V některých případech může kontrola pozadí a informace o testování léků spadat pod úroveň jiných informací o náboru. Pokud je však úloha spojená s přepravou, musíte mít v rámci bezpečnostních předpisů Ministerstva dopravy povinnost vést evidenci všech testů na léky prováděných po dobu pěti let.
Evidujte daňové záznamy zaměstnanců po dobu čtyř let
Pokud jde o daně týkající se zaměstnanců, IRS doporučuje v případě auditu uchovávat záznamy po dobu čtyř let. Měly by zahrnovat všechny mzdy, důchody, informace o tipech, formuláře W-2 a W-4 a další související informace.
Uchovávejte záznamy o zdraví a bezpečnosti zaměstnanců po dobu pěti let
Zákon o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci vyžaduje, aby jste evidovali a zaznamenávali veškeré zranění a nemoci na pracovišti se stručným popisem a dalšími relevantními informacemi. Tím je zajištěno, že zaměstnanci jsou opatřeni bezpečným pracovním prostředím a že se s nimi odpovídajícím způsobem řeší jakékoli problémy.
Uchovávejte informace o pojištění v nezaměstnanosti po dobu až sedmi let
Požadavky na záznamy o pojištění v nezaměstnanosti se liší podle státu. V některých případech však budete muset tyto záznamy uchovávat po dobu čtyř až sedmi let. Konkrétně Washington D.C požaduje, aby podniky tyto záznamy uchovávaly po dobu sedmi let.
Udržujte kontrakty až na pět let
Pokud pracujete s nezávislými dodavateli nebo třetími stranami, možná budete muset splnit některé požadavky na vedení záznamů. Ve Virginii jsou podniky povinny dodržovat smlouvy po dobu pěti let po uzavření smlouvy. A některé další státy mají podobné požadavky od tří do čtyř let.
Fotografie pomocí programu Shutterstock
2 Komentáře ▼
