Role Správce dokumentů

Správce dokumentů je členem pracovníků IT, jehož cílem je organizovat, aktualizovat a zlepšovat celkový pracovní tok dokumentace v rámci společnosti. Korporace jsou největšími zaměstnavateli správců dokumentů, ačkoli některé průmyslové odvětví - například větší firmy zabývající se realitami, právní služby, financování, zdravotní péče a pojištění - pravděpodobně mají po ruce správce dokumentů bez ohledu na velikost. Většina pozic manažera dokumentů vyžaduje minimálně jeden až tři roky předchozí zkušenosti; Nedávní absolventi vysokých škol se specializovaným výcvikem se však mohou přesunout přímo do pozice. Zkušenosti s konkrétním softwarem, jako jsou systémy pro správu dokumentů a / nebo programy pro řízení vztahů se zákazníky, jsou nezbytné pro funkci práce. Správci dokumentů mají pět hlavních úkolů: zvýšit dostupnost, archivovat dokumenty, aktualizovat informace, sledovat sledovatelnost a získávat dokumenty.

$config[code] not found

Zvyšte přístupnost

Zaměstnanci potřebují k dokončení své práce přístup k dokumentům, jako jsou průvodní dopisy, marketingové materiály, konzultace a informace o klientech. Zaměstnanci tradičně uložili tyto soubory přímo na pevné disky pro budoucí přístup, ale existuje riziko, že soubory budou zastaralé. Kromě toho mohou zaměstnanci plýtvat drahocenným časem, když si peří pečou o dokumenty, které nikdy nenahrali. Systém správy dokumentů řeší všechny tyto problémy. Vytváří ohnisko, ve kterém jsou uloženy všechny dokumenty. Dále mohou být tytéž dokumenty sdíleny s pracovníky a klienty prostřednictvím webové stránky. Většina systémů pro správu dokumentů může snadno vystupovat na webových stránkách; výhodou je, že je přístupná komukoli, kdo má připojení k internetu, a nevyžaduje další software ani instalace, které by mohly být zobrazeny (může vyžadovat uživatelské jméno a heslo, ale může být zadáno).

Archivace dokumentů

IRS vyžaduje, aby finanční instituce uchovávaly veškerou dokumentaci týkající se klienta po dobu pěti let po uzavření účtu. Ministerstvo spravedlnosti vyžaduje pro právnické úřady ještě delší časový rámec, což znamená, že všechny tyto soubory musí někam jít. Správci dokumentů zpravidla archivují dokumenty chronologicky, i když někteří preferují abecedně podle množství informací, které mají být uloženy. Pokud je to bezpapírová kancelář, pak by se dokumenty měly zálohovat (ve dvou samostatných umístěních) a pak by měly být odstraněny ze serveru.

Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám Sapling
Aktualizace dokumentů

V závislosti na velikosti organizace mohou být písemné dovednosti klíčovým prvkem role správce dokumentů. Pokyny, šablony a tutoriály vyžadují neustálé aktualizace, aby zůstaly relevantní. Kromě toho prohlášení o ochraně osobních údajů, prázdné smlouvy a technické dokumenty dostávají méně než jednou ročně. Nezdaří-li správce dokumentů tyto změny osobně, je zodpovědností zajistit, aby každý používá nejaktuálnější verze. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je pomocí systému správy dokumentů.

Záznam sledovatelnosti

Dokumenty se mění a je odpovědností správce dokumentů vědět, kdo provedl změny. Trasovatelnost je standardní vlastností většiny softwaru pro správu dokumentů. Správce dokumentů však může sledovat sledovatelnost bez softwaru tím, že vytvoří každý dokument pouze pro čtení a poté, co se obdrží, zaznamená požadované změny.

Načítání dokumentů

Budou chvíle, kdy musí správce dokumentů najít položky, které jsou již archivovány. Nejčastěji se jedná o audity, soudní spory a přírodní katastrofy - všechny vyžadují pečlivé záznamy o minulých událostech. Z tohoto důvodu musí správci dokumentů archivovat materiály co nejpřesněji a logicky. Tímto způsobem může každý správce dokumentů přistupovat k těmto potřebným záznamům bez ohledu na to, kdo je původně uložil. Pokud jde o přípravu na přírodní katastrofy, uložte zálohu kancelářského serveru někde mimo kancelář. Je-li to možné, uložte jej do jiné oblasti, například do kanceláře.