Tajemník vykonává základní administrativní povinnosti. Obvykle pro pozici sekretářky vstupní úrovně potřebujete pouze vysokoškolský diplom. Jako sekretářka bude člověk potřebovat vědět, jak udržovat kancelář. Osoba musí být schopna provádět více úkolů efektivně. Musí mít skvělé písemné a slovní schopnosti. Sekretář musí mít skvělé organizační schopnosti a určitě musí vědět, jak psát a používat počítač. V kanceláři je mnoho věcí, které má sekretářka.
$config[code] not foundZdravím lidi
Jedna z nejdůležitějších věcí, kterou musí sekretářka udělat, je pozdravit lidi. Tajemník je obvykle zodpovědný za osobní pozdrav v kanceláři. Zdraví také telefony. Tajemník musí být schopen dát správné informace, v případě potřeby přijímat zprávy a přesměrovat hovory správným osobám v kanceláři.
Korespondence
Sekretář se musí zabývat všemi druhy korespondence. Sekretáři tvoří a zapisují mnoho typů kancelářské korespondence. Otevře sekretářka a třídí poštu. Posílají také poštu.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingPříprava zpráv
Sekretář shromažďuje a analyzuje data. Sestavují informace ze zdrojů dané do dobře definované zprávy. To znamená, že sekretářka pracuje na počítači hodně času. Tajemník obvykle potřebuje znát nejaktuálnější informace o počítači, aby mohl dobře pracovat.
Podání
Tajemník připravuje papírování pro podání. Někdy je sekretářka odpovědná za vytvoření nového systému archivace. Tajemníci jsou vždy zodpovědní za přidávání nového materiálu. Jsou odpovědné za organizaci archivačního systému.
Nákup
Tajemník v kanceláři je obvykle osoba odpovědná za nákup všech kancelářských materiálů, které jsou používány v kanceláři. Budou muset sledovat, jaké kancelářské potřeby se používají. Poté si musí objednat nové kancelářské potřeby, když jsou vyčerpány. Také sekretářka musí v kanceláři objednávat nové věci.
Kopírovat a faxovat
Tajemník je obvykle hlavní osoba, která používá kopírovací stroj. Jsou odpovědné za vytváření kopií papírování v kanceláři. Sekretáři jsou také obvykle pověřeni faxem. Posílají faxy a sledují faxy, které jsou odeslány do kanceláře. Pak distribuují faxy komukoliv, na který byly faxy odeslány. Dobrý sekretář musí vědět, jak pracovat jak s kopií, tak i faxem.
